Con Payhawk, tiene la posibilidad de importar sus presupuestos desde su herramienta de planificación y análisis financiero (FP&A), compartirlos con los responsables del presupuesto, supervisar su uso en tiempo real y, si es necesario, reajustar los datos.
Puede importar sus presupuestos existentes en Payhawk haciendo lo siguiente: descargue el archivo de plantilla, rellene los datos de su presupuesto en el formato requerido, asigne al responsable del presupuesto indicando su correo electrónico corporativo en el archivo y por último vuelva a subir el archivo al sistema.
Todas las órdenes de compra (OC) y solicitudes de gasto que estén vinculadas a ese presupuesto en el sistema se utilizarán automáticamente en un presupuesto determinado cuando el gasto se apruebe o revise con las dimensiones presupuestarias respectivas. Del mismo modo, las OC aprobadas repercutirán en el gasto asignado de un presupuesto en función de sus campos.
Elaboración de un presupuesto de empresa
El presupuesto de empresa es un plan financiero detallado en el que se describen los ingresos, gastos y gastos de capital previstos de una empresa durante un periodo fiscal determinado.
La elaboración de presupuestos tiene que ver con cuánto debe gastar una empresa, de qué manera y en qué. Esto lo convierte en una de las herramientas estratégicas más importantes para ayudar a las empresas a alcanzar sus objetivos. Con un presupuesto bien elaborado, su empresa puede asegurarse de que sus recursos financieros se asignan para apoyar sus objetivos estratégicos generales, como el ahorro de costes, el crecimiento de los ingresos o la expansión del mercado.
Presupuestos en Payhawk
La función de presupuestos en Payhawk está pensada para combinarse con sus herramientas de FP&A actuando como su extensión y proporcionando a los responsables de presupuestos visibilidad sobre sus presupuestos y una visión general de la utilización en tiempo real.
Ventajas
El uso de presupuestos en Payhawk aumenta la productividad de los responsables de sus presupuestos y del equipo de Finanzas:
Los responsables de los presupuestos tienen una visión general en tiempo real de la utilización del presupuesto y se ahorran las idas y venidas sobre la alineación de la utilización del presupuesto. Los desgloses y análisis personalizados disponibles les permiten tomar las decisiones correctas, lo que, a su vez, hace que el equipo de Finanzas tenga que hacer frente a menos discrepancias cada mes.
Se alivia la presión sobre el equipo de FP&A y su equipo de Finanzas puede centrarse en la planificación estratégica en lugar de en tareas administrativas, ya que pueden importar y gestionar el presupuesto de su empresa directamente en el portal.
Combinados con las potentes capacidades de los flujos de trabajo de aprobación en Payhawk, los presupuestos capacitan a sus gestores no financieros.
Los presupuestos de Payhawk pueden fomentar una cultura de propiedad distribuida, rendición de cuentas descentralizada y responsabilidad financiera delegada, ayudando así a su empresa a establecer normas de información para impulsar la coherencia y alinear el gasto con la planificación estratégica.
Elaborar presupuestos con y sin Payhawk
Los siguientes diagramas muestran cómo y dónde encajan los presupuestos de Payhawk en el panorama general de la elaboración de presupuestos de su empresa.
La aplicación Budgets
La aplicación Budgets de Payhawk es su plataforma centralizada donde puede importar su presupuesto, realizar previsiones y crear un nuevo presupuesto desde cero directamente en el portal, así como volver a realizar previsiones y presupuestos existentes.
Criterios para asignar gastos a los presupuestos y previsiones de Payhawk
Para que los gastos se incluyan en un presupuesto o previsión, deben estar aprobados o revisados.
El sistema prioriza el período de servicio al asignar los gastos. Si el período de servicio no está disponible, usará la fecha del documento. Si ambos faltan, el sistema asignará el gasto al presupuesto correspondiente según la fecha en que se creó el gasto.
