Lorsque vous payez les dépenses de votre entreprise, en particulier à des fournisseurs familiers, leurs coordonnées et leurs informations de paiement sont généralement saisies manuellement. Pour automatiser et faciliter le processus, Payhawk vous permet de saisir une seule fois les informations relatives au fournisseur, de les stocker et de les appliquer aux dépenses dues à un fournisseur spécifique.
Avantages
La solution de gestion des fournisseurs de Payhawk vous permet d'éviter la duplication des informations sur les fournisseurs dans vos rapports. De plus, les données sur les fournisseurs sont synchronisées avec le système ERP ou le logiciel de comptabilité et sont toujours à jour.
Les détails relatifs aux fournisseurs sont automatiquement renseignés, ce qui vous permet de réduire les erreurs de saisie et d'améliorer la comptabilité grâce aux catégories de dépenses automatisées basées sur les fournisseurs.
Vous pouvez facilement et rapidement suivre les modifications apportées aux données des fournisseurs et maintenir une base de données précise, ce qui renforce la conformité et minimise le risque de fraude, grâce à un journal d'audit des données des fournisseurs.
Cas d'utilisation de la gestion des fournisseurs
Dans Payhawk, vous, en tant que comptable de Payhawk, ainsi que les employés et les administrateurs de Payhawk, pouvez réutiliser les informations sur les fournisseurs lors de la gestion des dépenses dans les cas suivants :
Lorsqu'ils soumettent des dépenses, les employés peuvent réutiliser les informations sur les fournisseurs qui ont été ajoutées au préalable par les comptables ou les administrateurs de Payhawk.
Après le paiement des dépenses de l'entreprise, les comptables et les administrateurs Payhawk peuvent stocker les informations de paiement associées à un fournisseur et les réutiliser.
La catégorisation des dépenses de votre entreprise peut également être piloté par les fournisseurs. Les valeurs par défaut pour la catégorie, le taux d'imposition et d'autres champs personnalisés déterminés par vous peuvent être enregistrées pour chaque fournisseur, remplissant ainsi la catégorie de dépense chaque fois qu'une nouvelle dépense est créée pour un fournisseur donné.
Les données des fournisseurs sont importantes pour les données de base de tout système ERP ou logiciel de comptabilité. Ces données sont essentielles au fonctionnement de votre entreprise, car elles constituent la source unique de vérité pour toutes vos opérations. Avec l'application Payhawk Fournisseurs, vous pouvez vous assurer que vous disposez à tout moment d'informations précises et à jour sur les fournisseurs.
Chez Payhawk, les données de l'application Fournisseurs se synchronisent automatiquement avec les systèmes ERP intégrés, ce qui signifie que toute modification que vous apportez à vos fournisseurs dans Payhawk ou dans l'ERP sera automatiquement mise à jour, garantissant que vous disposez toujours des informations les plus à jour.
La solution de gestion des fournisseurs peut également constituer un outil important de prévention de la fraude. En conservant tous vos détails de paiement fournisseur en un seul endroit, vous pourrez identifier si les coordonnées bancaires d'une facture diffèrent de celles enregistrées sur le fournisseur, vous invitant à vérifier si elles sont correctes pour éliminer la fraude.
Écran des principaux fournisseurs
Dans Payhawk, les informations que vous avez stockées sur les fournisseurs de votre entreprise résident dans l’application Fournisseurs.
L'onglet Fournisseurs > Actifs affiche tous les fournisseurs avec lesquels votre entreprise entretient des relations commerciales.
L'onglet Fournisseurs > Archivés contient tous les fournisseurs avec lesquels votre entreprise n'interagit plus. Pour plus d'informations, consultez l'article sur l'archivage des fournisseurs dans Payhawk.
Le tableau suivant répertorie les champs de fournisseurs affichés sur les écrans Fournisseurs > Actifs et Archivés.
Champ Fournisseur | Informations |
FOURNISSEUR | Affiche le nom, le logo et le pays d'enregistrement du fournisseur. |
DEVISE | Affiche la devise des détails de paiement du fournisseur. |
CATÉGORIE | Affiche la catégorie de dépenses définie dans Payhawk qui est associée aux biens ou services du fournisseur. |
TAUX D’IMPOSITION | Contient le taux d'imposition appliqué aux biens ou services du fournisseur dans le pays de livraison. |
ID EXTERNE | Champ facultatif. Affiche le numéro par lequel le fournisseur est référencé par des systèmes tiers, par exemple des systèmes ERP. |
Onglets de catégorisation des dépenses et des informations sur les fournisseurs
En cliquant sur un fournisseur, vous ouvrez les onglets Détails et Catégorisation des dépenses qui affichent des champs modifiables contenant des informations sur le fournisseur.
Le tableau suivant répertorie les champs inclus dans chaque onglet fournisseur.
Champ | Informations |
Fournisseurs > Détails > Général | Comprend les champs de fournisseurs intégrés Nom du fournisseur, Numéro d'identification fiscale, et Pays énumérés dans l'écran Paramètres > Champs de fournisseurs, ainsi que le champ ID externe.
Le nom du fournisseur est une valeur obligatoire pour créer l'enregistrement du fournisseur dans Payhawk. Les autres champs sont facultatifs.
Le nom du fournisseur, le numéro d'identification fiscale et le pays, lorsqu’ils sont fournis dans l’onglet Général, seront réutilisés pour chaque dépense associée au fournisseur. |
Fournisseurs > Détails > Paiement | Selon la devise, le champ Paiement inclut les détails de paiement spécifiques à la devise d’un fournisseur - par exemple, IBAN et BIC/SWIFT pour les paiements en EUR. |
Fournisseurs > Détails > Contact | Comprend les coordonnées du fournisseur - nom de la personne de contact, téléphone et e-mail. |
Fournisseurs > Détails > Supplémentaire | Affiche les champs de fournisseurs supplémentaires tels que définis dans Paramètres > Champs du fournisseur - par exemple, Approbation de l'approvisionnement nécessaire ? ou téléchargement de l'accord contractuel avec le fournisseur. |
Fournisseurs > Catégorisation des dépenses > Catégorisation des dépenses | Contient des informations sur la catégorie de dépenses Payhawk définie pour les biens et services fournis par le fournisseur - par exemple, Marketing. |
Renseignement de vos données fournisseurs dans Payhawk
Vous pouvez ajouter manuellement les données de vos fournisseurs au système Payhawk via l'importation des données de vos fournisseurs par le biais d'un fichier modèle Excel.
Cependant, si vous avez une intégration ERP active avec Payhawk, vous pouvez synchroniser vos fournisseurs entre Payhawk et votre système ERP (logiciel de comptabilité).