En Payhawk, puedes exportar tus gastos y pagos de forma automática o manual, o bien descargarlos.
Exportación automática (integración ERP en tiempo real)
Si usas una integración ERP en tiempo real en Payhawk, como Oracle NetSuite o Sage Intacct, tus gastos y pagos se exportarán automáticamente al software de contabilidad siempre que ambos sistemas estén conectados. La conexión con el sistema ERP se realiza desde Configuración > Integraciones y puede hacerla un administrador de Payhawk en tu empresa.
Para más información sobre los sistemas ERP compatibles con Payhawk, consulta los artículos de ayuda sobre integraciones en tiempo real.
En cuanto a la exportación, contar con una integración en tiempo real entre Payhawk y tu software ERP (contabilidad) significa que:
Los gastos se exportarán automáticamente desde Payhawk al sistema ERP una vez que hayan sido revisados en Payhawk por una persona autorizada de tu empresa. Por ejemplo, consulta el resumen de datos compartidos con Oracle NetSuite y la exportación de gastos y pagos a Oracle NetSuite.
Basándote en los estados de exportación Exportado,No exportado, y Fallido, en la aplicación Gastos, puedes aplicar los filtros de exportación Exportado,No exportado, y Fallido a tus gastos y combinarlos con otros filtros.
La información de pago de un gasto se exporta desde Payhawk al sistema ERP únicamente después de que el gasto se haya revisado y la transacción se haya liquidado.
El evento de exportación entre ambos sistemas se puede consultar desde la aplicación Gastos, dentro del registro de auditoría en Ver historial del gasto.
El detalle con los datos de exportación del gasto se puede consultar desde la aplicación Gastos en la sección Exportar de ese gasto.
Exportación manual de archivos (para fines de contabilidad)
Si no usas una integración ERP en tiempo real, puedes generar manualmente informes de gastos bajo demanda. Las exportaciones de archivos se pueden hacer utilizando las plantillas de contabilidad predeterminadas o personalizadas.
Un administrador de Payhawk en tu empresa decide qué exportaciones de archivos, predeterminadas o personalizadas, están disponibles para ti desde Configuración > Exportaciones en el portal web de Payhawk.
Puedes generar exportaciones con plantillas predeterminadas y personalizadas bajo demanda desde la aplicación Exportar.
Al exportar manualmente tus gastos y pagos mediante la opción de exportación de archivos, ten en cuenta lo siguiente:
La opción de exportación de archivos está diseñada para fines de contabilidad (no para informes).
La generación de un estado de cuenta en PDF no cambia el estado de exportación de un gasto o pago.
Los gastos se pueden exportar bajo demanda desde la aplicación Exportar y en cualquiera de los formatos de archivo disponibles.
La exportación del archivo contiene los datos de los gastos y pagos del período seleccionado independientemente de si el pago se ha liquidado o no.
La actualización del estado de exportación de un gasto o un pago a Exportado se producirá únicamente al generar el archivo de exportación desde la aplicación Exportar.
En función del estado de exportación, puedes aplicar los filtros de exportación No exportado, Exportado o Fallido a los gastos y pagos.
Exportación de archivos predeterminada
Las exportaciones de archivos predeterminadas en Payhawk se etiquetan como (legacy) porque utilizan la primera versión del motor generador de exportaciones de Payhawk. Un administrador de Payhawk puede archivarlas o eliminarlas desde Configuración > Exportaciones.
Si además has activado para tu empresa el Informe de emisiones de carbono, también puedes exportar un informe de emisiones de carbono.
Al usar la exportación de archivos predeterminada, puedes exportar los datos de gastos y pagos de tu empresa en los siguientes formatos:
Excel
CSV con imágenes de documentos
CSV sin imágenes de documentos
Datos incluidos en las exportaciones predeterminadas en Excel y CSV
Los informes de gastos bajo demanda en Excel y CSV incluyen los siguientes datos:
Estado de cuenta: el saldo de todas tus cuentas de Payhawk con sus correspondientes saldos finales y reservados.
