Dit artikel geeft antwoord op een aantal van de meest gestelde vragen (FAQ) over aankopen in Payhawk.
Kunnen medewerkers het postvak bonnetjes en facturen in Payhawk gebruiken voor facturen die gerelateerd zijn aan aankopen?
Als er op een factuur een inkoopnummer is vermeld en deze factuur naar het postvak bonnetjes en facturen van Payhawk is gestuurd voor betaalde of onbetaalde uitgaven, dan haalt de Payhawk-OCR de gegevens op en koppelt de factuur automatisch aan de betreffende aankoop.
Als het inkoopnummer om wat voor reden dan ook niet kan worden ingelezen, dan moet je de factuur handmatig aan de aankoop koppelen.
Kunnen aanvragers aankopen ter goedkeuring indienen als de leverancier nog niet is geselecteerd?
Ja. Het beoogde proces in Payhawk is dat de leverancier moet worden aangemaakt en toegevoegd aan de inkoop voordat deze wordt goedgekeurd.
Kan een aanvrager een leverancier toewijzen die niet bestaat in Payhawk bij het aanmaken van een aankoop?
Nee. De leverancier moet eerst in het systeem worden aangemaakt via de Leveranciers-app door een Payhawk-beheerder. Wil je meer informatie over hoe je leveranciers kunt aanmaken? Lees dan het FAQ-artikel over leveranciers.
Kan het systeem het inkoopnummer voor de uitgave automatisch inlezen?
Ja. De OCR-feature van Payhawk haalt automatisch het PO-nummer op als dit op de geüploade factuur is vermeld.
Kunnen Payhawk-beheerders een aankoop verwijderen nadat deze is goedgekeurd?
De aanvrager van een aankoop, Payhawk-accountants en -beheerders kunnen deze handmatig sluiten. Zie voor meer informatie het artikel over aankopen sluiten.
Kunnen alleen Payhawk-beheerders niet-ingediende aankopen verwijderen?
Nee. Zie voor meer informatie het artikel over aankopen bewerken en verwijderen.
Kan Payhawk meerdere facturen matchen aan dezelfde aankoop?
Ja.
Kan Payhawk dezelfde factuur matchen aan meerdere aankopen?
Nee.
Ondersteunt Payhawk een drievoudige matching?
Ja. Zie voor meer informatie twee- en drievoudige matching bij Payhawk voorafgaand aan betaling.
Hoe kan ik als gebruiker instellen voor welke categorieën aankopen een ontvangstbewijs verplicht is?
Je kunt via het tabblad dashboard > instellingen > aankopen > ontvangstbewijs instellen voor welke categorieën een ontvangstbewijs verplicht is. Zie voor meer informatie het artikel over instellen bij welke uitgavencategorieën een ontvangstbewijs voor inkooporders verplicht is.
Kan Payhawk automatisch discrepanties detecteren?
Ja. Payhawk koppelt geüploade bonnetjes en facturen automatisch aan aankopen en geeft een melding als er hoeveeheden en/of prijzen afwijken. Zie voor meer informatie het artikel over discrepantiedrempels voor aankopen definiëren.
Hoe kan ik als gebruiker discrepantiedrempels en -workflows instellen?
Je kunt via het tabblad instellingen > aankopen> regels discrepantiedrempels instellen. Zie voor meer informatie het artikel over discrepantiedrempels voor aankopen definiëren.
Ook kun je via het veld instellingen> workflows > uitgaventypen > rekening aanpasbare goedkeuringsflows instellen voor als er discrepanties zijn. Zie voor meer informatie het artikel over workflows definiëren voor rekeningbetalingen bij aankopen.
Hoe kan ik als gebruiker definiëren wie aankopen kan indienen?
Je kunt als gebruiker via het tabblad instellingen> aankopen > algemeen instellen wie aankoopverzoeken kan indienen. Op dit moment biedt Payhawk de opties iedereen en accountants en beheerders.
Kan ik als gebruiker een aangepaste aankoopnummering en -voorvoegsel definiëren?
Ja. Je kunt de gegevens aanpassen via het veld instellingen > aankopen> algemeen > aanpassing.
Kan ik als gebruiker een centraal e-mailadres voor facturen instellen waar binnenkomende facturen naartoe worden gestuurd?
Ja. Je stelt het e-mailadres in via instellingen > aankopen > algemeen > aanpassing > e-mailadres centrale facturering. Zie voor meer informatie het artikel over de basisinstellingen voor aankopen configureren.
Kan een aankoop door meerdere mensen worden goedgekeurd?
Ja. Pas de goedkeuringsflow voor aankoopverzoeken aan via de app instellingen > workflows > inkooporders. Hier stel je een specifieke rol in, zoals een Payhawk-accountant of -beheerder; een persoon zoals een teammanager of beheerder van een aanpasbaar uitgavenveld. Ook selecteer je hier een op het bedrag gebaseerde aanpasbare goedkeuringsflow.
Wat zijn de verschillende aankoopstatussen?
Indienen - De aankoop is niet ingediend of is teruggestuurd naar de medewerker.
Beoordelen - De aankoop is ingediend maar niet beoordeeld of is ter beoordeling teruggestuurd.
Goedkeuren - De aankoop is beoordeeld maar nog niet goedgekeurd.
Ontvangen - De aankoop is goedgekeurd maar nog niet geheel ontvangen.
Factuur — Alle artikelen zijn ontvangen, maar de aankoop is nog niet gefactureerd.
Betalen — Alle artikelen zijn ontvangen en gefactureerd, maar een of meerdere facturen moet(en) nog betaald worden.
Sluiten — Alle artikelen zijn ontvangen en gefactureerd, maar de aankoop is nog niet gesloten.
Zie voor meer informatie de aankoopcyclus binnen Payhawk.
Kan ik als gebruiker een aankoop die al is goedgekeurd, archiveren of verwijderen?
Je kunt de aankoop niet verwijderen, maar wel sluiten als deze niet meer relevant is.
Kan Payhawk op basis van specifieke criteria rapporten voor aankopen genereren?
Ja. Ga om op basis van specifieke criteria aankopen te filteren naar de app inkooporders en selecteer de gewenste filters.
Pas bijvoorbeeld de filters ontvangen status en status facturatie toe om alle aankopen weer te geven die wel zijn ontvangen, maar nog niet gefactureerd. Vervolgens kun je de gefilterde lijst exporteren als Excelbestand door te klikken op de knop downloaden. Ook kun je een compleet Excelrapport downloaden van alle bedrijfsaankopen, waaronder de betreffende statussen.
Zijn aangemaakte inkooporders gekoppeld aan het ERP- of boekhoudsysteem van het bedrijf?
Nee.