Door terugkerende uitgaven via de Payhawk-kaarten van medewerkers te laten lopen, verhoog je het gebruik van Payhawk, verdien je cashback, beheer je uitgaven efficiënter en verlaag je de kosten van je Payhawk-abonnement.
Waarom je terugkerende betalingen verplaatsen?
Door de terugkerende uitgaven van uw bedrijf over te zetten naar Payhawk-kaarten, kunt u profiteren van de volgende voordelen.
Voordeel | Wat het voor jou betekent |
Cashback op elke in aanmerking komende betaling | Zet elke terugkerende betaling om in cashback om je kosten te verlagen. |
Single source of truth | Alle terugkerende kosten staan in één dashboard, zodat je altijd weet wat wanneer wordt verlengd. |
Real-time controle | Pauzeer, blokkeer of verlaag limieten direct met geavanceerde kaartinstellingen. |
Automatische reconciliatie | Terugkerende abonnementskosten worden automatisch gecategoriseerd in Payhawk, dus geen losse facturen meer najagen. |
Verbeterde beveiliging | Gebruik eenmalige of toegewezen virtuele kaarten in plaats van één gedeelde zakelijke kaart. |
Voor je begint
Zorg ervoor dat je Beheerder of Boekhoudrechten hebt in Payhawk.
Maak intern afspraken over wie verantwoordelijk is voor het beheer van abonnementen. Meestal is dit het Procurement- of Finance-team.
Stap 1: Breng je bestaande terugkerende uitgaven in kaart
Begin met het oplijsten van alle terugkerende uitgaven die momenteel via bankoverschrijving of kaarten van andere aanbieders worden betaald. Denk aan SaaS, ERP-systemen, marketing, nutsvoorzieningen, enzovoort.
Beheer je deze abonnementen niet zelf?
Praat met Procurement – zij houden meestal het overzicht van contracten tussen afdelingen.
Bekijk je leverancierslijst (in je ERP of waar je leveranciers ook bijhoudt) en kijk of er bekende leveranciers zijn die je kunt overhevelen.
Stap 2: Bevestig dat de leverancier kaartbetalingen accepteert
Kijk in het facturatieportaal van de leverancier of Creditcard / Debetkaart als betaalmethode wordt aangeboden. In de onderstaande tabel vind je een overzicht van veelvoorkomende leveranciers die kaartbetalingen accepteren. Rechts zie je een link naar hun facturatieportaal.
Staat jouw leverancier er niet tussen? Stuur hen dan een e-mail of zoek het online op.
Deze lijst is niet volledig – jouw organisatie kan andere leveranciers hebben waarvan de betalingen ook in aanmerking komen voor cashback. Toch is dit een goed vertrekpunt.
Category | Vendor name | Card payment | Billing link |
IaaS | AWS | Yes | |
IaaS | Microsoft Azure | Yes | |
IaaS | Google Cloud Platform | Yes | |
PaaS | Heroku | Yes | |
IaaS | DigitalOcean | Yes | |
IaaS | Scaleway | Yes | |
IaaS | OVHcloud | Yes | |
IaaS | Hetzner | Yes | |
SaaS | Atlassian (Jira, etc.) | Yes | |
SaaS | Slack | Yes | |
SaaS | Zoom | Yes | |
SaaS | Microsoft 365 | Yes | |
SaaS | Google Workspace | Yes | |
SaaS | Dropbox | Yes | |
SaaS | Box | Yes | |
SaaS | GitHub | Yes | |
SaaS | GitLab | Yes | |
SaaS | Notion | Yes | |
SaaS | Figma | Yes | |
SaaS | Canva | Yes | |
SaaS | Asana | Yes | |
SaaS | Trello | Yes | |
SaaS | Miro | Yes | |
SaaS | ClickUp | Yes | |
SaaS | Monday.com | Yes | |
SaaS | HubSpot | Yes | |
SaaS | Salesforce | Yes | |
SaaS | Zoho Suite | Yes | |
ERP | SAP Business One | Yes (via partners) | |
ERP | Oracle NetSuite | Yes | |
ERP | Sage Business Cloud | Yes | |
ERP | Xero | Yes | |
ERP | QuickBooks Online | Yes | |
ERP | Exact Online | Yes | |
ERP | Odoo | Yes | |
Marketing | Meta Ads (Facebook) | Yes | |
Marketing | LinkedIn Ads | Yes | |
Marketing | TikTok Ads | Yes | |
Marketing | Mailchimp | Yes | |
Marketing | Brevo (Sendinblue) | Yes | |
Marketing | Mailjet | Yes | |
Marketing | ActiveCampaign | Yes | |
Marketing | GetResponse | Yes | |
Marketing | Klaviyo | Yes | |
Marketing | SEMrush | Yes | |
Marketing | Ahrefs | Yes | |
Marketing | Sistrix | Yes | |
Marketing | Ryte | Yes | |
Marketing | Seobility | Yes |
Stap 3: Stel uitgavenlimieten en controles in
Deze stap is optioneel, maar sterk aanbevolen.
Selecteer de gewenste kaart en ga naar Instellingen > Algemene instellingen > Uitgavenlimiet en herhaling > Maandelijks.
Stel een maandelijkse limiet in die net iets hoger ligt dan het abonnementsbedrag.
Optioneel kun je niet-relevante Merchant Category Codes (MCC’s) blokkeren of de kaart beperken tot die specifieke leverancier.
Klik op Opslaan.
Voor meer informatie:
Stap 4: Werk de betaalmethode bij bij elke leverancier
Log in op het facturatieportaal van de leverancier.
U kunt de tabel in stap 2 gebruiken met de meest voorkomende leveranciers die kaartbetalingen accepteren. De link in de tabel brengt u rechtstreeks naar het facturatieportaal van de gekozen leverancier.
Vervang de oude kaart- of bankgegevens met het Payhawk-kaartnummer, vervaldatum en CVC.
Stel de Payhawk-kaart in als standaard.
Noteer de volgende betalingsdatum.
Stap 5: Volg en optimaliseer abonnementen in Payhawk
Deze stap is optioneel.
Open Abonnementen om aanstaande verlengingen, pieken in uitgaven en ongebruikte licenties te zien.
Annuleer, pauzeer of verlaag limieten direct vanuit het dashboard.
Voor meer informatie:
Tot slot
Dat was het. Terugkerende zakelijke uitgaven zijn nu een stuk eenvoudiger te beheren. Als je de set-up hebt voltooid, verdien je nu cashback op elke transactie, terwijl je uitgaven in realtime kunt volgen en controleren – over teams en afdelingen heen.