Au fur et à mesure que les entreprises adoptent des outils IA au sein de leurs équipes, la gestion des coûts et de la visibilité devient plus difficile. Payhawk vous aide en facilitant l'essai des outils IA avec des cartes d'entreprise, tout en gardant les abonnements visibles et sous contrôle. Les paiements sont synchronisés directement avec votre ERP, ce qui permet une meilleure gestion des dépenses et allège la charge de travail du service financier pour qu'il se concentre sur des décisions à plus forte valeur ajoutée.
Cet article présente des exemples pratiques qui vous aideront à soutenir la croissance de l'IA tout en conservant une visibilité et un contrôle complets sur les dépenses.
Cartes : Meilleures pratiques pour les dépenses IA
Il existe deux stratégies principales pour gérer les dépenses IA à l'aide de Cartes Payhawk : une pour les abonnements à forte valeur ajoutée et un autre pour l'expérimentation et les essais.
Abonnements à forte valeur ajoutée
Il s'agit notamment d'abonnements permanents à des services IA haut de gamme tels qu'OpenAI, Microsoft Copilot, Anthropic et d'autres. Pour les gérer efficacement et en toute sécurité dans Payhawk, suivez les étapes suivantes :
Créez une carte virtuelle. Dans le portail Payhawk, naviguez vers Cartes et émettez une Nouvelle carte virtuelle.
Attribuez-la au propriétaire de l'outil. Attribuez la carte à la partie prenante concernée, telle que le responsable des données ou le responsable marketing.
Fixez une limite de dépenses mensuelles. Définissez une limite mensuelle élevée qui couvre les coûts d'abonnement ou d'utilisation prévus.
Appliquez des restrictions d'utilisation. Sous lesParamètres> Contrôles avancés de la carte, appliquez des restrictions sur la carte pour qu'elle ne puisse être utilisée qu'avec le fournisseur IA spécifique.
Résultat :
Même avec une limite de dépenses plus élevée, la carte reste sécurisée et ne peut pas être utilisée pour des dépenses non autorisées ou non liées.
Expérimentation et essais
Pour les équipes qui explorent de nouveaux outils ou services IA dans le cadre d'un essai, vous pouvez contrôler les dépenses et réduire les risques en utilisant Payhawk de la manière suivante :
Demande ou émission de carte. Les employés peuvent demander des cartes via le workflow d'approbation, ou les administrateurs Payhawk peuvent les émettre directement.
Créer une carte à usage unique ou à durée limitée.
Carte à usage unique – Valable pour une inscription d'essai unique, empêchant toute facturation ultérieure.
Carte limitée dans le temps – Définissez une date d'expiration via l'API (par exemple, 14 ou 30 jours), après quoi la carte est automatiquement désactivée.
Encouragez l’expérimentation en toute sécurité. Favorisez l’utilisation de ces cartes pour tester de nouveaux outils IA sans engagement à long terme.
Résultat :
Les équipes peuvent explorer en toute sécurité de nouvelles solutions IA sans risque de frais permanents, de frais cachés ou de dépendance auprès d'un fournisseur.
Politiques de dépenses : Meilleures pratiques pour les dépenses IA
Les politiques de dépenses dans Payhawk vous permettent de contrôler précisément les outils IA auxquels vos équipes peuvent accéder et qu'elles peuvent utiliser. En tirant parti de contrôles avancés, les administrateurs de Payhawk peuvent configurer des règles qui produisent l'un des résultats suivants :
Autoriser uniquement les fournisseurs approuvés. Limitez les dépenses aux fournisseurs de confiance tels qu'OpenAI, Microsoft ou Anthropic, en vous assurant que les fonds sont utilisés exclusivement pour des outils professionnels approuvés.
Bloquer des fournisseurs spécifiques. Restreignez les dépenses pour les outils IA non approuvés, de qualité grand public ou dupliqués, afin de prévenir l'informatique parallèle et l'adoption d'outils non autorisés.
Résultat :
Chaque carte fonctionne selon des règles clairement définies. Les équipes ont accès aux outils dont elles ont besoin, tandis que le service financier assure la surveillance et évite les dépenses IA fragmentées et à haut risque.
Champs de dépenses : Meilleures pratiques pour les dépenses IA
Alors que la plupart des entreprises suivent les dépenses d'IA par fournisseur, cette méthode manque souvent de la granularité nécessaire pour mesurer avec précision le retour sur investissement. Avec les capacités des champs de dépenses Payhawk, vous pouvez adopter une approche plus ciblée pour catégoriser et analyser les dépenses IA.
Option 1 : Champs de dépenses du compte du grand livre ou de la Catégorie IA
Créez une catégorie dépenses IA dédiée au sein de votre plan comptable technico-informatique existant.
Affectez toutes les dépenses liées à l'IA à cette catégorie, en veillant à ce qu'elles soient correctement répertoriées dans votre système ERP ou comptable.
Résultat :
Les équipes financières bénéficient d'une visibilité claire sur les dépenses IA au niveau du grand livre, ce qui permet d'établir des rapports plus précis et d'analyser le retour sur investissement.
Option 2 : Champs de dépenses personnalisés
Mettez en place un champ personnalisé appelé Dépenses IA avec une bascule Oui/Non ou un menu déroulant.
