Bienvenue !
Nous sommes ravis de vous accueillir et espérons vous rendre la vie plus facile grâce à la plateforme Payhawk !
L’équipe Customer Success de Payhawk est disponible pour vous guider tout au long de votre inscription, vous pouvez les contacter du lundi au vendredi de 8h à 18h via le chat.
Retrouvez les réponses aux questions les plus fréquentes sur notre centre d'aide.
Audience
Ce guide est à destination des salariés qui effectuent des dépenses d’entreprise, qui utilisent les cartes d’entreprise Payhawk, qui seront amenés à télécharger leurs notes de frais, mais aussi à soumettre et approuver les dépenses faites par des collaborateurs.
Résumé
Cet article vous accompagnera dans vos débuts sur la plateforme Payhawk (via notre portail web ou notre application mobile) :
Étape 1 - Inscription via l’email d’invitation
L’inscription à Payhawk se fait via l’email d’invitation que vous avez reçu de votre administrateur:
Allez dans votre boîte de réception et ouvrez votre dossier principal.
Ouvrez l'e-mail d'invitation et cliquez sur le lien Inscription. Vous serez alors redirigé vers le portail web de Payhawk.
Créez un mot de passe pour votre compte Payhwk et saisissez-le à nouveau pour le confirmer. Cliquez sur Créer un compte.
Consulter les exigences en matière de mot de passe.
Sur l'écran suivant, indiquez votre prénom, votre nom et votre numéro de téléphone mobile, y compris l'indicatif de pays commençant par un + (plus). Cliquez sur Continuer. Vous recevrez alors un SMS sur le numéro fourni pour le vérifier.
Dans la boîte de dialogue Confirmer votre numéro de téléphone, entrez le code du SMS et cliquez sur Vérifier le téléphone.
Pour plus d’infos, consultez les articles ci-dessous :
S’inscrire grâce à un Active Directory
Étape 2 - Activation de votre compte sur l'appli Payhawk
Avant de commencer à utiliser Payhawk, vous devez télécharger l'application mobile Payhawk et activer votre compte Payhawk à partir de là.
L'activation de votre compte Payhawk ne peut se faire qu'à partir de l'application mobile Payhawk :
Ouvrez l'application mobile Payhawk et entrez l'email que vous avez déjà enregistré chez Payhawk. Cliquez sur Suivant.
Entrez le mot de passe que vous avez déjà créé lors de l'enregistrement. Cliquez sur Log in.
Si des cartes Payhawk vous ont déjà été attribuées, sur l'écran suivant, vous devrez créer un code de sécurité à quatre chiffres, qui protégera l'utilisation de vos cartes virtuelles et physiques. Ne partagez pas votre code personnel !
Vous serez automatiquement redirigé vers l'écran suivant. Saisissez à nouveau le code de sécurité. Vous pouvez maintenant commencer à utiliser Payhawk.
Vous pouvez facilement changer votre code de sécurité, directement sur votre profil, en cliquant sur l’option “Changer mon code de sécurité”.
Pour plus d’informations, consultez :
Étape 3 - Activation de la carte Payhawk
Vous pouvez maintenant activer vos cartes Payhawk physiques et virtuelles.
Les cartes virtuelles sont utilisées pour les paiements en ligne et peuvent être ajoutées à Google et Apple Pay.
Les cartes physiques sont utilisées pour les paiements en points de vente mais peuvent aussi être utilisées pour les paiements en ligne.
Activation de votre carte virtuelle
Les cartes virtuelles Payhawk sont disponibles instantanément sur le téléphone du détenteur de la carte. Votre carte virtuelle est active dès qu’elle est émise.
Pour obtenir votre carte virtuelle, rendez-vous dans l’application mobile Payhawk, appuyez sur le bouton “Cartes” en bas à droite.
Activation de votre carte physique
Félicitations, votre carte physique est arrivée ! Vous pouvez l’utiliser dès maintenant pour effectuer des achats pour votre entreprise ou pour vos déplacements professionnels à travers le monde !
L'activation de votre carte physique Payhawk ne peut se faire qu'à partir de l'application mobile Payhawk :
Ouvrez l’application mobile Payhawk.
Appuyez sur l’icône “Cartes” sur la droite.
Tapez votre code de sécurité.
Sélectionner la carte que vous souhaitez activer.
Appuyez sur “Activez votre carte” et votre carte Payhawk est prête à l’emploi !
