Payhawk kan meerdere typen gegevens tegelijk importeren. Daardoor ervaren gebruikers in verschillende scenario's meer gemak, omdat ze minder ondersteuning nodig hebben en hun stamgegevens eenvoudiger kunnen beheren.
Veelvoorkomende uitdagingen bij onkostenbeheer
Als je het Payhawk-account van je bedrijf activeert, is het voordat je met het platform aan de slag gaat, heel belangrijk dat je essentiële stamgegevens die binnen je organisatie veel gebruikt worden, importeert. Denk aan de teamstructuur, onkostencategorieën, de hiërarchie van verschillende accounts, enz. Als je deze stamgegevens handmatig importeert, loop je het risico dat ze niet consistent of onvolledig zijn.
Zo importeer je stamgegevens in groten getale
Je kunt grote hoeveelheden nieuwe stamgegevens toevoegen of bestaande stamgegevens tegelijk bijwerken, inclusief alle bijbehorende instellingen. Dit doe je door een sjabloonbestand te downloaden, de gegevens in het vereiste formaat in te voeren en het bestand weer te uploaden naar het systeem.
In het systeem kun je de volgende typen stamgegevens uploaden:
Leveranciers
Standaard voorgestelde waarden (onkostencategorieën voor teams, medewerkers, en leveranciers)
Betalingsgegevens (werknemers en leveranciers)
De belangrijkste functies
Door stamgegevens in grote hoeveelheden tegelijk te importeren, kun je processen stroomlijnen en in verschillende situaties efficiënter werken.
Gebruiksscenario's | Handige tips |
Overzichtelijke onboarding van gebruikers | Door gebruikers in bulk te importeren, bespaar je tijd en maak je het eenvoudiger ze te onboarden. Door ze 'in stilte' te activeren, kun je Payhawk volledig instellen voordat je werknemers op de hoogte stelt. Zo verloopt de implementatie soepel en voorkom je dat medewerkers het platform al gebruiken voordat ze daarvoor officieel toestemming hebben.
|
Updates van dynamische gegevens | Door gegevens in bulk te importeren, kun je veel tijd besparen. Bovendien kun je hierdoor gegevens die vaak moeten worden gewijzigd (dynamische gegevens), zoals teamleden, managers, externe ID's, enzovoort, eenvoudig en snel bijwerken.
|
Grote gegevensbestanden foutloos importeren | Als je gegevens in bulk importeert, kun je ze eenvoudiger beheren en organiseren in het systeem. Door boven- en onderliggende niveaus te definiëren en waarden toe te kennen, kun je fouten voorkomen en processen stroomlijnen.
|
Opmerkingen over het in grote hoeveelheden tegelijk invoeren van stamgegevens
Gebruik altijd een sjabloon dat is gegenereerd vanuit de entiteit waarnaar je de gegevens wilt importeren. Gebruik sjablonen niet voor verschillende entiteiten.
Wijzig de koppen van de kolommen en de structuur van het sjabloon niet.
Vul alle verplichte velden in. Vul bijvoorbeeld Zakelijk e-mailadres in als je meerdere medewerkers tegelijk importeert.
Selecteer alleen vooraf gedefinieerde waarden in de uitklapmenu's. Voer geen zelfgekozen of niet-ondersteunde waarden in.
Zorg er als je bestaande gegevensregels in Payhawk kopieert of herschikt voor dat alle ingevoerde gegevens overeenkomen met de identificatienummers van het systeem. Zo voorkom je dat je gegevens in vooraf ingevulde rijen verkeerd bewerkt of dat je dubbele gegevens aanmaakt.
De functie waarmee je gegevens in bulk kunt importeren, staat het om veiligheidsredenen niet toe bestaande gegevens te verwijderen of te archiveren. Wil je dat toch doen, dan kan dat vanuit het Payhawk-portaal.
Neem de Samenvatting door als je klaar bent met importeren. Als er problemen zijn, download dan het gegenereerde foutbestand, breng de nodige correcties aan en importeer je gegevens opnieuw.