Willkommen bei Payhawk!
Wir freuen uns sehr, Sie mit an Bord zu haben und hoffen, dass wir Ihnen mit unserer Plattform das Leben leichter machen können!
Das Payhawk Customer Success Team begleitet Sie durch den gesamten Prozess und steht Ihnen von Montag bis Freitag von 08:00-18:00 Uhr MEZ im Live-Chat für proaktive Unterstützung zur Verfügung.
Wenn Sie einige der gängigsten Fragen nachlesen möchten, durchsuchen Sie die Ressourcen im Payhawk Hilfe-Center.
Zielgruppe
Dieser Leitfaden richtet sich an Mitarbeiter des Unternehmens, die Ausgaben für das Unternehmen tätigen, ihre Payhawk-Unternehmenskarten für Unternehmensausgaben verwenden, Ausgabenabrechungen hochladen und Ausgabenabrechungen von Teamkollegen einreichen und genehmigen.
Zusammenfassung
Diese Kurzanleitung führt Sie durch die grundlegenden Schritte zur Nutzung von Payhawk und erleichtert Ihnen den Einstieg in das Payhawk-Webportal und die mobile App.
Die ersten Schritte in Payhawk!
Schritt 1 - Registrieren Sie sich bei Payhawk über eine E-Mail-Einladung.
Der häufigste Weg, Ihr Payhawk Konto zu registrieren, ist eine E-Mail-Einladung, die Ihnen Ihr Payhawk Administrator geschickt hat:
Gehen Sie zu Ihrem Posteingang und öffnen Sie Ihren Hauptordner .
Öffnen Sie die Einladungs-E-Mail und klicken Sie auf den Link Registrieren . Daraufhin werden Sie auf das Payhawk Webportal weitergeleitet.
Erstellen Sie ein Passwort für Ihr Payhawk Konto und geben Sie es erneut ein, um es zu bestätigen. Klicken Sie auf Konto erstellen.
Beachten Sie folgende Regeln für das Passwort:
Es muss mindestens acht Zeichen haben,
Es muss mindestens ein Sonderzeichen (!@#$%^&*) und eine Zahl enthalten.
Vergewissern Sie sich, dass bei der Eingabe des Kennworts keine Leerzeichen vor oder nach dem Kennwort vorhanden sind.
Geben Sie auf dem nächsten Bildschirm Ihren Vor- und Nachnamen sowie Ihre Handynummer inklusive der Landesvorwahl beginnend mit einem + (Plus) ein. Klicken Sie auf Weiter . Daraufhin erhalten Sie zur Bestätigung eine SMS an die angegebene Nummer.
Geben Sie im Dialog Telefonnummer bestätigen den Code aus der SMS ein und klicken Sie auf Telefon überprüfen.
Für weitere Informationen:
Schritt 2 - Aktivieren Sie Ihr Konto über die Smartphone-App.
Bevor Sie Payhawk nutzen können, müssen Sie die Payhawk Smartphone-App herunterladen und Ihr Payhawk Konto dort aktivieren.
Die Aktivierung Ihres Payhawk Kontos kann nur über die Payhawk Smartphone-App erfolgen:
Öffnen Sie die Payhawk Smartphone-App und geben Sie die E-Mail ein, die Sie bereits bei Payhawk registriert haben. Klicken Sie auf Weiter.
Geben Sie das Passwort ein, das Sie bereits bei der Registrierung erstellt haben. Klicken Sie auf Anmelden.
Wenn Ihnen bereits Payhawk Karten zugewiesen sind, müssen Sie auf dem nächsten Bildschirm einen vierstelligen Sicherheitscode erstellen, der die Verwendung Ihrer virtuellen und physischen Karten schützt. Denken Sie daran, dass Sie den Sicherheitscode an niemanden weitergeben dürfen!
Sie werden automatisch zum nächsten Bildschirm weitergeleitet. Geben Sie den Sicherheitscode erneut ein. Sie können nun Payhawk verwenden.
Sie können Ihren Sicherheitscode ganz einfach aktualisieren, indem Sie auf Ihre Profilseite gehen und auf die Option Sicherheitscode ändern klicken.
Für weitere Informationen:
Schritt 3 - Aktivieren Sie Ihre Payhawk Unternehmenskarte.
Sie können jetzt Ihre physischen und virtuellen Payhawk Unternehmenskarten aktivieren.
Die virtuellen Unternehmenskarten von Payhawk sind für Online-Zahlungen gedacht und können zu Google und Apple Pay hinzugefügt werden.
Die physischen Payhawk Unternehmenskarten sind für Online- und POS-Zahlungen vorgesehen.
Aktivieren Sie Ihre virtuelle Karte
Die virtuellen Unternehmenskarten von Payhawk werden sofort auf das Mobiltelefon des Karteninhabers übertragen. Ihre virtuelle Karte wird automatisch aktiviert, sobald sie ausgestellt ist.
