In Payhawk können Sie Ihre Ausgaben und Zahlungen automatisch oder manuell exportieren oder herunterladen.
Automatischer Export (Live-ERP-Integration)
Wenn Sie eine Live-ERP-Integration in Payhawk verwenden, wie beispielsweise AOracle NetSuite oder Sage Intacct, werden Ihre Ausgaben und Zahlungen automatisch in die Buchhaltungssoftware exportiert, sofern die beiden Systeme miteinander verbunden sind. Die Verbindung zum ERP-System erfolgt über „Einstellungen“ > „Integrationen“ und kann von einem Payhawk-Administrator in Ihrem Unternehmen vorgenommen werden.
Weitere Informationen darüber, welche ERP-Systeme Payhawk unterstützt, finden Sie in den Hilfeartikeln zu Live-Integrationen.
In Bezug auf den Export bedeutet eine Live-Integration zwischen Payhawk und Ihrer ERP-Software (Buchhaltung) Folgendes:
Ausgaben werden automatisch aus Payhawk in das ERP-System exportiert, sobald sie in Payhawk von einer autorisierten Person in Ihrem Unternehmen bewertet wurden. Siehe beispielsweise Übersicht über gemeinsam genutzte Daten mit Oracle NetSuite und Exportieren von Ausgaben und Zahlungen nach Oracle NetSuite.
Basierend auf den Exportstatus Exportiert, Nicht exportiert, und Fehlgeschlagen können Sie in der Ausgaben app können Sie die Exportfilter Exportiert, Nicht exportiert, und Fehlgeschlagen auf Ihre Ausgaben anwenden und sie mit anderen Filtern kombinieren.
Die Zahlungsinformationen für eine Ausgabe werden erst aus Payhawk in das ERP-System exportiert, nachdem die Ausgabe überprüft und die Transaktion abgerechnet wurde.
Das Exportereignis zwischen den beiden Systemen kann über die Ausgaben-App im Audit-Protokoll Verlauf anzeigen der Ausgabe eingesehen werden.
Die detaillierten Exportdaten für die Ausgabe können in der Ausgaben-App im Exportieren-Bereich dieser Ausgabe eingesehen werden.
Manueller Dateiexport (für Buchhaltungszwecke)
Wenn Sie keine Live-ERP-Integration verwenden, können Sie Ausgabendatenberichte bei Bedarf manuell erstellen. Für den Dateiexport können entweder die Standardvorlagen oder anpassbare Buchhaltungsvorlagen verwendet werden.
Ob Standard- oder benutzerdefinierte Dateiexporte für Sie zur Verfügung stehen, wird von einem Payhawk-Administrator in Ihrem Unternehmen unter Einstellungen > Exporte im Payhawk-Webportal festgelegt.
Sie können Standard- und benutzerdefinierte Vorlagenexporte bei Bedarf über die Export-App generieren.
Wenn Sie Ihre Ausgaben und Zahlungen manuell über die Dateiexportoption exportieren, beachten Sie bitte Folgendes:
Die Dateiexport-Option ist für Buchhaltungszwecke gedacht (nicht für Berichtszwecke).
Die Generierung eines PDF-Kontoauszugs ändert nichts am Exportstatus einer Ausgabe oder Zahlung.
Ausgaben können auf Abruf exportiert werden; das geht über die Exportieren-App. Es sind verschiedene Dateiformate verfügbar.
Der Dateiexport enthält die Ausgaben- und Zahlungsdaten für den ausgewählten Zeitraum, unabhängig davon, ob die Zahlung abgerechnet wurde oder nicht.
Die Aktualisierung des Exportstatus einer Ausgabe oder einer Zahlung auf Exportiert passiert erst nach der Erstellung der Exportdatei über die Exportieren-App.
Basierend auf dem Exportstatus können Sie die Exportfilter Nicht exportiert, Exportiert oder Fehlgeschlagen auf Ausgaben und Zahlungen anwenden.
Standard-Dateiexporte
Die Standarddateiexporte in Payhawk sind mit „(veraltet)“ gekennzeichnet, da sie die erste Version der Exportgenerator-Engine von Payhawk verwenden. Sie können von einem Payhawk-Administrator unter „Einstellungen“ > „Exporte“ archiviert oder gelöscht werden.
Wenn für Ihr Unternehmen auch ein Co₂-Emissionsbericht aktiviert wurde, können Sie auch einen Bericht über die Co₂-Emissionen exportieren.
Bei Verwendung des Standard-Dateiexports können Sie die Ausgaben- und Zahlungsdaten Ihres Unternehmens in den folgenden Formaten exportieren:
Excel
CSV mit Dokumentenbilder
CSV ohne Dokumentenbilder
In den Standard-Excel- und CSV-Exporten enthaltene Daten
Die Excel- und CSV-Berichte zu Ausgaben auf Abruf enthalten die folgenden Daten:
Kontoauszug: Der Saldo all Ihrer Payhawk-Konten mit den relevanten End- und reservierten Salden.
Zahlungen: Alle Ausgaben, die über Payhawk bezahlt wurden. Die exportierten Daten sind geordnet nach dem Abrechnungsdatum, der Transaktions-ID, der Transaktionsbeschreibung, dem gezahlten Betrag, dem Namen und der Umsatzsteuernummer des Lieferanten, dem Dokumentendatum, der Dokumentennummer, der Steuer und dem Gesamtbetrag und so weiter.
