Dieser Artikel bietet Antworten auf einige der am häufigsten gestellten Fragen (FAQ) im Zusammenhang mit Käufe in Payhawk.
Können Mitarbeiter die Payhawk-Beleg-Mailbox für mit Käufe verknüpfte Rechnungen verwenden?
Wenn eine Rechnung die Nummer der Bestellung enthält und für bezahlte oder unbezahlte Ausgaben an die Payhawk-Beleg-Mailbox gesendet wird, extrahiert die optische Zeichenerkennung (OCR) von Payhawk die Daten und verknüpft die Rechnung automatisch mit den jeweiligen Käufen.
Wenn die PO-Nummer aus irgendeinem Grund nicht ausgelesen werden kann, müssen Sie die Rechnung manuell mit der Bestellung verknüpfen.
Können Benutzer Käufe mit Lieferanten zur Genehmigung einreichen, die neu sind oder noch nicht ausgewählt wurden?
Ja. Der vorgesehene Prozess in Payhawk beinhaltet die Erstellung des Lieferanten vor Genehmigung des Kaufs.
Kann die Kaufreferenz für die Ausgabe automatisch vom System extrahiert werden?
Ja. Die OCR-Funktion (optische Zeichenerkennung) von Payhawk extrahiert automatisch die Bestellnummer, sofern diese in der hochgeladenen Rechnung enthalten ist.
Können Payhawk-Administratoren einen Kauf löschen, nachdem er genehmigt wurde?
POs können sowohl vom Antragsteller als auch von Payhawk-Buchhaltern und -Administratoren manuell geschlossen werden. Weitere Informationen hierzu finden Sie in diesem Artikel: Käufe schließen.
Müssen die Mitarbeiter, die Entwürfe für Beschaffungsanfragen löschen können, Payhawk-Administratoren sein?
Nein. Weitere Informationen dazu finden Sie in diesem Artikel: Erstellen und Löschen von Beschaffungsanfragen.
Kann Payhawk mehrere Rechnungen einer einzigen Bestellung zuordnen?
Ja.
Kann Payhawk eine einzige Rechnung mehreren Käufen zuordnen?
Nein.
Unterstützt Payhawk einen 3-Wege-Abgleich?
Ja. Weitere Informationen dazu finden Sie im Abschnitt: 2- und 3-Wege-Abgleich bei Payhawk vor der Zahlung.
Wie können Benutzer konfigurieren, für welche Einkaufskategorien ein Empfangsschein und Wareneingangsschein (GRN) erforderlich ist?
Kunden können die Kategorien, für die ein Empfangsschein und Wareneingangsschein (GRN) erforderlich ist, auf der Registerkarte Einstellungen > Bestellungen > Empfangsbestätigung auswählen. Weitere Informationen finden Sie in dem Artikel Einstellung der Ausgabenkategorien, die einen Empfangsschein und Wareneingangsschein (GRN) für Kaufanträge erfordern.
Unterstützt Payhawk die Identifizierung von Diskrepanzen?
Ja. Payhawk gleicht hochgeladene Empfangsscheine und Wareneingangsscheine (GRN) und Rechnungen automatisch mit Bestellungen ab und benachrichtigt Sie, falls die Mengen und/oder Preise nicht übereinstimmen. Weitere Informationen dazu finden Sie im Artikel: Definition der Schwellenwerte für Unstimmigkeiten für Bestellungen.
Wie können Benutzer die Schwellenwerte für Unstimmigkeiten und Workflows definieren?
Sie können die Schwellenwerte für Unstimmigkeiten auf der Registerkarte Einstellungen > Einkäufe > Regeln festlegen. Weitere Informationen dazu finden Sie im Artikel: Definition der Schwellenwerte für Unstimmigkeiten für Bestellungen.
