Dans l'application mobile Payhawk, vous pouvez modifier ou supprimer complètement vos dépenses existantes avant que vos demandes de dépenses n'aient été approuvées.
Spécificités
Les dépenses payées et examinées ne peuvent être supprimées ni par les employés ni par les comptables ou administrateurs de Payhawk.
Les dépenses en attente d’approbation, approuvées et rejetées ne peuvent être modifiées ou supprimées que par les administrateurs Payhawk.
Modification et suppression des dépenses non soumises sur le téléphone portable
Pour modifier une dépense dans l’application mobile Payhawk qui est créée mais que vous n’avez pas encore soumise :
Dans l'application mobile Payhawk, accédez à Dépenses et sélectionnez la dépense que vous souhaitez modifier en appuyant dessus.
Pour modifier votre dépense, sur l'écran qui s'ouvre, appuyez sur l'un des détails de la dépense. Mettez-les à jour et appuyez sur le bouton Enregistrer pour confirmer votre choix.
Sinon, pour supprimer la dépense, sélectionnez-la, et appuyez sur l'icône Corbeille. Sur l'écran suivant, sélectionnez l'option Supprimer la dépense.
Modification des dépenses soumises ou approuvées
Lors de la soumission de dépenses, c'est-à-dire lorsque vous demandez qu'elles soient approuvées, examinées et payées, vous avez peut-être inclus des données erronées ou oublié d'ajouter un détail facultatif, par exemple.
Dans ce cas, vous pouvez modifier les dépenses que vous avez déjà soumises ou qui ont déjà été approuvées sans devoir attendre que l'approbateur vous les renvoie explicitement.
Le retour pour la modification de la dépense sera ajouté au journal d'audit et pourra être consulté à partir de l'option Afficher l'historique sur le portail Web Payhawk.
Pour mettre à jour votre dépense soumise ou approuvée :
Dans l'application mobile Payhawk, accédez à Dépenses > Toutes.
Sélectionnez la dépense souhaitée en appuyant dessus.
Dans la boîte de dialogue qui se charge, appuyez sur le bouton Modifier. Par conséquent, la dépense revient dans l'onglet Soumettre.
Si la dépense a été approuvée par certains ou tous les approbateurs requis :
Sur l'écran suivant, confirmez que vous souhaitez modifier la dépense en appuyant sur Modifier la dépense.
Mettez à jour les détails nécessaires.
Appuyez sur Soumettre.
Si la dépense a été soumise mais pas encore approuvée :
Vous serez redirigé vers l'écran des détails des dépenses.
Mettez à jour les données nécessaires.
Appuyez sur Soumettre.
Modification et nouvelle soumission, ou suppression des dépenses retournées
Votre approbateur peut vous avoir retourné une demande de dépense pour la mettre à jour. Une fois la dépense retournée:
Vous pouvez consulter le motif du renvoi de la demande dans l'onglet Activité de la dépense.
Pour modifier et soumettre vos dépenses retournées, ou les supprimer complètement, suivez les mêmes étapes décrites dans cet article.