Vous pouvez exporter ou télécharger vos dépenses et paiements dans Payhawk en fonction de votre intégration avec un système ERP (logiciel de comptabilité) et si vous avez besoin des données à des fins de reporting ou de comptabilité.
Intégration en direct avec un système ERP (de comptabilité)
Si vous disposez d'une intégration en direct entre Payhawk et votre logiciel ERP (de comptabilité) :
Payhawk exporte automatiquement les dépenses vers le système ERP une fois qu'une personne autorisée dans votre entreprise les a examinées dans Payhawk.
Pour obtenir un exemple, consultez l'aperçu des données partagées avec Oracle NetSuite et l'exportation des dépenses et des paiements vers Oracle NetSuite.
En fonction des statuts d'exportation Exporté, Pas exporté et Échec, vous pouvez appliquer les filtres d'exportation Exporté, Pas exporté et Échec à vos dépenses et les combiner avec d'autres filtres dans l'application Dépenses.
Les informations de paiement d'une dépense ne sont exportées de Payhawk vers le système ERP que lorsque la dépense a été vérifiée et que la transaction a été réglée.
Il est possible de consulter l'événement d'exportation entre les deux systèmes depuis l'application Dépenses dans le fichier d'audit Afficher l'historique de la dépense.
Il est possible de consulter les données d'exportation détaillées de l'application Dépenses dans la section Exporter de cette dépense.
Exporter un fichier de dépenses et de paiements depuis l'application Exporter
Si vous exportez vos dépenses et vos paiements dans un fichier depuis l'application Exporter :
L'option Exporter le fichier est conçue à des fins comptables (et non à des fins de rapport).
La génération d'un relevé de compte au format PDF ne modifie par le statut d'exportation d'une dépense ou d'un paiement.
Il est possible d'exporter les dépenses à la demande dans l'application Exporter et dans l'un des formats disponibles.
L'exportation du fichier contient les données de dépenses et de paiement pour la période sélectionnée que le paiement ait été réglé ou non.
Si vous ne disposez pas d'une intégration ERP en direct, la mise à jour du statut d'exportation d'une dépense ou d'un paiement sur Exporté se produira lors de la génération du fichier d'exportation depuis l'application Exporter uniquement.
En fonction du statut d'exportation, vous pouvez appliquer les filtres d'exportation Non exporté, Exporté ou Échoué aux dépenses et aux paiements.
Télécharger les dépenses et les paiements depuis l'application Dépenses
L'option de téléchargement est conçue à des fins de rapports (et non de comptabilité) et, à ce titre, ne remplace pas le statut d'exportation des dépenses et des paiements.
Le fichier contiendra des dépenses et des paiements filtrés en fonction de certains paramètres que vous avez appliqués avant le téléchargement.
Payhawk ne conserve pas un suivi des téléchargements de dépenses dans le fichier d'audit Afficher l'historique de cette dépense.