Naarmate bedrijven meer AI-tools gaan gebruiken, wordt het moeilijker om de kosten en inzichtelijkheid te beheren. Payhawk biedt daarbij een helpende hand door het eenvoudig te maken AI-tools uit te proberen met bedrijfskaarten, terwijl je zicht houdt op je abonnementen en het overzicht behoudt. Betalingen worden direct gesynchroniseerd met je ERP, waardoor de onkosten efficiënter worden beheerd en de financiële afdeling zich kan richten op beslissingen met een hogere impact.
In dit artikel worden praktische voorbeelden gegeven aan de hand waarvan je AI-groei kunt ondersteunen en tegelijkertijd volledige zichtbaarheid en controle over je onkosten kunt behouden.
Kaarten: Handige tips voor AI-uitgaven
Er zijn twee primaire strategieën voor het beheren van AI-gerelateerde onkosten met Payhawk-kaarten: één voor hoogwaardige abonnementen en één voor experimenteren en testen.
Hoogwaardige abonnementen
Hieronder vallen doorlopende abonnementen op premium AI-diensten zoals OpenAI, Microsoft Copilot, Anthropic en andere. Volg deze stappen om ze efficiënt en veilig te beheren in Payhawk:
Maak een virtuele kaart aan. Navigeer in het Payhawk-portaal naar kaarten en geef een nieuwe virtuele kaart uit.
Toewijzen aan de eigenaar van de tool. Wijs de kaart toe aan de betreffende betrokkene, zoals het hoofd Gegevens of de Marketing Lead.
Maandelijkse bestedingslimiet instellen. Definieer een hoge maandelijkse limiet die de verwachte abonnements- of gebruikskosten dekt.
Toepassen gebruiksbeperkingen. Onder instellingen > geavanceerde controles van de kaart, kies je beperk de kaart zodat deze alleen gebruikt kan worden met de specifieke AI-aanbieder.
Resultaat:
Zelfs met een hogere bestedingslimiet blijft de kaart veilig en kan deze niet worden gebruikt voor ongeautoriseerde of niet-gerelateerde uitgaven.
Experimenten en tests
Voor teams die nieuwe AI-tools of -diensten uitproberen, kun je de onkosten beheersen en risico's zo beperken in Payhawk:
Kaarten aanvragen of uitgeven. Medewerkers kunnen kaarten aanvragen via de goedkeuringsworkflow. Payhawk-beheerders kunnen ze ook direct uitgeven.
Maak een kaart aan voor eenmalig gebruik of een bepaalde tijd.
Kaart voor eenmalig gebruik - Geldig voor een eenmalige aanmelding bij wijze van proef, waardoor wordt voorkomen dat je in de toekomst moet betalen.
Tijdlijke kaart - Stel een vervaldatum in via API (bijvoorbeeld 14 of 30 dagen), waarna de kaart automatisch wordt gedeactiveerd.
Moedig veilig experimenteren aan. Bevorder het gebruik van deze kaarten voor het testen van nieuwe AI-tools zonder langetermijnverplichtingen.
Resultaat:
Teams kunnen de functies van nieuwe AI-oplossingen veilig verkennen zonder het risico van lopende kosten, verborgen kosten of vendor lock-in.
Uitgavenbeleid: Handige tips voor AI-uitgaven
Gebruiksregels in Payhawk geven je precieze controle over welke AI-tools jouw teams kunnen gebruiken. Door gebruik te maken van geavanceerde controles kunnen Payhawk beheerders regels configureren die een van de volgende resultaten opleveren:
Alleen goedgekeurde leveranciers. Beperk de uitgaven tot betrouwbare leveranciers zoals OpenAI, Microsoft of Anthropic, en zorg ervoor dat geld uitsluitend worden gebruikt voor doorgelichte tools van gerenommeerde ontwikkelaars.
Blokkeer specifieke leveranciers. Beperk uitgaven aan niet-goedgekeurde, consumentengrade of dubbele AI-tools om schaduw-IT en ongeautoriseerde toepassing van tools te helpen voorkomen.
Resultaat:
Elke kaart werkt binnen duidelijk gedefinieerde regels. Teams krijgen toegang tot de tools die ze nodig hebben, terwijl de afdeling Financiën het overzicht behoudt en gefragmenteerde AI-uitgaven met een hoog risico vermijdt.
Onkostenvelden: Handige tips voor AI-uitgaven
Hoewel de meeste bedrijven AI-uitgaven bijhouden per leverancier, mist deze methode vaak het detailniveau dat nodig is om de ROI nauwkeurig te meten. Met de mogelijkheden voor onkostenvelden van Payhawk kun je AI-gerelateerde uitgaven gerichter categoriseren en analyseren.
Optie 1: AI-categorie of kostenvelden G/L rekening
Maak een speciale categorie AI-uitgaven aan binnen je bestaande Tech/IT-rekeningstelsel.
Wijs alle AI-gerelateerde uitgaven toe aan deze categorie en zorg ervoor dat ze correct in kaart worden gebracht in je ERP- of boekhoudsysteem.
Resultaat:
Financiële teams krijgen duidelijk inzicht in AI-uitgaven op grootboekniveau en kunnen op basis daarvan nauwkeurigere rapportages en ROI-analyses maken.
Optie 2: Aangepaste onkostenvelden
Stel een aangepast veld in genaamd AI-uitgaven met de mogelijkheid Ja of Nee in te schakelen of te selecteren.