Vos cartes physiques sont commandées via le portail Payhawk par votre administrateur.
Chaque carte physique est associée à un salarié.
Pour plus d’informations, consultez :
Ajout de votre carte Payhawk à Google Wallet
Étape 4 - Payer avec sa carte Payhawk
Il est temps de réaliser vos premières dépenses d’entreprise avec votre carte Payhawk !
Payer avec une carte virtuelle Payhawk
Les cartes virtuelles sont disponibles immédiatement sur le téléphone du détenteur de la carte. Votre carte virtuelle s’active automatiquement, dès qu’elle est émise, idéale pour effectuer un paiement en ligne.
Pour accéder aux données de votre carte virtuelle, ouvrez l’application mobile Payhawk et retrouvez-là en cliquant sur l’onglet “Cartes” en bas de votre écran.
Payer avec votre carte physique Payhawk
Une fois votre carte physique activée, vous pouvez commencer à l’utiliser pour réaliser des dépenses d’entreprise en magasin et pour régler vos frais de déplacements professionnels à travers le monde !
Vous pouvez effectuer votre premier paiement avec votre carte Payhawk physique en utilisant la méthode sans contact si le montant est inférieur à la limite sans contact fixée par le commerçant. Si le montant est supérieur à cette limite, vous devez insérer votre carte dans le terminal du point de vente et saisir votre code PIN. La limite sans contact et la nécessité de saisir votre code PIN dépendent des politiques du commerçant.
Pour accéder à votre code PIN :
Ouvrez l’application Payhawk et allez dans l’onglet “Cartes”.
Sélectionnez la carte et cliquez sur “Afficher le PIN”. Votre code s’affichera pendant 5 secondes.
Pour plus d’informations, consultez :
Étape 5 - Téléchargement de vos reçus via l’application mobile
Après avoir payé avec votre carte Payhawk, vous pouvez télécharger votre note de frais, directement dans l’application mobile.
Les types de dépenses que vous pouvez créer dans Payhawk sont les suivants :
Les paiements par carte : ce sont les frais que vous réalisez en payant grâce à votre carte virtuelle ou physique.
Les virements bancaires : ce sont les frais qui ont été ou qui vont être réglés via un virement bancaire réalisé par l’entreprise.
Les remboursements : ce sont les frais que vous avez avancés avec vos propres fonds. Pour ce type de dépense, vous devez être remboursé.
Trésorerie de l'entreprise : ce sont les dépenses de l'entreprise que vous avez payées avec la trésorerie de votre entreprise.
Kilométrage : ce sont les frais de déplacement avec votre véhicule lors d'un déplacement professionnel.
Indemnité journalière : ce sont les dépenses liées aux frais de déplacement lors d'un déplacement professionnel.
Télécharger un reçu de paiement par carte
Lorsque vous payez avec votre carte Payhawk, la note de frais est automatiquement créée dans l’onglet “Dépenses”.
Une fois le paiement réalisé, vous recevez une notification sur votre smartphone pour télécharger le reçu.
Ouvrez l’application Payhawk.
Allez dans l’onglet “Dépenses” et sélectionnez la dépense. Votre appareil photo s’ouvre automatiquement.
Prenez une photo de votre reçu.
Si vous avez reçu la facture ou le reçu par email, vous pouvez aussi télécharger l’image à partir de votre Galerie ou télécharger le fichier à partir de vos Documents.Payhawk ajuste automatiquement les bords du document et prend la photo.
Entrez une description (note) de votre dépense et sélectionnez une catégorie.
Si le fournisseur est déjà connu, Payhawk vous suggérera la bonne catégorie.
Télécharger les factures, les remboursements et la trésorerie de l'entreprise
Vous pouvez entrer toutes les dépenses que vous avez déjà payées ou que vous devez payer via virement bancaire ou par avance de frais :
Ouvrez l’application Payhawk.
Cliquez sur l’icône + située à côté de votre photo de profil.
Sélectionnez le type de dépense que vous souhaitez entrer (Facture ou Remboursement).
Votre appareil photo s’ouvre automatiquement et la fonctionnalité d’OCR (reconnaissance optique des caractères) prendra automatiquement en photo votre reçu ou votre facture.
Entrez la devise et le montant.
Ajoutez une description à votre dépense (par exemple : dîner professionnel avec un client).
Sélectionnez la catégorie de dépense, le projet, le déplacement professionnel concerné, ou le centre de coûts.
