Sur le portail Web Payhawk, vous pouvez modifier ou supprimer complètement vos dépenses existantes avant que vos demandes de dépenses n'aient été approuvées.
Spécificités
Les dépenses payées et examinées ne peuvent être supprimées ni par les employés ni par les comptables ou administrateurs de Payhawk.
Les dépenses en attente d’approbation, approuvées et rejetées ne peuvent être modifiées ou supprimées que par les administrateurs Payhawk.
Modification et suppression des dépenses non soumises
Pour modifier une dépense sur le portail Web Payhawk qui n'a pas encore été soumise :
Dans le portail Web Payhawk, accédez à Dépenses et sélectionnez la dépense que vous souhaitez modifier en cliquant dessus.
Sur l'écran qui s'ouvre, cliquez sur l'un des détails de la dépense.
Sinon, pour supprimer votre dépense, cliquez sur le menu à trois points et sélectionnez l’option Supprimer. Sur l’écran suivant, cochez la case de confirmation et cliquez sur Supprimer.
Modification et suppression des dépenses soumises ou approuvées
Lors de la soumission de dépenses, c'est-à-dire lorsque vous demandez qu'elles soient approuvées, examinées et payées, vous avez peut-être inclus des données erronées ou oublié d'ajouter un détail facultatif, par exemple.
Dans ce cas, vous pouvez modifier les dépenses que vous avez déjà soumises ou qui ont déjà été approuvées sans devoir attendre que l'approbateur vous les renvoie explicitement.
Le retour pour la modification de la dépense sera ajouté au journal d'audit et peut être consulté à partir de l'option Afficher l'historique.
Pour mettre à jour votre dépense soumise ou approuvée :
Dans le portail Web Payhawk, accédez à l'onglet Dépenses > Toutes.
Sélectionnez la dépense souhaitée en cliquant dessus.
Cliquez sur son menu à trois points et sélectionnez l’option Modifier. Par conséquent, la dépense revient à l’onglet Soumettre.
Sinon, pour supprimer la dépense, sélectionnez l’option Supprimer. Dans la boîte de dialogue de confirmation, cochez la case pour confirmer votre choix et cliquez sur Supprimer.
Si la dépense a été approuvée par certains ou tous les approbateurs requis :
Sur l'écran suivant, confirmez que vous souhaitez modifier la dépense et cliquez sur Modifier la dépense.
Mettez à jour les détails nécessaires.
Cliquez sur Soumettre.
Si la dépense a été soumise mais pas encore approuvée :
Vous serez redirigé vers l'écran des détails des dépenses. Mettez à jour les données nécessaires.
Cliquez sur Soumettre.
Modification et nouvelle soumission, ou suppression des dépenses retournées
Votre approbateur peut vous avoir retourné une demande de dépense pour la mettre à jour. Une fois la dépense retournée:
Vous pouvez consulter le motif du renvoi de la demande dans l'onglet Activité de la dépense.
Pour modifier et soumettre vos dépenses retournées, ou les supprimer complètement, suivez les mêmes étapes décrites dans cet article.