Cet article apporte des réponses à certaines des questions les plus fréquemment posées (FAQ) au sujet des bons de commande dans Payhawk.
Les employés peuvent-ils utiliser la boîte de réception Payhawk pour les factures associées à des bons de commande ?
Lorsqu'une facture comporte le numéro du bon de commande et que cette dernière est transmise à la boîte de réception Payhawk pour des dépenses payées ou impayées, le système de reconnaissance optique de caractères (ROC) de Payhawk en extrait les données et associe automatiquement la facture au bon de commande en question.
Si, pour une raison ou pour une autre, le numéro du bon de commande ne peut pas être lu, vous devrez associer manuellement la facture au bon de commande.
Les utilisateurs peuvent-ils soumettre des demandes de bons de commande auprès de fournisseurs nouveaux ou qui n'ont pas été sélectionnés ?
Oui. Le processus prévu dans Payhawk est que le fournisseur doit être créé avant l'approbation du bon de commande.
Le numéro de bon de commande de la dépense peut-il être automatiquement extrait par le système ?
Oui. La fonction de reconnaissance optique de caractères (OCR) de Payhawk extraira automatiquement le numéro de bon de commande s'il apparait sur la facture téléchargée.
Les administrateurs Payhawk peuvent-ils supprimer un bon de commande une fois la demande d'achat approuvée et le bon de commande créé ?
Les bons de commande peuvent être clôturés manuellement par le demandeur, les comptables et les administrateurs Payhawk. Pour obtenir davantage d'informations, consultez l'article relatif à la clôture des bons de commande.
Les employés qui peuvent supprimer des brouillons de demandes d'achat doivent-ils être des administrateurs de Payhawk ?
Non. Pour obtenir davantage d'informations, consultez l'article qui explique comment créer et supprimer des demandes d'achat.
Payhawk peut-il faire correspondre plusieurs factures à un seul bon de commande ?
Oui.
Payhawk prend-il en charge un processus de 3 way matching ?
Oui. Pour obtenir davantage d'informations, consultez la section sur les processus comptable de 2 ou 3 way matching de Payhawk avant le paiement.
Comment les utilisateurs peuvent-ils configurer les catégories d'achats qui nécessitent un accusé de réception ?
Les clients peuvent sélectionner les catégories qui nécessitent un accusé de réception à partir de l'onglet Tableau de bord > Paramètres > Achats > Note de reçu. Pour obtenir davantage d'informations, consultez l'article qui explique comment définir les catégories de dépenses qui nécessitent des accusés de réception pour les demandes d'achat.
Payhawk prend-il en charge l'identification des écarts ?
Oui. Payhawk associe automatiquement les accusés de réception et les factures téléchargés aux bons de commande et envoie un avertissement en cas d'écarts de quantité et/ou de prix. Pour obtenir davantage d'informations, consultez l'article qui explique comment définir des seuils d'écart pour les bons de commande.
Comment les utilisateurs peuvent-ils définir des workflows et des seuils d'écarts ?
Vous pouvez définir des seuils d'écarts dans l'onglet Paramètres > Achats > Règles. Pour obtenir davantage d'informations, consultez l'article qui explique comment définir des seuils d'écart pour les bons de commande.
Par ailleurs, vous pouvez définir des workflows d'approbation personnalisés en cas d'écarts dans le champ Paramètres > Flux de travail > Types de dépenses > Facture. Pour obtenir davantage d'informations, consultez l'article sur la définition des workflows pour les virements bancaires avec bons de commande.
Comment les utilisateurs peuvent-ils définir qui peut soumettre des demandes d’achat ?
Les utilisateurs peuvent définir qui peut soumettre des demandes d'achat à partir de l'onglet Paramètres > Achats > Général. Pour le moment, Payhawk propose les options Tous et Comptables et administrateurs.
Les utilisateurs ont-ils la possibilité de définir une numérotation et un préfixe de bon de commande personnalisés ?
Oui. Vous pouvez personnaliser les données du champ Paramètres > Achats > Général > Personnalisation.
Les utilisateurs ont-ils la possibilité de définir une adresse e-mail de facturation centrale à laquelle les factures entrantes seront envoyées ?
Oui. Vous pouvez définir l'adresse e-mail à partir du champ Paramètres > Achats > Général > Personnalisation > Adresse e-mail de facturation centrale. Pour obtenir davantage d'informations, consultez l'article qui explique comment configurer les paramètres de base pour les bons de commande.
Une demande d'achat peut-elle être approuvée par plusieurs personnes avant la création d'un bon de commande ?
Oui. Vous pouvez personnaliser les workflows d'approbation des demandes d'achat à partir de l'application Paramètres > Flux de travail > Bons de commande. À partir de là, vous pourrez définir un rôle spécifique, comme celui de comptable ou d'administrateur Payhawk ; une personne, comme un chef d'équipe ou un responsable d'un champ de dépense personnalisé, ou sélectionner un workflow d'approbation personnalisé basé sur le montant.
Quels sont les différents statuts des bons de commande ?
Brouillon – une demande d'achat qui n'a pas encore été envoyée pour approbation.
En attente d'approbation – une demande d'achat a été envoyée et est en attente d'approbation en fonction du workflow d'approbation.
Ouvert – Un bon de commande ouvert (demande d'achat approuvée).
Fermé – Un bon de commande fermé est un bon de commande sur lequel toutes les activités attendues sur toutes ses lignes ont été exécutées. Les versions, les reçus et les inspections ne sont plus saisies.
Pour obtenir davantage d'informations, consultez l'article de présentation relatif aux bons de commande et l'article qui concerne le cycle de vie des bons de commande chez Payhawk.
Les utilisateurs ont-ils la possibilité d'archiver ou de supprimer un bon de commande déjà créé après son approbation ?
Oui. Vous pouvez fermer le bon de commande si vous n'en avez plus besoin.