Gleichzeitig können Sie über das Feld Einstellungen > Genehmigungsprozesse > Ausgabearten > Rechnung benutzerdefinierte Genehmigungsworkflows für den Fall von Unstimmigkeiten festlegen. Weitere Informationen dazu finden Sie im Artikel: Definition von Workflows für Banküberweisungen mit Bestellungen.
Wie können Benutzer festlegen, wer Käufe einreichen darf?
Benutzer können auf der Registerkarte Einstellungen > Einkäufe > Allgemein festlegen, wer Beschaffungsanfragen stellen darf. Im Moment bietet Payhawk die Optionen Jeder und Buchhalter und Administratoren.
Können Benutzer eine benutzerdefinierte Bestellnummer und einen benutzerdefinierten Präfix festlegen?
Ja. Sie können die Daten im Feld Einstellungen > Einkäufe > Allgemein > Personalisierung anpassen.
Können die Benutzer eine zentrale E-Mail-Adresse für die Rechnungsstellung festlegen, an die die eingehenden Rechnungen gesendet werden?
Ja. Sie können die E-Mail-Adresse über das Feld Einstellungen > Einkäufe > Allgemein > Personalisierung > Zentrale E-Mail-Adresse für die Rechnungsstellung einstellen. Weitere Informationen dazu finden Sie im Artikel: Konfiguration der Grundeinstellungen für Bestellungen.
Kann ein Kauf von mehreren Personen genehmigt werden?
Ja. Sie können die Workflows zur Genehmigung von Beschaffungsanfragen in der App Einstellungen > Genehmigungsprozesse > Einkäufe anpassen. Dort haben Sie die Möglichkeit, eine bestimmte Rolle festzulegen, wie etwa einen Payhawk-Buchhalter oder Administrator; eine Person, wie etwa einen Teamleiter oder einen Vorgesetzten für ein benutzerdefiniertes Ausgabenfeld, oder einen betragsbasierten benutzerdefinierten Genehmigungsworkflow auszuwählen.
Was bedeuten die verschiedenen Kaufstatus?
Einreichen – Der Kauf wurde nicht eingereicht oder wurde an den Mitarbeiter zurückgesendet.
Prüfen – Der Kauf wurde eingereicht, aber nicht geprüft, oder er wurde zwecks Prüfung zurückgesendet.
Genehmigen – Der Kauf wurde geprüft, aber noch nicht genehmigt.
Empfangen – Der Kauf wurde genehmigt, aber ist erst teilweise eingegangen.
Rechnung – Alle Artikel sind komplett eingegangen, aber der Kauf wurde noch nicht in Rechnung gestellt.
Bezahlen – Alle Artikel sind vollständig erhalten und fakturiert, aber eine oder mehrere Rechnungen sind noch nicht bezahlt.
Schließen – Alle Artikel sind eingegangen und wurden in Rechnung gestellt, aber der Kauf ist noch nicht geschlossen.
Alle Einzelheiten finden Sie im Abschnitt zum Lebenszyklus von Käufen in Payhawk.
Können Benutzer einen bereits genehmigten Kauf archivieren oder löschen?
Sie können den Kauf nicht löschen, aber Sie können ihn schließen, wenn er nicht länger gebraucht wird.
Kann Payhawk Einkaufsberichte auf der Grundlage bestimmter Kriterien erstellen?
Ja, das ist möglich. Um Einkäufe nach bestimmten Kriterien zu filtern, wechseln Sie zur App Einkäufe und wählen Sie die gewünschten Filter aus.
Möchten Sie beispielsweise alle erhaltenen, aber nicht in Rechnung gestellten Einkäufe anzeigen, nutzen Sie die Filter Status – Erhalten und Staus – In Rechnung gestellt. Anschließend können Sie die gefilterte Liste als Excel-Datei exportieren, indem Sie auf die Schaltfläche Herunterladen klicken. Alternativ können Sie einen vollständigen Excel-Bericht über alle Unternehmenskäufe einschließlich ihres Status herunterladen.
