Puede exportar los gastos y pagos de su empresa desde Payhawk de varias maneras y desde diferentes aplicaciones de Payhawk.
El estado de exportación de los gastos y pagos se ve afectado por el resultado de la exportación e incluye información diferente dependiendo de si tiene una integración en vivo con un sistema ERP o no.
Estados de exportación
En fonction du résultat de l'exportation, Payhawk peut afficher les statuts d'exportation suivants pour la section Exportar de la dépense lorsqu'elle est réduite et par rapport à la dépense ou au paiement.
Estado de la exportación | Definición |
Exportado | El gasto o pago se ha exportado correctamente del sistema. |
Datos no disponibles | No se puede definir el estado de exportación del gasto o pago, ya que la función de historial de exportación no existía antes del 1 de febrero de 2024. |
No se ha exportado completamente | Hay al menos dos objetos (un gasto y un pago) en la sección. Uno de ellos se ha exportado correctamente (estado Exportado), pero el otro aún no se ha exportado (estado No exportado), la exportación no se ha realizado correctamente (estado Fallido) o se desconoce el estado de la exportación, ya que el gasto o el pago podrían haberse exportado antes de la activación de la función de historial de exportación (estado Datos no disponibles). |
Fallido | La exportación del gasto o pago ha fallado por alguna razón - por ejemplo, si el periodo de servicio en Oracle NetSuite está bloqueado. |
No exportado | El gasto o pago aún no se ha exportado. |
Integración en directo con un sistema ERP (contabilidad)
Si tiene una integración en directo entre Payhawk y su software ERP (contabilidad):
Los gastos se exportan de forma automática de Payhawk al sistema ERP una vez que una persona autorizada de su empresa los haya revisado en Payhawk.
Por ejemplo, consulte el resumen de los datos compartidos con Oracle NetSuite y de exportación de gastos y pagos a Oracle NetSuite.
Basándose en los estados de exportación Exportado, No exportado y Fallido, en la aplicación Gastos, puede aplicar los filtros de exportación Exportado, No exportado y Fallido a sus gastos y combinarlos con otros filtros.
La información de pago de un gasto se exporta de Payhawk al sistema ERP solo después de que el gasto haya sido revisado y la transacción haya sido liquidada.
El evento de exportación entre los dos sistemas se puede ver desde la aplicación Gastos en el registro de auditoría Ver historial del gasto.
El detalle con los datos de exportación del gasto se puede consultar desde la aplicación Gastos en la sección Exportar de ese gasto.
Exportación de archivos de gastos y pagos desde la aplicación Exportar
Si exporta sus gastos y pagos a un archivo desde la aplicación Exportar:
La opción de exportación de archivos está pensada para fines de contabilidad (no para informes).
La generación de un estado de cuenta en PDF no cambia el estado de exportación de un gasto o pago.
Los gastos se pueden exportar bajo demanda desde la aplicación Exportar y en cualquiera de los formatos de archivo disponibles.
La exportación del archivo contiene los datos de los gastos y pagos del período seleccionado independientemente de si el pago se ha liquidado o no.
Si no dispone de una integración ERP en directo, la actualización del estado de exportación de un gasto o un pago a Exportado se producirá únicamente al generar el archivo de exportación desde la aplicación Exportar.
En función del estado de exportación, puede aplicar los filtros de exportación No exportado, Exportado o Fallido a los gastos y pagos.
Descarga de gastos y pagos desde la aplicación Gastos
La opción de descarga está destinada para fines informativos (no contables) y, por tanto, no sobrescribe el estado de exportación de gastos y pagos.
El archivo contendrá gastos y pagos filtrados por determinados parámetros que usted ha aplicado antes de la descarga.
Payhawk no realiza un seguimiento de las descargas de gastos en el registro de auditoría Ver historial de ese gasto.