Payhawk le permite exportar los datos de los gastos de las transacciones liquidadas bajo demanda en varios formatos de archivo.
Beneficios
Los informes de datos de gastos le permiten obtener los datos exactos que necesita y dividirlos como desee para estar siempre al tanto de sus cifras.
Particularidades
Todos los informes bajo demanda se descargan directamente en el navegador.
Cuando descargue el archivo también recibirá un correo electrónico con un enlace de descarga, que por razones de seguridad solo es válido durante 12 horas.
Formatos admitidos para los informes de gastos bajo demanda
Para los informes de datos de gastos, Payhawk admite los siguientes formatos:
Excel
CSV con imágenes de documentos
CSV sin imágenes de documentos
Datos incluidos en los informes de gastos bajo demanda
Los informes de gastos bajo demanda en Excel y CSV incluyen los siguientes datos:
Estado de cuenta: el saldo de todas sus cuentas Payhawk con sus correspondientes saldos finales y reservados.
Pagos: todos los gastos que se han pagado a través de Payhawk. Los datos exportados se ordenan por fecha de liquidación, ID de la transacción, descripción de la transacción, importe pagado, nombre del proveedor y número de IVA, fecha del documento, número de documento, impuestos y el importe total, etc.
Gastos no pagados: los gastos que se han creado en Payhawk para el período seleccionado, por ejemplo, nombre del proveedor y número de IVA, fecha del documento, número de documento, impuestos e importe total, referencia de pago, fuente de pago, etc.
Pagos externos: todos los gastos que se han marcado como pagados pero a través de un sistema externo, por ejemplo, nombre del proveedor y número de IVA, fecha del documento, número de documento, impuestos e importe total, etc.
Depósitos : todas las transferencias de monedero entrantes que haya recibido.
Exportación a Excel y CSV de campos y valores de gastos personalizados
Para mayor simplicidad, al exportar sus datos en Excel y CSV, Payhawk elimina de forma automática las columnas que contienen valores de campos personalizados vacíos suponiendo que no los necesitará.
Por ejemplo, supongamos que crea un campo personalizado Proyecto y lo utiliza en 10 gastos. A continuación, crea un nuevo campo personalizado con el nombre NUEVOProyecto y elimina el antiguo campo personalizado Proyecto.
Cuando realice una exportación en formatos CSV o XLSX:
El archivo descargado mostrará los valores (si los hubiera) que se hayan seleccionado en ambos campos personalizados de los gastos.
Si la selección de los gastos no contiene ningún valor del campo personalizado Proyecto, las columnas se eliminarán de forma automática durante la descarga.
Generación de informes de gastos bajo demanda
Para generar un informe de gastos bajo demanda en Payhawk:
Inicie sesión en el portal web de Payhawk.
Vaya a la aplicación Exportar y haga clic en el botón Exportar.
En el cuadro de diálogo que se abre y en la lista desplegable Período, seleccione un período predefinido o elija la opción Período personalizado para definir un intervalo de fechas específico.
Seleccione el formato en el que desea generar su informe de gastos haciendo clic en el campo correspondiente, por ejemplo, Excel. Como resultado, el botón Exportar se activa y muestra el número de gastos que se incluirán en el informe de Excel.
Haga clic en el botón Exportar [número] gastos para descargar el informe en su ordenador.
Consulta del estado de exportación de gastos y pagos
Puede ver el estado de exportación de un gasto y su pago en la sección Exportar del gasto:
Vaya a Gastos.
Seleccione el gasto deseado haciendo clic sobre él.
Haga clic en la sección Exportar para ver los detalles de la exportación, como el estado de la exportación, la última fecha de exportación y el ID del gasto o del pago.
Para ver detalles adicionales de la exportación, como el sistema ERP (contabilidad) al que se han exportado los datos, el ID externo del gasto y del pago, y los hipervínculos a los pagos exportados y las tarifas relacionadas, pase el ratón por encima del icono ? (signo de interrogación) del gasto. Para más información, consulte la sección sobre los estados de exportación de gastos y pagos.
Exportar datos con plantillas de exportación de contabilidad
Si un administrador de Payhawk ha habilitado las plantillas de exportación contable para su cuenta de empresa, también podrá exportar datos contables del mismo modo que genera las demás exportaciones a petición.