Um auf Ihre virtuelle Payhawk Karte zuzugreifen, gehen Sie zur Payhawk Smartphone-App und tippen Sie unten rechts auf die Schaltfläche Karten.
Aktivieren Sie Ihre physische Karte
Herzlichen Glückwunsch, Ihre physische Payhawk Karte ist da! Jetzt können Sie sie für unternehmensbezogene Einkäufe in Geschäften und auf Ihren Reisen in der ganzen Welt verwenden!
Um Ihre physische Karte zu aktivieren, gehen Sie folgendermaßen vor:
Öffnen Sie die Payhawk Smartphone-App auf Ihrem Smartphone.
Tippen Sie auf das Symbol Karten auf der rechten Seite.
Geben Sie Ihren Sicherheitscode für die Payhawk Smartphone-App ein.
Wählen Sie die Karte aus, die Sie aktivieren möchten.
Tippen Sie auf Aktivieren Sie Ihre Karte und Ihre physische Payhawk Karte ist nun einsatzbereit!
Ihre physischen Payhawk Unternehmenskarten werden von Ihrem Payhawk Administrator über das Payhawk Webportal bestellt.
Jede physische Karte ist mit einem einzelnen Mitarbeiter verbunden.
Jeder Karteninhaber muss seine physische Karte in der Payhawk Smartphone-App aktivieren.
Für weitere Informationen:
Schritt 4 - Bezahlen Sie mit ihrer Payhawk Karte.
Jetzt können Sie Ausgaben tätigen und mit Ihren Payhawk Karten bezahlen!
Bezahlen Sie mit Ihrer virtuellen Payhawk Karte
Virtuelle Karten werden sofort auf das Mobiltelefon des Karteninhabers gesendet. Ihre virtuelle Karte wird automatisch aktiviert, sobald sie ausgestellt ist. Sie ist ideal für die Bezahlung aller Online-Ausgaben.
Um auf die Daten Ihrer virtuellen Karte zuzugreifen, öffnen Sie die Payhawk Smartphone-App und rufen Sie die Karte über das Symbol Karten unten rechts auf.
Bezahlen Sie mit Ihrer physischen Payhawk Karte
Nachdem Sie Ihre physische Payhawk Karte aktiviert haben, können Sie sie für unternehmensbezogene Einkäufe in Geschäften verwenden und Ihre Reisen in der ganzen Welt bezahlen!
Beachten Sie bei der Bezahlung mit Ihrer physischen Payhawk Karte die folgenden Besonderheiten:
Die erste Zahlung mit Ihrer physischen Payhawk Karte kann nicht kontaktlos erfolgen.
Bei größeren Beträgen, die Sie mit Ihrer physischen Payhawk Karte kontaktlos bezahlen, kann die Eingabe Ihres PIN-Codes erforderlich sein.
Der Betrag, für den Sie in solchen Fällen Ihren PIN-Code eingeben müssen, hängt von dem vom jeweiligen Händler festgelegten Kontaktlos-Limit ab.
So greifen Sie auf Ihren PIN-Code zu:
Öffnen Sie die Payhawk Smartphone-App und tippen Sie auf Karten.
Wählen Sie die Karte aus und tippen Sie auf die Option PIN anzeigen. Die PIN wird fünf Sekunden lang auf dem Bildschirm angezeigt.
Für weitere Informationen:
Schritt 5 - Laden Sie Ihre Ausgaben über die Smartphone-App hoch.
Nachdem Sie mit Ihrer Payhawk Unternehmenskarte bezahlt haben, können Sie die Ausgaben in der Smartphone-App hochladen.
Es gibt vier Arten von Ausgaben, für die Sie in der Payhawk Smartphone-App Ausgabenbelege erstellen und hochladen können:
Kartenzahlung. Dies sind die Ausgaben, die Sie mit Ihrer physischen oder virtuellen Payhawk Karte bezahlt haben.
Banküberweisung. Dies sind die Ausgaben, die von Ihrem Unternehmen durch eine Banküberweisung fällig oder bezahlt werden.
Firmenkasse. Dies sind die Ausgaben, die Sie mit Firmenmitteln (Bargeld oder Karte) bezahlt haben.
Rückerstattung. Dies sind die Ausgaben, die Sie mit Ihren privaten Mitteln bezahlt haben. Für diese Art von Ausgaben müssen Sie eine Erstattung erhalten.
Hochladen von Kartenzahlungen
Wenn Sie mit Ihrer Payhawk Unternehmenskarte bezahlen, wird automatisch eine Ausgabe in Ausgaben erstellt.
Sobald eine Kartenzahlung erfolgt ist, erhalten Sie eine Benachrichtigung auf Ihrem Mobiltelefon, um den Beleg einzureichen.
Öffnen Sie die Payhawk Smartphone-App.
Tippen Sie auf Ausgaben und wählen Sie die Ausgabe aus. Ihre Smartphone-Kamera wird automatisch geöffnet.
Machen Sie ein Foto von dem Beleg.