Unbezahlte Ausgaben: Die in Payhawk für den ausgewählten Zeitraum erstellten Ausgaben, beispielsweise Lieferantenname und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Dokumentdatum, Dokumentnummer, Steuer und Gesamtbetrag, Zahlungsreferenz, Zahlungsquelle usw.
Externe Zahlungen: Alle Ausgaben, die als bezahlt markiert wurden, jedoch durch ein externes System, zum Beispiel Name und Umsatzsteuernummer des Lieferanten, Dokumentendatum, Dokumentennummer, Steuer und Gesamtbetrag und so weiter.
Einzahlungen: Alle eingehenden Kontoüberweisungen, die Sie erhalten haben.
Benutzerdefinierte Felder und Werte in Standard-Excel- und CSV-Exporten berücksichtigen
Um den Export Ihrer Daten in Excel und CSV zu vereinfachen, entfernt Payhawk automatisch alle Spalten mit leeren benutzerdefinierten Feldwerten, da davon ausgegangen wird, dass Sie diese nicht benötigen.
Ein Beispiel: Angenommen, Sie erstellen ein benutzerdefiniertes Feld Projekt und verwenden es in 10 Ausgaben. Anschließend erstellen Sie ein neues benutzerdefiniertes Feld mit dem Namen NEUESProjekt und löschen das alte benutzerdefinierte Feld Projekt.
Wenn Sie einen Export ins CSV- oder XLSX-Format vornehmen, passiert Folgendes:
Die heruntergeladene Datei enthält alle Werte (falls vorhanden), die aus den beiden benutzerdefinierten Feldern für die Ausgaben ausgewählt wurden.
Wenn die Ausgabenauswahl keine Werte aus dem benutzerdefinierten Feld Projekt enthält, werden die Spalten beim Herunterladen automatisch entfernt.
Benutzerdefinierte Dateiexporte
Die benutzerdefinierten Dateiexporte verwenden die benutzerdefinierte Vorlagen-Engine von Payhawk. Sie werden auf Basis der Payhawk-Buchhaltungsvorlagen generiert, deren Tabellen, Dateien, Zellen und Filter so angepasst werden können, dass die Daten entsprechend den Anforderungen Ihres Unternehmens und Ihrer Buchhaltungssoftware exportiert werden. Die Buchhaltungsvorlagen können Ihrem Konto hinzugefügt und von einem Payhawk-Administrator in Ihrem Unternehmen unter „Einstellungen“ > „Exporte“ weiter angepasst werden. Weitere Informationen finden Sie in den Artikeln über die Buchhaltungsvorlagen und die unterstützten Konfigurationsoptionen.
Bei Verwendung des benutzerdefinierten Dateiexports können Sie die Ausgaben- und Zahlungsdaten Ihres Unternehmens in den folgenden Formaten exportieren:
Excel
CSV mit Dokumentenbilder
CSV ohne Dokumentenbilder
In benutzerdefinierten Dateiexporten enthaltene Daten
Der auf Abruf verfügbare Excel- und CSV-basierte Export mit benutzerdefinierten Buchhaltungsvorlagen enthält die folgenden Daten:
Ausgaben: Alle Ausgaben, die entweder von Ihrem Payhawk-Konto oder dem externen ERP-System bzw. der Buchhaltungssoftware bezahlt werden.
Zahlungen: Alle über Ihr Payhawk-Konto ausgeführten Karten- und Rechnungszahlungen sind enthalten.
Einzahlungen: Beinhaltet alle eingehenden Banküberweisungen auf Ihr Payhawk-Konto.
Ausgaben und Zahlungen herunterladen (für Berichtszwecke)
Sie können Ihre Ausgaben und Zahlungen auch über die App Ausgaben herunterladen. Weitere Informationen finden Sie in dem Artikel Herunterladen von Ausgaben und Zahlungen.
Wenn Sie Ihre Ausgaben und Zahlungen herunterladen, beachten Sie bitte Folgendes:
Das Herunterladen von Ausgaben und Zahlungen dient der Berichterstattung (nicht der Buchhaltung) und überschreibt daher nicht den Exportstatus von Ausgaben und Zahlungen.
Die Datei wird Ausgaben und Zahlungen enthalten, die anhand der speziellen Parameter gefiltert wurden, die Sie vor dem Download angewendet haben.
Payhawk verfolgt die Ausgaben-Downloads nicht im Anzeigeverlauf-Audit-Protokoll dieser Ausgabe.
Hinweis zu Exportfiltern
Wenn die Filter „Exportiert“ und „Fehlgeschlagen“ angewendet werden, umfassen die Ergebnisse Ausgaben, die jemals exportiert wurden oder deren Export jemals fehlgeschlagen ist, und entsprechen möglicherweise nicht dem tatsächlichen aktuellen Exportstatus der gefilterten Ausgaben.
Dieses Verhalten der Exportstatusfilter ist eine Einschränkung und wird geändert, um den letzten Exportstatus einer Ausgabe anzuzeigen, wenn die Exportfilter Exportiert und Fehlgeschlagen angewendet werden.