Pagos: todos los gastos que se han pagado a través de Payhawk. Los datos exportados se ordenan por fecha de liquidación, ID de la transacción, descripción de la transacción, importe pagado, nombre del proveedor y número de IVA, fecha del documento, número de documento, impuestos y el importe total, etc.
Gastos no pagados: los gastos que se han creado en Payhawk para el período seleccionado, por ejemplo, nombre del proveedor y número de IVA, fecha del documento, número de documento, impuestos e importe total, referencia de pago, fuente de pago, etc.
Pagos externos: todos los gastos que se han marcado como pagados pero a través de un sistema externo, por ejemplo, nombre del proveedor y número de IVA, fecha del documento, número de documento, impuestos e importe total, etc.
Depósitos: todas las transferencias entrantes que has recibido en la cuenta.
Campos y valores personalizados incluidos en las exportaciones predeterminadas en Excel y CSV
Para mayor simplicidad, al exportar tus datos en Excel y CSV, Payhawk elimina de forma automática las columnas que contienen valores de campos personalizados vacíos suponiendo que no los necesitarás.
Por ejemplo, supongamos que creas un campo personalizado Proyecto y lo utilizas en 10 gastos. A continuación, creas un nuevo campo personalizado con el nombre NUEVOProyecto y eliminas el antiguo campo personalizado Proyecto.
Cuando realices una exportación en formatos CSV o XLSX:
El archivo descargado mostrará los valores (si los hubiera) que se hayan seleccionado en ambos campos personalizados de los gastos.
Si la selección de los gastos no contiene ningún valor del campo personalizado Proyecto, las columnas se eliminarán de forma automática durante la descarga.
Exportación de archivos personalizada
Las exportaciones de archivos personalizadas utilizan el motor del generador de plantillas personalizadas de Payhawk. Se generan a partir de plantillas de contabilidad de Payhawk, cuyas hojas, archivos, celdas y filtros se pueden adaptar para exportar los datos según las necesidades de tu empresa y de tu software de contabilidad. Un administrador de Payhawk en tu empresa puede añadir y personalizar las plantillas de contabilidad en tu cuenta desde Configuración > Exportaciones . Para más información, consulta los artículos sobre las plantillas de contabilidad y sus opciones de configuración compatibles.
Al usar la exportación de archivos personalizada, puedes exportar los datos de gastos y pagos de tu empresa en los siguientes formatos:
Excel
CSV con imágenes de documentos
CSV sin imágenes de documentos
Datos incluidos en las exportaciones de archivos personalizadas
La exportación bajo demanda en Excel y CSV con plantillas de contabilidad personalizadas incluye los siguientes datos:
Gastos: incluye todos los gastos que se pagan desde tu cuenta de Payhawk o desde el sistema ERP externo o software de contabilidad.
Pagos: incluye todos los pagos con tarjeta y de facturas realizados a través de tu cuenta de Payhawk.
Depósitos: incluye todas las transferencias bancarias entrantes en tu cuenta de Payhawk.
Descarga de gastos y pagos (para fines de informes)
También puedes descargar tus gastos y pagos desde la aplicación Gastos. Para más información, consulta el artículo sobre descarga de gastos y pagos.
Al descargar tus gastos y pagos, ten en cuenta lo siguiente:
La descarga de gastos y pagos está destinada a fines de informes (no para contabilidad) y, por lo tanto, no sobrescribe el estado de exportación de gastos y pagos.
El archivo incluirá gastos y pagos filtrados por determinados parámetros que hayas aplicado antes de la descarga.
Payhawk no realiza un seguimiento de las descargas de gastos en el registro de auditoría Ver historial de ese gasto.
Nota sobre los filtros de exportación
Cuando se aplican los filtros Exportado y Fallido, los resultados incluirán gastos que en algún momento se hayan exportado o cuya exportación haya fallado, y puede que no correspondan con el estado de exportación más reciente de los gastos filtrados.
Este comportamiento de los filtros de estado de exportación es una limitación y se modificará para mostrar el estado de exportación más reciente de un gasto cuando se apliquen los filtros de exportación Exportado y Fallido.
Recursos útiles