Dieser Artikel bietet Antworten auf einige der am häufigsten gestellten Fragen (FAQ) im Zusammenhang mit Bestellungen in Payhawk.
Können Mitarbeiter die Payhawk-Beleg-Mailbox für mit POs verknüpfte Rechnungen verwenden?
Wenn eine Rechnung die Nummer der Bestellung enthält und für bezahlte oder unbezahlte Ausgaben an die Payhawk-Beleg-Mailbox gesendet wird, extrahiert die optische Zeichenerkennung (OCR) von Payhawk die Daten und verknüpft die Rechnung automatisch mit der jeweiligen PO.
Wenn die PO-Nummer aus irgendeinem Grund nicht ausgelesen werden kann, müssen Sie die Rechnung manuell mit der Bestellung verknüpfen.
Können Benutzer Bestellanfragen mit neuen oder noch nicht ausgewählten Lieferanten einreichen?
Ja. Der angestrebte Prozess in Payhawk beinhaltet die Erstellung des Lieferanten, bevor die Bestellung genehmigt wird.
Kann die Bestellnummer für die Ausgabe automatisch vom System extrahiert werden?
Ja. Die OCR-Funktion (optische Zeichenerkennung) von Payhawk extrahiert automatisch die Bestellnummer, sofern diese in der hochgeladenen Rechnung enthalten ist.
Können Payhawk-Administratoren eine Bestellung löschen, nachdem die Kaufanfrage genehmigt und die PO erstellt wurde?
POs können sowohl vom Antragsteller als auch von Payhawk-Buchhaltern und -Administratoren manuell geschlossen werden. Weitere Informationen hierzu finden Sie in diesem Artikel: POs schließen.
Müssen die Mitarbeiter, die Entwürfe für Beschaffungsanfragen löschen können, Payhawk-Administratoren sein?
Nein. Weitere Informationen dazu finden Sie in diesem Artikel: Erstellen und Löschen von Beschaffungsanfragen.
Kann Payhawk mehrere Rechnungen einer einzigen Bestellung zuordnen?
Ja.
Unterstützt Payhawk einen 3-Wege-Abgleich?
Ja. Weitere Informationen dazu finden Sie im Abschnitt: 2- und 3-Wege-Abgleich bei Payhawk vor der Zahlung.
Wie können Benutzer konfigurieren, für welche Einkaufskategorien ein Empfangsschein und Wareneingangsschein (GRN) erforderlich ist?
Kunden können die Kategorien, für die ein Empfangsschein und Wareneingangsschein (GRN) erforderlich ist, auf der Registerkarte Dashboard > Einstellungen > Bestellungen > Empfangsbestätigung auswählen. Weitere Informationen finden Sie in dem Artikel Einstellung der Ausgabenkategorien, die einen Empfangsschein und Wareneingangsschein (GRN) für Kaufanträge erfordern.
Unterstützt Payhawk die Identifizierung von Diskrepanzen?
Ja. Payhawk gleicht hochgeladene Empfangsscheine und Wareneingangsscheine (GRN) und Rechnungen automatisch mit Bestellungen ab und benachrichtigt Sie, falls die Mengen und/oder Preise nicht übereinstimmen. Weitere Informationen dazu finden Sie im Artikel: Definition der Schwellenwerte für Unstimmigkeiten für Bestellungen.
Wie können Benutzer die Schwellenwerte für Unstimmigkeiten und Workflows definieren?
Sie können die Schwellenwerte für Unstimmigkeiten auf der Registerkarte Einstellungen > Bestellungen > Abweichungsregeln festlegen. Weitere Informationen dazu finden Sie im Artikel: Definition der Schwellenwerte für Unstimmigkeiten für Bestellungen.
Gleichzeitig können Sie über das Feld Einstellungen > Genehmigungsprozesse > Ausgabearten > Banküberweisungen benutzerdefinierte Genehmigungsworkflows für den Fall von Unstimmigkeiten festlegen. Weitere Informationen dazu finden Sie im Artikel: Definition von Workflows für Banküberweisungen mit Bestellungen.
Wie können Benutzer festlegen, wer Beschaffungsanfragen stellen darf?
Benutzer können auf der Registerkarte Dashboard > Einstellungen > Bestellungen > Allgemein festlegen, wer Beschaffungsanfragen stellen darf. Im Moment bietet Payhawk die Optionen Jeder und Buchhalter und Administratoren.
Können Benutzer eine benutzerdefinierte PO-Nummerierung und ein Präfix festlegen?
Ja. Sie können die Daten im Feld Dashboard > Einstellungen > Bestellungen > Allgemein > Personalisierung anpassen.
Können die Benutzer eine zentrale E-Mail-Adresse für die Rechnungsstellung festlegen, an die die eingehenden Rechnungen gesendet werden?
Ja. Sie können die E-Mail-Adresse über das Feld Dashboard > Einstellungen > Bestellungen > Allgemein > Personalisierung > Zentrale E-Mail-Adresse für die Rechnungsstellung einstellen. Weitere Informationen dazu finden Sie im Artikel: Konfiguration der Grundeinstellungen für Bestellungen.
Kann eine Kaufanfrage von mehreren Personen genehmigt werden, bevor die Bestellung erstellt wird?
Ja. Sie können die Workflows zur Genehmigung von Beschaffungsanfragen in der App Dashboard > Einstellungen > Genehmigungsprozesse > Bestellungen anpassen. Dort haben Sie die Möglichkeit, eine bestimmte Rolle festzulegen, wie etwa einen Payhawk-Buchhalter oder Administrator; eine Person, wie etwa einen Teamleiter oder einen Vorgesetzten für ein benutzerdefiniertes Ausgabenfeld, oder einen betragsbasierten benutzerdefinierten Genehmigungsworkflow auszuwählen.
Was bedeuten die verschiedenen PO-Status?
Entwurf – Eine Bestellung, die noch nicht zur Genehmigung versandt wurde.
Genehmigung ausstehend – Es wurde ein Kaufantrag eingereicht, der nach dem Genehmigungsworkflow auf seine Genehmigung wartet.
Offen – Eine offene Bestellung (genehmigte Bestellung).
Abgeschlossen – Eine abgeschlossene Bestellung ist eine Bestellung, in der alle vorgesehenen Aktionen für alle ihre Zeilen erfüllt wurden. Es werden keine Freigaben, Eingänge und Prüfungen mehr für diese Purchase Order (PO) erfasst.
Weitere Informationen dazu finden Sie im Artikel Überblick über Bestellungen und im Artikel Lebenszyklus von Bestellung bei Payhawk.
Können Benutzer eine bereits erstellte Bestellung archivieren oder löschen, nachdem sie genehmigt wurde?
Ja. Sie können die Bestellung schließen, wenn sie nicht länger benötigt wird.