Bienvenue !
Nous sommes ravis de vous accueillir et espérons vous rendre la vie plus facile grâce à la plateforme Payhawk !
L’équipe Customer Success de Payhawk est disponible pour vous guider tout au long de votre inscription, vous pouvez les contacter du lundi au vendredi de 8h à 18h via le chat.
Retrouvez les réponses aux questions les plus fréquentes sur notre centre d'aide.
Audience
Ce guide est à destination des salariés qui effectuent des dépenses d’entreprise, qui utilisent les cartes d’entreprise Payhawk, qui seront amenés à télécharger leurs notes de frais, mais aussi à soumettre et approuver les dépenses faites par des collaborateurs.
Résumé
Cet article vous accompagnera dans vos débuts sur la plateforme Payhawk (via notre portail web ou notre application mobile) :
Étape 1 - Inscription via l’email d’invitation
L’inscription à Payhawk se fait via l’email d’invitation que vous avez reçu de votre administrateur.
Voici la marche à suivre :
Retrouvez l’email d’invitation dans votre boîte de réception (l’email vous sera envoyé de la part de Payhawk, si vous ne l’avez pas reçu, contactez votre administrateur de compte).
Pensez à vérifier votre dossier “Courriers indésirables” ou “Spam”.
Cliquez sur “S’inscrire”.
Créez un mot de passe pour votre compte. Il doit comprendre au moins 8 caractères, avec au moins un symbole (!@#$%^&*) et un chiffre.
Fournissez un numéro de téléphone, en incluant le code de votre pays (voici un exemple pour la France : +33688902233)
Vous recevrez ensuite un code sur ce numéro de téléphone. Entrez le code de vérification, et c’est parti !
Pour plus d’infos, consultez les articles ci-dessous :
S’inscrire grâce à un Active Directory
Étape 2 - Activation de votre compte sur l'appli Payhawk
Vous pouvez désormais télécharger l’application mobile Payhawk et activer votre compte Payhawk sur votre smartphone :
Voici les étapes à suivre pour activer votre compte :
Connectez-vous à l’application en utilisant votre email professionnel.
Créez un mot de passe pour votre compte. Il doit comprendre au moins 8 caractères, avec au moins un symbole (!@#$%^&*) et un chiffre.
SI vous avez déjà une carte à votre nom, vous devrez créer un code de sécurité à 4 chiffres.
Ce code de sécurité est utilisé pour protéger vos cartes physiques et virtuelles. Ne partagez pas votre code personnel !
Vous pouvez facilement changer votre code de sécurité, directement sur votre profil, en cliquant sur l’option “Changer mon code de sécurité”.
Pour plus d’informations, consultez :
Étape 3 - Activation de la carte Payhawk
Vous pouvez maintenant activer vos cartes Payhawk physiques et virtuelles.
Les cartes virtuelles sont utilisées pour les paiements en ligne et peuvent être ajoutées à Google et Apple Pay.
Les cartes physiques sont utilisées pour les paiements en points de vente mais peuvent aussi être utilisées pour les paiements en ligne.
Activation de votre carte virtuelle
Les cartes virtuelles Payhawk sont disponibles instantanément sur le téléphone du détenteur de la carte. Votre carte virtuelle est active dès qu’elle est émise.
Pour obtenir votre carte virtuelle, rendez-vous dans l’application mobile Payhawk, appuyez sur le bouton “Cartes” en bas à droite.
Activation de votre carte physique
Félicitations, votre carte physique est arrivée ! Vous pouvez l’utiliser dès maintenant pour effectuer des achats pour votre entreprise ou pour vos déplacements professionnels à travers le monde !
Voici les étapes à suivre pour activer votre carte :
Ouvrez l’application mobile Payhawk.
Appuyez sur l’icône “Cartes” sur la droite.
Tapez votre code de sécurité.
Sélectionner la carte que vous souhaitez activer.
Appuyez sur “Activez votre carte” et votre carte Payhawk est prête à l’emploi !
Vos cartes physiques sont commandées via le portail Payhawk par votre administrateur.
Chaque carte physique est associée à un salarié.
Chaque détenteur de carte doit activer sa propre carte sur l’application mobile Payhawk.
Pour plus d’informations, consultez :
Ajout de votre carte Payhawk à Google Wallet
Étape 4 - Payer avec sa carte Payhawk
Il est temps de réaliser vos premières dépenses d’entreprise avec votre carte Payhawk !
Payer avec une carte virtuelle Payhawk
Les cartes virtuelles sont disponibles immédiatement sur le téléphone du détenteur de la carte. Votre carte virtuelle s’active automatiquement, dès qu’elle est émise, idéale pour effectuer un paiement en ligne.
Pour accéder aux données de votre carte virtuelle, ouvrez l’application mobile Payhawk et retrouvez-là en cliquant sur l’onglet “Cartes” en bas de votre écran.
Payer avec votre carte physique Payhawk
Une fois votre carte physique activée, vous pouvez commencer à l’utiliser pour réaliser des dépenses d’entreprise en magasin et pour régler vos frais de déplacements professionnels à travers le monde !
Quelques informations à retenir lorsque vous payez avec votre carte physique Payhawk :
Le premier paiement avec votre carte ne peut pas être sans contact.
Lorsque vous effectuez un paiement sans contact, il vous sera sûrement demander de saisir votre code PIN si le montant est élevé.
