Cet article apporte des réponses à certaines des questions les plus fréquemment posées (FAQ) au sujet des bons de commande dans Payhawk.
Les employés peuvent-ils utiliser la boîte de réception Payhawk pour les factures associées à des bons de commande ?
Lorsqu'une facture comporte le numéro du bon de commande et que cette dernière est transmise à la boîte de réception Payhawk pour des dépenses payées ou impayées, le système de reconnaissance optique de caractères (ROC) de Payhawk en extrait les données et associe automatiquement la facture au bon de commande en question.
Si, pour une raison ou pour une autre, le numéro du bon de commande ne peut pas être lu, vous devrez associer manuellement la facture au bon de commande.
Les demandeurs peuvent-ils soumettre des achats pour approbation si le fournisseur n’a pas encore été sélectionné ?
Oui. Le processus prévu dans Payhawk exige que le fournisseur soit créé et ajouté à l’achat avant qu’il ne soit approuvé.
Un demandeur peut-il attribuer un fournisseur qui n’existe pas dans Payhawk lors de la création d’un achat ?
Non. Le fournisseur doit d’abord être créé dans le système via l’application Fournisseurs par un administrateur Payhawk. Pour plus d’informations sur les différentes manières de créer des fournisseurs, veuillez consulter l’article FAQ sur les fournisseurs.
Le numéro d'achat de la dépense peut-il être automatiquement extrait par le système ?
Oui. La fonction de reconnaissance optique de caractères (OCR) de Payhawk extraira automatiquement le numéro de bon de commande s'il apparait sur la facture téléchargée.
Les administrateurs Payhawk peuvent-ils supprimer un achat une fois qu'il a été approuvé ?
Les bons de commande peuvent être clôturés manuellement par le demandeur, les comptables et les administrateurs Payhawk. Pour obtenir davantage d'informations, consultez l'article relatif à la clôture des bons de commande.
Les employés qui peuvent supprimer des brouillons de demandes d'achat doivent-ils être des administrateurs de Payhawk ?
Non. Pour obtenir davantage d'informations, consultez l'article qui explique comment créer et supprimer des demandes d'achat.
Payhawk peut-il faire correspondre plusieurs factures à un seul bon de commande ?
Oui.
Payhawk peut-il rapprocher une facture avec plusieurs achats ?
Non.
Payhawk prend-il en charge un processus de 3 way matching ?
Oui. Pour obtenir davantage d'informations, consultez la section sur les processus comptable de 2 ou 3 way matching de Payhawk avant le paiement.
Comment les utilisateurs peuvent-ils configurer les catégories d'achats qui nécessitent un accusé de réception ?
Les clients peuvent sélectionner les catégories qui nécessitent un accusé de réception à partir de l'onglet Tableau de bord > Paramètres > Achats > Note de reçu. Pour obtenir davantage d'informations, consultez l'article qui explique comment définir les catégories de dépenses qui nécessitent des accusés de réception pour les demandes d'achat.
Payhawk peut-il détecter automatiquement les écarts ?
Oui. Payhawk associe automatiquement les accusés de réception et les factures téléchargés aux bons de commande et envoie un avertissement en cas d'écarts de quantité et/ou de prix. Pour obtenir davantage d'informations, consultez l'article qui explique comment définir des seuils d'écart pour les bons de commande.
Comment les utilisateurs peuvent-ils définir des workflows et des seuils d'écarts ?
Vous pouvez définir des seuils d'écarts dans l'onglet Paramètres > Achats > Règles. Pour obtenir davantage d'informations, consultez l'article qui explique comment définir des seuils d'écart pour les bons de commande.
Par ailleurs, vous pouvez définir des workflows d'approbation personnalisés en cas d'écarts dans le champ Paramètres > Flux de travail > Types de dépenses > Facture. Pour obtenir davantage d'informations, consultez l'article sur la définition des workflows pour les virements bancaires avec bons de commande.
Comment les utilisateurs peuvent-ils définir les personnes habilitées à soumettre des achats ?
Les utilisateurs peuvent définir qui peut soumettre des demandes d'achat à partir de l'onglet Paramètres > Achats > Général. Pour le moment, Payhawk propose les options Tous et Comptables et administrateurs.
Les utilisateurs peuvent-ils définir une numérotation et un préfixe d'achat personnalisés ?
Oui. Vous pouvez personnaliser les données du champ Paramètres > Achats > Général > Personnalisation.
Les utilisateurs ont-ils la possibilité de définir une adresse e-mail de facturation centrale à laquelle les factures entrantes seront envoyées ?
Oui. Vous pouvez définir l'adresse e-mail à partir du champ Paramètres > Achats > Général > Personnalisation > Adresse e-mail de facturation centrale. Pour obtenir davantage d'informations, consultez l'article qui explique comment configurer les paramètres de base pour les bons de commande.
Un achat peut-il être approuvé par plusieurs personnes ?
Oui. Vous pouvez personnaliser les workflows d'approbation des demandes d'achat à partir de l'application Paramètres > Flux de travail > Bons de commande. À partir de là, vous pourrez définir un rôle spécifique, comme celui de comptable ou d'administrateur Payhawk ; une personne, comme un chef d'équipe ou un responsable d'un champ de dépense personnalisé, ou sélectionner un workflow d'approbation personnalisé basé sur le montant.
Quels sont les différents statuts d'achat ?
Soumettre – L'achat n'est pas soumis ou a été retourner à l'employé.
Vérifier – l'achat est soumis mais n'est pas vérifié, ou il a été retourné pour vérification.
Approuver – l'achat a été vérifié mais pas encore approuvé.
Recevoir – l'achat est approuvé mais n'est pas entièrement reçu.
Facture – tous les articles sont entièrement reçus, mais l'achat n'est pas encore facturé.
Payer – Tous les articles ont été entièrement reçus et facturés, mais une ou plusieurs factures ne sont toujours pas payées.
Clôturer – tous les articles sont reçus et facturés, mais l'achat n'est pas encore clôturé.
Pour obtenir davantage d'informations, consultez le cycle de vie des achats de Payhawk.
Les utilisateurs peuvent-ils archiver ou supprimer un achat déjà approuvé ?
Vous ne pouvez pas supprimer l'achat, mais vous pouvez le clôturer s'il n'est plus nécessaire.
Payhawk peut-il générer des rapports sur les achats en fonction de critères spécifiques ?
Oui. Pour filtrer les achats en fonction de critères spécifiques, accédez à l’application Achats et sélectionnez les filtres souhaités.
Par exemple, pour afficher tous les achats reçus mais non facturés, appliquez les filtres Statut reçu et Statut facturé. Vous pourrez ensuite exporter la liste filtrée sous la forme d’un fichier Excel en cliquant sur le bouton Télécharger. Vous pouvez aussi télécharger un rapport Excel complet de tous les achats de l’entreprise incluant également leur statut.
Les bons de commande créés sont-ils liés au système ERP ou au logiciel comptable de l'entreprise ?
Non.