Cliquez sur le bouton ✔ pour finaliser le processus.
Votre note de frais est ensuite envoyée à la personne responsable de l’approbation de cette dépense.
Télécharger les dépenses relatives aux frais kilométriques
Vous pouvez créer des frais kilométriques dans l'application mobile Payhawk et les soumettre aux responsables d'approbation concernés en suivant les étapes suivantes :
Ouvrez l'application mobile Payhawk.
Cliquez sur l'icône + (plus) à côté de votre image de profil.
Sélectionnez le type de dépense que vous téléchargez (Kilométrage).
Saisissez les détails de votre trajet, y compris les informations sur le véhicule ainsi que le nom et le numéro de rue pour votre point de départ et votre destination.
Cliquez sur Ajouter le kilométrage.
Complétez les informations requises et cliquez sur Soumettre. Une demande de remboursement sera alors automatiquement soumise aux responsables d'approbation compétents de votre entreprise.
Télécharger les indemnités journalières
Vous pouvez créer des dépenses d'indemnités journalières dans l'application mobile Payhawk et les soumettre aux approbateurs concernés en suivant les étapes suivantes :
Ouvrez l'application mobile Payhawk.
Cliquez sur l'icône + (plus) à côté de votre image de profil.
Sélectionnez le type de dépense que vous téléchargez (Indemnité journalière).
Saisissez les détails du trajet requis.
Dans le champ Déductions, sélectionnez les repas qui ont été inclus dans le prix, le cas échéant.
Cliquez sur Créer une indemnité journalière. En conséquence, une demande de dépense sera automatiquement soumise aux responsables d'approbation concernés de votre entreprise.
Étape 6 - Approuver et refuser les dépenses
Si votre entreprise utilise un workflow d’approbation des dépenses et que vous faites partie de cette chaîne d’approbation, vous aurez la possibilité d’approuver ou de refuser les notes de frais.
En tant que responsable de l’approbation, vous recevrez les demandes de notes de frais dans votre Boîte de réception. Toutes les demandes que vous devez valider sont visibles dans l’onglet “En attente”. Une fois approuvées ou refusées, les demandes seront visibles dans l’onglet “Toutes”.
Quelques informations à retenir si vous refusez ou supprimez une demande :
Lorsque vous refusez ou supprimez un paiement par carte, cela ne supprimera pas complètement la demande mais la raison du refus sera partagée au comptable.
Lorsque vous refusez ou supprimez tout autre type de dépense, alors la demande sera supprimée également.
Approuver une note de frais sur le portail web Payhawk
Allez dans votre Boîte de réception et sélectionnez la dépense que vous souhaitez traiter.
Vérifiez les informations concernant la dépense et le document joint.
Si ces informations vous conviennent, cliquez sur Approuver. La note de frais sera ensuite envoyée au comptable pour vérification.
Si vous souhaitez renvoyer une dépense à l'employé qui l'a soumise, cliquez sur le bouton Refuser. Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, sélectionnez l'option Renvoyer à l'employé, motivez votre décision et cliquez sur Renvoyer.
Si vous souhaitez rejeter les demandes de dépenses et supprimer les dépenses non payées, cliquez sur le bouton Refuser. Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, sélectionnez Rejeter et supprimer, motivez votre décision et cliquez sur Rejeter et supprimer.
Approuver une note de frais sur l’application mobile Payhawk
Allez dans votre Boîte de réception et sélectionnez la dépense que vous souhaitez traiter.
Vérifiez les informations concernant la dépense et le document joint.
Si ces informations vous conviennent, cliquez sur Approuver. La note de frais sera ensuite envoyée au comptable pour vérification.
Si vous souhaitez renvoyer une dépense à l'employé qui l'a soumise, appuyez sur le bouton Refuser. Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, sélectionnez l'option Renvoyer à l'employé, motivez votre décision et cliquez sur Renvoyer.
Si vous souhaitez rejeter les demandes de dépenses et supprimer les dépenses non payées, appuyez sur Rejeter et supprimer. Sur l'écran suivant, indiquez le motif de votre décision et appuyez sur Rejeter.
Pour plus d’informations, consultez :
Vidéo d'intégration
Les étapes décrites dans ce guide sont également couvertes dans la bibliothèque de vidéos d'intégration dédiée de Payhawk sur YouTube. Le contenu est disponible uniquement en anglais.