Le montant pour lequel vous pouvez être amené à saisir votre code PIN dépend de la limite sans contact définie par le commerçant concerné.
Pour accéder à votre code PIN :
Ouvrez l’application Payhawk et allez dans l’onglet “Cartes”.
Sélectionnez la carte et cliquez sur “Afficher le PIN”. Votre code s’affichera pendant 5 secondes.
Pour plus d’informations, consultez :
Étape 5 - Téléchargement de vos reçus via l’application mobile
Après avoir payé avec votre carte Payhawk, vous pouvez télécharger votre note de frais, directement dans l’application mobile.
Il existe 4 types de frais professionnels que vous pouvez créer et auxquelles vous pouvez associer les justificatifs dans l’application Payhawk :
Les paiements par carte : ce sont les frais que vous réalisez en payant grâce à votre carte virtuelle ou physique.
Les virements bancaires : ce sont les frais qui ont été ou qui vont être réglés via un virement bancaire réalisé par l’entreprise.
La trésorerie : ce sont les frais que vous avez payé avec les fonds de l’entreprise (en espèce ou par carte).
Les remboursements : ce sont les frais que vous avez avancés avec vos propres fonds. Pour ce type de dépense, vous devez être remboursé.
Télécharger un reçu de paiement par carte
Lorsque vous payez avec votre carte Payhawk, la note de frais est automatiquement créée dans l’onglet “Dépenses”.
Une fois le paiement réalisé, vous recevez une notification sur votre smartphone pour télécharger le reçu.
Ouvrez l’application Payhawk.
Allez dans l’onglet “Dépenses” et sélectionnez la dépense. Votre appareil photo s’ouvre automatiquement.
Prenez une photo de votre reçu.
Si vous avez reçu la facture ou le reçu par email, vous pouvez aussi télécharger l’image à partir de votre Galerie ou télécharger le fichier à partir de vos Documents.Payhawk ajuste automatiquement les bords du document et prend la photo.
Entrez une description (note) de votre dépense et sélectionnez une catégorie.
Si le fournisseur est déjà connu, Payhawk vous suggérera la bonne catégorie.
Télécharger un justificatif de virement ou d’avance de frais
Vous pouvez entrer toutes les dépenses que vous avez déjà payées ou que vous devez payer via virement bancaire ou par avance de frais :
Ouvrez l’application Payhawk.
Cliquez sur l’icône + située à côté de votre photo de profil.
Sélectionnez le type de dépense que vous souhaitez entrer (virement bancaire, remboursement, kilométrage ou indemnité journalière).
Votre appareil photo s’ouvre automatiquement et la fonctionnalité d’OCR (reconnaissance optique des caractères) prendra automatiquement en photo votre reçu ou votre facture.
Entrez la devise et le montant.
Ajoutez une description à votre dépense (par exemple : dîner professionnel avec un client).
Sélectionnez la catégorie de dépense, le projet, le déplacement professionnel concerné, ou le centre de coûts.
Cliquez sur le bouton ✔ pour finaliser le processus.
Votre note de frais est ensuite envoyée à la personne responsable de l’approbation de cette dépense.
Étape 6 - Approuver et refuser les dépenses
Si votre entreprise utilise un workflow d’approbation des dépenses et que vous faites partie de cette chaîne d’approbation, vous aurez la possibilité d’approuver ou de refuser les notes de frais.
En tant que responsable de l’approbation, vous recevrez les demandes de notes de frais dans votre Boîte de réception. Toutes les demandes que vous devez valider sont visibles dans l’onglet “En attente”. Une fois approuvées ou refusées, les demandes seront visibles dans l’onglet “Toutes”.
Quelques informations à retenir si vous refusez ou supprimez une demande :
Lorsque vous refusez ou supprimez un paiement par carte, cela ne supprimera pas complètement la demande mais la raison du refus sera partagée au comptable.
Lorsque vous refusez ou supprimez tout autre type de dépense, alors la demande sera supprimée également.
Approuver une note de frais sur le portail web Payhawk
Allez dans votre Boîte de réception et sélectionnez la dépense que vous souhaitez traiter.
Vérifiez les informations concernant la dépense et le document joint.
Si ces informations vous conviennent, cliquez sur Approuver. La note de frais sera ensuite envoyée au comptable pour vérification.
Si vous souhaitez refuser la demande, cliquez sur “Refuser”. Une boîte de dialogue s’ouvre, sélectionnez l’option “Renvoyer à l’employé”, ajoutez la raison du refus et cliquez sur “Renvoyer”.
Vous pouvez aussi refuser et supprimer la demande en sélectionnant l’option “Refuser” : ajoutez la raison du refus et cliquez sur “Refuser”.
Approuver une note de frais sur l’application mobile Payhawk
Allez dans votre Boîte de réception et sélectionnez la dépense que vous souhaitez traiter.
Vérifiez les informations concernant la dépense et le document joint.
Si ces informations vous conviennent, cliquez sur Approuver. La note de frais sera ensuite envoyée au comptable pour vérification.
Si vous souhaitez refuser la demande, cliquez sur “Refuser”. Une boîte de dialogue s’ouvre, sélectionnez l’option “Renvoyer à l’employé”, ajoutez la raison du refus et cliquez sur “Renvoyer”.
Vous pouvez aussi refuser et supprimer la demande en sélectionnant l’option “Refuser” : ajoutez la raison du refus et cliquez sur “Refuser”.
Pour plus d’informations, consultez :