Cet article répond à certaines des questions les plus fréquemment posées (FAQ) au sujet des fournisseurs dans Payhawk.
Quels sont les étapes préalables nécessaires pour configurer la solution de gestion des fournisseurs dans Payhawk ?
Avant de configurer l’application Fournisseurs, vous devez préparer et charger une liste de vos fournisseurs existants ou vous connecter à votre système ERP pour activer la synchronisation.
Comment créer des fournisseurs dans Payhawk ?
Les fournisseurs peuvent être créés manuellement en effectuant un import et un export via la plateforme Payhawk, en effectuant une synchronisation entre Payhawk et les systèmes ERP, en mettant l’application Fournisseurs à disposition des comptables ou des administrateurs, ou en ajoutant de nouveaux fournisseurs lors du chargement des dépenses via l’outil OCR Payhawk.
Les employés peuvent-ils créer de nouveaux fournisseurs dans Payhawk ?
Non, les employés peuvent uniquement marquer un fournisseur comme nouveau. Seuls les administrateurs et les comptables peuvent ajouter de nouveaux fournisseurs dans Payhawk.
À quoi sert la fonctionnalité de catégorisation des dépenses des fournisseurs ?
La fonctionnalité de catégorisation des dépenses vous permet de définir des valeurs pour les champs de dépenses intégrés et personnalisés en lien avec les dépenses correspondant à ce fournisseur, et ainsi assurer une catégorisation cohérente et précise.
Est-il possible de modifier la catégorisation des dépenses pour un fournisseur spécifique ?
Oui, il est toujours possible de modifier la catégorisation des dépenses pour un fournisseur spécifique.
Comment archiver un fournisseur dans Payhawk ?
Si un fournisseur n’est plus utilisé ou si ses informations sont inexacts, vous pouvez déplacer ce fournisseur vers l’onglet Fournisseurs > Archivés.
Existe-t-il des limites à la synchronisation des fournisseurs entre les systèmes Payhawk et l’ERP ?
Oui. Actuellement, Payhawk ne synchronise pas les coordonnées bancaires des fournisseurs à partir de l'ERP. Les clients doivent ajouter les coordonnées bancaires dans l'application Fournisseurs manuellement ou lorsqu'ils paient un fournisseur via Payhawk.
À quelle fréquence la synchronisation des fournisseurs avec l’ERP a-t-elle lieu ?
La synchronisation des données des fournisseurs de l’ERP vers Payhawk est effectuée quotidiennement. Les données des fournisseurs de Payhawk sont synchronisées vers l’ERP en temps réel.
Les employés sont-ils considérés comme des fournisseurs ?
Oui. Tout comme avec les systèmes ERP, chaque employé apparaît en tant que fournisseur dans l’application Fournisseurs.
Que se passe-t-il si les détails relatifs au paiement du fournisseur de Payhawk ne correspondent pas à ceux de la facture ?
Un message d’avertissement s’affichera et la facture ne sera pas transmise à l’ERP tant que celle-ci n’aura pas été confirmée par un comptable Payhawk.
Comment puis-je ajouter des champs de fournisseur ?
Accédez à Paramètres>Champs de fournisseur>Champs supplémentaires. Pour plus d’informations, consultez la section sur les champs de fournisseur.
Comment activer la catégorisation en fonction des fournisseurs ?
Accédez à Paramètres > Champs de dépenses > Champs personnalisés. Pour les champs personnalisés, vous devez activer le bouton à bascule pour la catégorisation des dépenses en fonction des fournisseurs. Accédez ensuite à l’onglet Fournisseurs > Catégorisation des dépenses et consultez le champ prêt à être rempli avec les informations pour chaque fournisseur.
Pour plus d’informations :
Je ne souhaite pas que les fournisseurs pour lesquels nous effectuons des transactions par carte soient inclus dans notre liste de fournisseurs. Est-il possible les exclure ?
Oui, en utilisant un fournisseur « par défaut ».
Par exemple, un employé paie avec sa carte chez KFC mais vous préférez exclure KFC de la liste de vos fournisseurs. Pour cela, il vous suffira de sélectionner le fournisseur « par défaut » lorsque vous passerez en revue la dépense.
Si vous n’avez pas encore créé un fournisseur « par défaut », créez une entrée fournisseur Par défaut – Nourriture .
Si avez déjà créé un fournisseur « par défaut », il vous suffira de le sélectionner.
Ainsi, la prochaine fois qu’un employé paiera sur un terminal dans un restaurant KFC, le fournisseur sera automatiquement identifié comme Par défaut – Nourriture.
Pourquoi certains fournisseurs sont-ils archivés ?
Les fournisseurs de dépenses passées peuvent apparaître comme étant archivés (sous l’onglet Fournisseurs > Archivés) s’ils ne font pas actuellement partie de la liste ERP. C’est pour cela qu’ils n’ont pas d’ID Externe.
Veuillez noter que tous les fournisseurs actifs ont un ID externe, contrairement aux fournisseurs archivés qui n’en ont généralement pas. Si vous définissez un fournisseur comme étant inactif dans votre ERP, le fournisseur sera archivé dans Payhawk lors de la synchronisation quotidienne. Dans ce cas-là, vous aurez un fournisseur archivé disposant d’un ID externe.
Ce comportement s’explique par le fait que lors de la synchronisation quotidienne Payhawk analyse les données ERP et que si un fournisseur est présent dans l’ERP, celui-ci sera synchronisé comme étant actif. Cependant, si Payhawk reconnaît un fournisseur qui a été utilisé pour des dépenses passées mais qui n’est pas actuellement inclus dans l’ERP, Payhawk l’identifiera comme archivé afin que vous puissiez, le cas échéant, désarchiver ce fournisseur et le définir comme actif.
Est-il possible d’avoir plusieurs noms pour le même ID fiscal de fournisseur ?
Vous ne pouvez pas avoir des fournisseurs en double, ni avec le même nom de fournisseur ni avec le même ID de fournisseur.
Est-il possible d’avoir plusieurs numéros de TVA avec le même nom de fournisseur, par exemple avoir Amazon avec des numéros de TVA différents pour chaque pays ?
Vous ne pouvez pas avoir de noms de fournisseurs en double. Dans cet exemple spécifique, vous pouvez utiliser Amazon ES, Amazon DE, Amazon UK, etc. afin d’avoir des noms différents pour les différentes entités du fournisseur.
Que se passe-t-il si je ne suis pas connecté(e) à mon intégration ERP ?
Si vous avez importé des fournisseurs via une intégration ERP et que vous vous êtes ensuite déconnecté(e), les fournisseurs ne seront pas supprimés.