Presupuesto utilizado, asignado y disponible
El presupuesto de cada Payhawk comprende el importe utilizado, los gastos asignados y los fondos disponibles.
Importe utilizado
Los fondos que ya se han gastado de su presupuesto. Los administradores de Payhawk y los responsables de presupuestos pueden ver la utilización del presupuesto como porcentaje y como valores absolutos en la aplicación Budgets. Por ejemplo, tiene un presupuesto de 100 EUR y ha gastado 20 EUR. La utilización de su presupuesto es de 20 EUR o el 20 % de su presupuesto total.
Los gastos de tarjetas, las transferencias bancarias, el kilometraje, las dietas y los reembolsos se considerarán utilizados si un gasto se aprueba o se revisa. El presupuesto se recalculará cada vez que se produzca cualquiera de estas situaciones en el sistema.
Si una factura está relacionada con una orden de compra, se ajustará el importe asignado en función del importe de la orden de compra. Por ejemplo, si tiene una orden de compra por 1000 euros, el gasto asignado será de 1000 euros. Si se aprueba una factura relacionada por 300 euros, el importe utilizado será de 300 euros, mientras que el gasto asignado se reducirá a 700 euros.
Gastos asignados
Los gastos asignados son el dinero que se ha comprometido a pagar en algún momento y que aún no ha salido de su cuenta, incluyendo solicitudes de compra aprobadas y solicitudes de fondos aprobadas, así como suscripciones:
Varias líneas de una solicitud de compra aprobada pueden afectar a varios presupuestos.
Las suscripciones se incluyen en los gastos asignados en función de su fecha de vencimiento y se relacionan con el presupuesto respectivo en función del último gasto revisado de esa suscripción.
Las suscripciones con fecha de vencimiento de ese mes utilizan la categorización del último gasto revisado para esta suscripción. El importe ya no aparecerá en los gastos asignados y pasará al importe utilizado una vez que se apruebe el gasto, ya que se trata de un gasto de tarjeta. Las suscripciones anuales o trimestrales se considerarán utilizadas en función del último gasto revisado.
Fondos disponibles
Los fondos que quedan después de la cantidad utilizada y el gasto asignado se deducen de los fondos presupuestados o previstos.
Términos y definiciones
Excepto los presupuestos principales, cada presupuesto en Payhawk debe tener dimensiones. Todos los presupuestos pueden ajustarse y revisarse a lo largo del periodo fiscal.
Dimensiones del presupuesto
Las dimensiones del presupuesto son los parámetros o atributos en función de los cuales se predice el presupuesto. Los administradores de Payhawk determinan todas las dimensiones del presupuesto en el archivo de plantilla que importan en Payhawk.
Cada presupuesto debe tener al menos una dimensión y puede tener varias. Por ejemplo, un presupuesto de marketing puede utilizar las dimensiones Equipo, Región (subequipos) y Categoría.
Previsiones
Las previsiones (o las previsiones posteriores) son las iteraciones sobre un presupuesto que se pueden realizar un número ilimitado de veces a lo largo del año fiscal, como cambiar los responsables de presupuestos, añadir nuevos presupuestos o eliminar los existentes. Cada vez que quieras crear un nuevo pronóstico en Payhawk, puedes descargar el archivo de plantilla, completar los datos que necesites y subirlo nuevamente. Los pronósticos pasados aparecerán con el monto de utilización correspondiente.
Por ejemplo, ha presupuestado 100 euros para cada mes a lo largo de 2024, pero el 1 de abril se da cuenta de que desde enero hasta marzo ha gastado 420 euros en lugar de 300 euros. Ahora, tiene que editar su presupuesto para el periodo abril-diciembre para asegurarse de que no gasta más de la cuenta. Puede denominar a su nueva previsión en Payhawk Revisión del 2T 2024, y luego, en el 3T, puede utilizar esa plantilla para crear una nueva revisión.