Les employés sélectionnent ce champ lorsqu'ils soumettent des dépenses liées à des outils ou des services IA.
Définissez le champ comme conditionnel, de sorte qu'il n'apparaisse que lorsque la catégorie de dépenses est Tech/IT.
Résultat :
Il s'agit d'un moyen souple et harmonieux pour suivre les dépenses IA sans modifier votre plan comptable.
Workflows d'approbation : Meilleures pratiques pour les dépenses IA
Les workflows d'approbation dans Payhawk vous aident à trouver le bon équilibre entre rapidité et contrôle, en permettant aux équipes d'explorer les outils IA tout en maintenant une supervision totale.
Workflow des demandes de cartes
Utilisez le workflow de Demandes de cartes comme point de contrôle central pour les essais IA. Voici comment le configurer efficacement :
Définissez des cartes à usage unique. Évitez les frais récurrents en émettant des cartes qui expirent après une seule transaction. Cette solution est idéale pour les essais gratuits ou les évaluations à court terme.
Ajoutez des approbateurs clés. Incluez votre responsable des achats ou votre responsable technique en tant qu'approbateur afin d'éviter les abonnements en double ou inutiles.
Exigez l'identification de l'outil Obligez les utilisateurs à spécifier l'outil IA dans la demande, en veillant à ce que les services financiers et informatiques aient une visibilité dès le départ.
Résultat :
Les équipes peuvent rapidement expérimenter les outils IA, tandis que les services Approvisionnement et Tech gardent le contrôle et consolident les dépenses.
Workflow d'approbation des dépenses
Si vous utilisez un champ Dépense IA personnalisé (voir la section sur les champs de dépenses), vous pouvez améliorer votre processus d'approbation avec un niveau de surveillance supplémentaire :
Ajoutez une étape d'approbation de l'IA. Acheminez automatiquement toute dépense marquée comme dépense IA à un décideur désigné, tel que le responsable des données, le directeur technique ou le responsable de l'innovation.
Assurez l’alignement stratégique. Cette étape permet de s'assurer que chaque dépense liée à l'IA est examinée et approuvée par une personne responsable de la stratégie IA de votre entreprise.
Résultat :
Toutes les dépenses IA sont validées par la bonne partie prenante, ce qui permet à votre organisation de rester conforme à vos politiques, d'éviter les gaspillages et de maximiser le retour sur investissement.
Abonnements : Meilleures pratiques pour les dépenses IA
Une fois que vos premières dépenses liées à l'IA sont traitées par les cartes Payhawk, il est important de les marquer comme abonnements pour permettre un suivi centralisé et une optimisation plus intelligente des dépenses.
Voici comment procéder :
Dans le portail web Payhawk, naviguez vers Dépenses > Marquer comme abonnement pour tous les coûts récurrents liés à l'IA, tels que les crédits OpenAI ou Microsoft Copilot.
Attribuez l'abonnement au bon fournisseur. Cela permet de s'assurer que tous les frais récurrents provenant du même fournisseur sont regroupés et suivis ensemble.
Utilisez l'application Abonnements pour effectuer un suivi :
Dépenses IA actuelles par fournisseur
Tendances des dépenses dans le temps, y compris les pics ou les anomalies
Modèles d'utilisation des outils basés sur le crédit, tels que la consommation de jetons
Résultat :
Vous pouvez ainsi bénéficier d'une vue centralisée et en temps réel des coûts liés à l'IA chez tous les fournisseurs, identifier les opportunités d'optimisation et élaborer une stratégie de dépenses IA plus efficace et basée sur des données au fil du temps.
Budgets : Meilleures pratiques pour les dépenses IA
Budgets dans Payhawk vous permet d'attribuer clairement la propriété, de suivre les dépenses liées à l'IA en temps réel et de veiller à ce que les dépenses restent alignées sur les objectifs de l'entreprise. Voici comment procéder à sa mise en place :
Naviguez sur le portail web Payhawk. Accédez à Budgets et créez un Nouveau budget.
Créez des budgets dédiés à l'IA. Structurez les budgets par équipe (par exemple, IA marketing ou IA informatique), par projet (par exemple, IA d'aide à la vente ou IA d'analyse de données) ou par catégorie, selon la manière dont votre organisation gère les initiatives IA.
Attribuez les dépenses pertinentes. Liez les dépenses liées à l'IA au budget approprié afin que les dépenses soient automatiquement suivies et classées.
Surveillez et ajustez en temps réel Suivez en permanence les dépenses par rapport au budget. Si l'adoption augmente ou si l'utilisation monte en flèche, vous pouvez rapidement ajuster les limites ou réaffecter les fonds directement via l'application Cartes.
Résultat :
Les dépenses IA sont clairement prises en charge et suivies par l'équipe ou le projet, le retour sur investissement devient plus facile à mesurer et le service financier évite les dépenses excessives grâce à la visibilité et au contrôle du budget en temps réel.
Obtenir de l’aide pour configurer Payhawk pour les dépenses IA
Pour une assistance plus approfondie dans la configuration de Payhawk pour les dépenses liées à l’IA, il est possible de planifier un appel avec votre Responsable de l’Implémentation pour un accompagnement personnalisé. Vous pouvez également utiliser l’option de chat intégrée à la plateforme pour contacter rapidement le support Payhawk.