Payhawk-Administratoren können ausstehende Unternehmensrechnungen bezahlen und ihren Mitarbeitern direkt über das Payhawk-Webportal Erstattungen senden. Auf diese Weise kann Ihr Unternehmen seine Zahlungen für Kartentransaktionen, Bareinkäufe und Banküberweisungen in einem einzigen Prozess verwalten.
Personen mit der Berechtigung zur Bestätigung von Details in Ihrem Unternehmen können definieren, ob die Banküberweisung sofort nach ihrer Autorisierung ausgeführt werden muss oder für eine automatische Zahlung an einem bestimmten Datum oder am Fälligkeitsdatum der jeweiligen Ausgabe vorgesehen ist.
Für US-Konten führt Payhawk Erstattungen und Überweisungen durch einen ACH Pull von den verknüpften Bankkonten aus.
Für EWR- und UK-Konten führt Payhawk Erstattungen und Überweisungen vom Payhawk-Währungskonto (Wallet) aus.
Rechnungen oder Erstattungsbeträge bezahlen, die zur sofortigen Zahlung vorgesehen sind
So können Sie eine Rechnungszahlung genehmigen und ausführen oder Ihren Mitarbeitern über Payhawk eine Rückerstattung senden:
Gehen Sie im Payhawk-Webportal auf die Registerkarte Ausgaben > Bezahlen > Autorisieren.
Wählen Sie die Ausgabe, die Sie bezahlen möchten, indem Sie sie anklicken.
Wenn die Zahlungsausführungsmethode auf Jetzt bezahlen eingestellt ist, klicken Sie auf Autorisieren. Daraufhin erhalten Sie eine Push-Benachrichtigung von der mobilen Payhawk-App zur Autorisierung der Zahlung.
Bestätigen Sie die Zahlung über Ihr Smartphone, um sie auszuführen.
Bezahlen geplanter Rechnungen oder Erstattungen
Wenn eine Ausgabe für eine geplante Zahlung autorisiert wurde, wird sie automatisch vom System am geplanten Tag ausgeführt, wenn die Mittel auf dem entsprechenden Währungskonto ausreichend sind.
Geplante Zahlungen werden um 11:00 Uhr MEZ am festgelegten Tag ausgeführt.
Wenn das System eine geplante Zahlung aufgrund unzureichender Geldmittel nicht ausführen konnte, verschiebt Payhawk die Ausgabe zurück in Zahlen > Registerkarte Autorisieren und zeigt eine Fehlermeldung an.
Wenn Sie eine geplante Banküberweisung für eine Rechnung dennoch sofort bezahlen oder umplanen müssen, lesen Sie den Artikel Geplante Zahlungen verwalten.
Ausgaben mit Banküberweisung teilweise bezahlen
Derzeit ist es nicht möglich, eine Rechnung teilweise zu bezahlen und später den Restbetrag zu begleichen.
Ein möglicher Workaround besteht darin, eine Bankausgabe zu erstellen und den Gesamtbetrag so anzupassen, dass er die gewünschte Teilzahlung widerspiegelt. Anschließend können Sie die Zahlung mit einem Hinweis im Feld Notiz verarbeiten, die z. B. 1. Teilzahlung lautet. Wenn Sie später den Restbetrag bezahlen möchten, können Sie eine weitere Rechnungsausgabe erstellen, dieselbe Rechnung anhängen, den Betrag an den Restsaldo anpassen und wieder eine Notiz hinterlassen, z. B. 2. Teilzahlung.
Eine andere Möglichkeit eines Workarounds besteht darin, die Ausgabe in mehrere Einzelposten aufzuteilen und den bereits bezahlten Betrag mit einem Minus zu versehen.