In dit artikel vind je de antwoorden op een aantal van de meest gestelde vragen (FAQ) over aanvragen en inkooporders in Payhawk.
Kunnen medewerkers de Postvak bonnetjes en facturen in Payhawk gebruiken voor facturen in verband met aanvragen?
Wanneer op een factuur het nummer van de aanvraag vermeld staat en de factuur naar het Postvak bonnetjes en facturen gestuurd wordt voor betaald of onbetaalde onkosten, zal de optische tekenherkenning (OCR) van Payhawk de gegevens ophalen en de factuur automatisch koppelen aan de betreffende aanvraag.
Als het nummer van de aanvraag om de een of andere reden niet kan worden gelezen, moet je de factuur handmatig koppelen aan de aanvraag.
Kunnen aanvragers verzoeken om goedkeuring indienen als de leverancier niet is geselecteerd?
Ja. Het beoogde proces in Payhawk is dat de leverancier moet worden aangemaakt en toegevoegd aan de aanvraag, voordat het wordt goedgekeurd.
Kan een aanvrager een leverancier toewijzen die niet in Payhawk zit wanneer deze een aanvraag aanmaakt?
Nee. De leverancier moet eerst door een Payhawk Beheerder in het systeem worden aangemaakt via de app leverancier. Meer informatie over de manieren om leveranciers aan te maken, vind je in het artikel veelgestelde vragen over leveranciers.
Kan de aanvraag-ID voor de uitgave automatisch door het systeem worden geëxtraheerd?
Ja. De optische tekenherkenning (OCR) van Payhawk leest automatisch het ID- en/of PO-nummer uit de geüploade factuur.
Kunnen Payhawk Beheerders een aanvraag verwijderen nadat deze is goedgekeurd?
Aanvragen kunnen handmatig worden gesloten door de aanvrager of door Payhawk Accountants en Beheerders. Zie voor meer informatie het artikel over aanvragen sluiten.
Moeten de medewerkers die niet-ingediende aanvragen kunnen verwijderen Payhawk Beheerders zijn?
Nee. Zie voor meer informatie het artikel over aanvragen bewerken en verwijderen.
Kan Payhawk meerdere facturen koppelen aan één aanvraag?
Ja.
Kan Payhawk één factuur koppelen aan meerdere aanvragen?
Nee. Als één factuur betrekking heeft op twee afzonderlijke aanvragen, moet je deze twee keer uploaden, en elk exemplaar koppelen aan de juiste aanvraag en aangeven om welke items het gaat.
Ondersteunt Payhawk een matchingsproces tussen drie documenten?
Ja. Meer informatie vind je in het gedeelte over matchingsproces tussen twee of drie documenten bij Payhawk vóór betaling.
Hoe kunnen gebruikers instellen voor welke categorieën aanvragen een ontvangstbevestiging nodig is?
Klanten kunnen de categorieën selecteren waarvoor een ontvangstbewijs nodig is op het tabblad instellingen > aanvragen > ontvangstbewijs. Meer informatie vind je in het artikel over het instellen van de onkostencategorieën waarvoor voor aanvragen een ontvangstbewijs nodig is.
Kan Payhawk automatisch afwijkingen opsporen?
Ja. Payhawk vergelijkt geüploade ontvangstbewijzen en facturen automatisch met aanvragen en geeft een melding als de hoeveelheid en/of prijs niet overeenkomen. Meer informatie vind je in het artikel over het definiëren van afwijkingsdrempels voor aanvragen.
Hoe kunnen gebruikers afwijkingsdrempels en workflows definiëren?
Je kunt afwijkingsdrempels instellen op het tabblad instellingen > aanvragen > regels. Meer informatie vind je in het artikel over het definiëren van afwijkingsdrempels voor aanvragen.
Ook kun je via het veld instellingen> workflows > uitgaventypen > typen onkosten aanpasbare goedkeuringsflows instellen voor als er afwijkingen zijn. Meer informatie vind je in het artikel over workflows definiëren voor factuurbetalingen met aanvragen.
Hoe kunnen gebruikers definiëren wie inkooporders mag indienen?
Gebruikers kunnen instellen wie aanvragen mag indienen via instellingen > aanvragen > inkooporders.
Kunnen gebruikers een nummering en voorvoegsel voor aangepaste aanvragen definiëren voor inkooporders?
Ja. Je kunt de gegevens aanpassen vanuit instellingen > aanvragen > inkooporders > aanpassingen.
Kunnen gebruikers een centraal factuuradres instellen voor inkooporders waar de inkomende facturen naartoe worden gestuurd?
Ja. Je kunt het e-mailadres instellen in het veld instellingen > aanvragen > algemeen > aanpassingen > E-mailadres centrale facturering. Meer informatie vind je in het artikel over configureren van de basisinstellingen voor aanvragen.
Kan een aanvraag door meerdere mensen worden goedgekeurd?
Ja. Je kunt de goedkeuringsworkflows voor aanvragen aanpassen vanuit de app instellingen > workflows > aanvragen. Daar kun je een specifieke rol instellen, zoals een Payhawk Accountant of Beheerder; een persoon, zoals een Teammanager of een Beheerder van een aangepast onkostenveld, of selecteer een op bedragen gebaseerde aangepaste goedkeuringsworkflow.
Wat zijn de stappen van de levenscyclus van een aanvraag?
Indienen - De aanvraag is niet ingediend of is teruggestuurd naar de medewerker.
Beoordelen - De aanvraag is ingediend maar niet beoordeeld of is ter beoordeling teruggestuurd.
Goedkeuren - De aanvraag is beoordeeld maar nog niet goedgekeurd.
Ontvangen - De aanvraag is goedgekeurd maar niet volledig ontvangen.
Factuur - Alle items zijn in hun volledigheid ontvangen, maar de aanvraag is nog niet gefactureerd.
Betalen - Alle items zijn in hun volledigheid ontvangen en gefactureerd, maar een of meerdere facturen zijn nog niet betaald.
Sluiten - Alle items zijn ontvangen en gefactureerd, maar de aanvraag is nog niet gesloten.
Zie voor alle details de levenscyclus van aanvragen bij Payhawk.
Kunnen gebruikers een aanvraag die al is goedgekeurd, archiveren of verwijderen?
Je kunt de aanvraag niet verwijderen, maar je kunt hem sluiten als deze niet meer nodig is.
Kan Payhawk rapporten genereren voor aanvragen op basis van specifieke criteria?
Ja. Om aavragen te filteren op basis van specifieke criteria, ga je naar de app aanvragen en selecteer je de gewenste filters.
Zijn de aangemaakte aanvragen gekoppeld aan de ERP- of boekhoudsoftware van het bedrijf?
Nee.
Kan een aanvraag worden heropend nadat deze is gesloten?
Ja, een aanvraag kan heropend worden door iedereen die ook toestemming heeft om deze te sluiten. Dit geldt voor alle gebruikers die de aanvraag in Payhawk kunnen bekijken: de eigenaar en beoordelaar van de aanvraag, de teammanager van de eigenaar van de aanvraag, en Payhawk Accountants en Beheerders binnen je bedrijf.