Medewerkers selecteren dit veld wanneer ze onkosten indienen die verband houden met AI-tools of -diensten.
Maak het veld voorwaardelijk, zodat het alleen verschijnt als de onkostencategorie Tech/IT is.
Resultaat:
Biedt een flexibele en niet-verstorende manier om AI-uitgaven bij te houden zonder je rekeningstelsel aan te passen.
Goedkeuringsworkflows: Handige tips voor AI-uitgaven
Goedkeuringsworkflows in Payhawk helpen je het juiste evenwicht te vinden tussen snelheid en controle, zodat teams de werking en functies van AI-tools kunnen verkennen terwijl ze het volledige overzicht houden.
Workflow voor kaartaanvragen
Gebruik de workflow kaartaanvragen als centraal controlepunt voor AI-tests. Hier lees je hoe je deze effectief kunt configureren:
Instellen op kaarten voor eenmalig gebruik. Voorkom doorlopende kosten door kaarten uit te geven die na één transactie verlopen. Dit is ideaal voor gratis uitproberen of kortdurende evaluaties.
Belangrijke goedkeurders toevoegen. Neem je Procurement Lead of Tech Manager op als goedkeurder om dubbele of onnodige inschrijvingen te voorkomen.
Vermelding tool verplichten. Maak het verplicht voor gebruikers om de AI-tool te specificeren in het verzoek, zodat Financiën en IT vanaf het begin inzicht hebben.
Resultaat:
Teams kunnen snel experimenteren met AI-tools, terwijl Procurement en Tech de controle behouden en de uitgaven binnen de perken houden.
Goedkeuringsworkflow voor uitgaven
Als je een aangepast veld AI-uitgaven gebruikt (zie het gedeelte over uitgavenvelden), kun je je goedkeuringsproces verbeteren met extra toezicht:
Een AI-goedkeuringsstap toevoegen. Stuur automatisch alle uitgaven die zijn gemarkeerd als AI-uitgaven door naar een aangewezen beslissingsbevoegde, zoals het hoofd Gegevens, de CTO of Innovation Lead.
Zorg voor strategische afstemming. In deze stap wordt elke AI-gerelateerde uitgave beoordeeld en goedgekeurd door iemand die binnen je bedrijf verantwoordelijk is voor de AI-strategie.
Resultaat:
Alle AI-uitgaven worden gevalideerd door de juiste belanghebbenden, waardoor je organisatie op één lijn blijft, verspilling wordt voorkomen en de ROI wordt gemaximaliseerd.
Abonnementen: Handige tips voor AI-uitgaven
Zodra je eerste AI-gerelateerde uitgaven zijn verwerkt via Payhawk-kaarten, is het belangrijk om ze te markeren als abonnementen. Zo kun je ze op één plek inzien en slimmere uitgavenoptimalisatie mogelijk maken.
Zo stel je dat in:
Navigeer in het Payhawk-webportaal naar onkosten > aanmerken als abonnement voor terugkerende AI-kosten, zoals OpenAI-credits of Microsoft Copilot.
Wijs het abonnement toe aan de juiste leverancier. Dit zorgt ervoor dat alle terugkerende kosten van dezelfde leverancier worden gegroepeerd en samen worden bijgehouden.
Gebruik de app aanmeldingen om de volgende gegevens te controleren:
Huidige AI-uitgaven per aanbieder
Uitgaventrends in de loop der tijd, inclusief pieken of afwijkingen
Gebruikspatronen voor kredietgebaseerde tools, zoals het gebruik van tokens
Resultaat:
Je krijgt een gecentraliseerd, realtime overzicht van AI-kosten bij verschillende leveranciers, je identificeert optimalisatiekansen en bouwt na verloop van tijd aan een efficiëntere, datagestuurde AI-uitgavenstrategie.
Budgetten: Handige tips voor AI-uitgaven
Budgets in Payhawk helpen je om duidelijk eigenaarschap toe te wijzen, AI-gerelateerde uitgaven in real time te volgen en ervoor te zorgen dat uitgaven in lijn blijven met bedrijfsdoelen. Zo stel je het als volgt in:
Navigeer naar het Payhawk-webportaal. Ga naar budgetten en maak een nieuw budget.
Maak speciale AI-budgetten. Structureer budgetten per team (bijvoorbeeld Marketing AI of IT AI), project (bijvoorbeeld Sales Enablement AI of Data Analytics AI) of categorie, afhankelijk van hoe je organisatie AI-initiatieven beheert.
Relevante uitgaven toewijzen. Koppel AI-gerelateerde uitgaven aan het juiste budget, zodat uitgaven automatisch worden bijgehouden en gecategoriseerd.
Bijhouden en in real time aanpassen. Volg de uitgaven ten opzichte van je budget voortdurend. Als het gebruik toeneemt of pieken vertoont, kun je snel je limieten aanpassen of geld opnieuw toewijzen, direct via de app kaarte.
Resultaat:
AI-uitgaven zijn duidelijk eigendom van en worden gevolgd door het team of het project, de ROI kan eenvoudiger worden gemeten en Financiën voorkomt overbesteding door inzicht in en toezicht op budgetten in real time.
Hulp bij het configureren van Payhawk voor AI-uitgaven
Voor meer praktische ondersteuning bij het configureren van Payhawk voor AI-uitgaven kun je een afspraak maken met je implementatiemanager voor persoonlijke begeleiding. Je kunt ook de chatfunctie in het platform gebruiken om snel contact op te nemen met de Payhawk-support.