Wenn Sie die Rechnung oder den Beleg per E-Mail erhalten haben, können Sie das Bild auch aus Ihrer Galerie oder als Datei aus Ihrem lokalen Ordner Datei hochladen.
Payhawk passt die Ränder des Dokuments automatisch an und nimmt das Foto automatisch auf.
Geben Sie eine Beschreibung (Anmerkung) des Aufwands und seine Kategorie ein.
Wenn jemand in Ihrem Unternehmen diesen Lieferanten bereits bezahlt hat, schlägt Payhawk die richtige Kategorie vor.
Hochladen von Banküberweisungen, Firmenkassen und erstattungsfähigen Ausgaben
Sie können jede Ausgabe hochladen, die Sie bezahlen müssen oder bereits per Banküberweisung, mit Firmengeldern oder persönlichen Geldern bezahlt haben, indem Sie diese Schritte befolgen:
Öffnen Sie die Payhawk Smartphone-App.
Klicken Sie auf das Symbol + (Plus) neben Ihrem Profilbild.
Wählen Sie die Art der hochzuladenden Ausgabe (Banküberweisung, Firmenkasse, oder Erstattung).
Die Kamera Ihres Mobiltelefons wird geöffnet und die optische Zeichenerkennung (OCR) von Payhawk ermöglicht es dem Gerät, automatisch ein Foto der Rechnung oder dem Beleg zu machen.
Geben Sie die Währung und den Betrag ein.
Fügen Sie einen Vermerk über die Ausgabe hinzu (z. B. Abendessen mit einem Kunden).
Wählen Sie die Ausgabenkategorie, das Projekt, die Reise oder die Kostenstelle (falls erforderlich).
Klicken Sie auf die Schaltfläche ✔ , um den Vorgang abzuschließen.
Daraufhin wird Ihr Ausgabenantrag an die zuständigen Personen zur Genehmigung weitergeleitet.
Schritt 6 - Genehmigen Sie Ausgabenanträge oder lehnen Sie sie ab.
Wenn Ihr Unternehmen einen Ausgaben-Workflow verwendet und Sie Teil der Genehmigungskette sind, können Sie Ausgabenanträge genehmigen oder ablehnen.
Als Genehmigender erhalten Sie die Ausgabenanträge in Ihrem Posteingang. Alle Anträge, die Sie zu prüfen haben, befinden sich auf der Registerkarte AUSSTEHEND . Sobald Sie sie genehmigen oder ablehnen, werden die Anträge auf die Registerkarte ALLE verschoben.
Bei der Ablehnung und Löschung von Ausgabenanträgen ist Folgendes zu beachten:
Wenn Sie einen Antrag für eine Kartenausgabe ablehnen und löschen, wird die Ausgabe nicht gelöscht, sondern der Grund für die Ablehnung wird dem Buchhalter angezeigt.
Wenn Sie einen Antrag für eine andere Ausgabe ablehnen und löschen, wird diese Ausgabe auch gelöscht.
Genehmigung von Ausgaben über das Payhawk Webportal
Unter können Sie Ausgabenanträge im Payhawk Webportal genehmigen:
Gehen Sie zu Ihrem Posteingang und wählen Sie einen Antrag aus, den Sie überprüfen möchten.
Überprüfen Sie die ausgabenbezogenen Informationen und das hochgeladene Ausgabendokument.
Wenn Sie mit der Genehmigung fortfahren möchten, klicken Sie auf Genehmigen. Daraufhin können die Rechnungsprüfer mit ihrer Prüfung fortfahren.
Wenn Sie den Ausgabenantrag ablehnen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Ablehnen. Wählen Sie in dem sich öffnenden Dialog die Option Zurück an den Mitarbeiter, geben Sie den Grund für Ihre Entscheidung an und klicken Sie auf Zurück.
Sie können auch den Ausgabenantrag ablehnen und löschen, indem Sie die Option Ablehnen auswählen, den Grund für Ihre Entscheidung angeben und auf Ablehnen klicken.
Genehmigen Sie Ausgaben in der Payhawk Smartphone-App
Gehen Sie zu Ihrem Posteingang und wählen Sie einen Antrag aus, den Sie überprüfen möchten.
Überprüfen Sie die ausgabenbezogenen Informationen und das hochgeladene Ausgabendokument.
Wenn Sie mit der Genehmigung fortfahren möchten, klicken Sie auf Genehmigen. Daraufhin können die Rechnungsprüfer mit ihrer Prüfung fortfahren.
Wenn Sie den Ausgabenantrag ablehnen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Ablehnen. Wählen Sie in dem sich öffnenden Dialog die Option Zurück an den Mitarbeiter, geben Sie den Grund für Ihre Entscheidung an und klicken Sie auf Zurück.
Sie können auch den Ausgabenantrag ablehnen und löschen, indem Sie die Option Ablehnen und löschen auswählen, den Grund für Ihre Entscheidung angeben und auf Ablehnen tippen.
Für weitere Informationen: