Les bons de commande (BDC) permettent aux entreprises d'appliquer un processus de procurement transparent et de gérer efficacement leurs dépenses.
Actions pour les administrateurs Payhawk
Le menu Paramètres > Achats est destiné aux administrateurs Payhawk et contient les onglets Général, Accusé de réception, et Règles :
L'onglet Général vous permet de définir les configurations de base pour les bons de commande.
L'onglet Note de reçu vous permet de définir les catégories de dépenses pour lesquelles un accusé de réception sera exigé, ce qui déclenchera un 2 ou 3 way matching pour ces catégories.
L'onglet Règles vous permet de définir les seuils d'écarts dont le dépassement déclenchera vos workflows d'approbation prédéfinis pour les types de dépenses associés aux bons de commande. Vous pouvez également définir que les commandes d'achat sont automatiquement clôturées en cas de conditions par défaut.
Les administrateurs Payhawk peuvent contrôler les catégories affichées sous l'onglet Achats > Accusé de réception à partir des paramètres Champs des dépenses > Champs intégrés > Catégories.
Dans le menu Workflows, les administrateurs Payhawk peuvent définir les rôles, les personnes ou la chaîne d'approbation basée sur le montant pour approuver les demandes d'achat.
Les administrateurs Payhawk définissent le processus d'approbation pour initier des paiements pour les types de dépenses liés aux bons de commande à partir des paramètres du flux de travail des Types de dépenses.
Actions pour les employés
À partir de l'application Achats, les employés peuvent créer des demandes d'achat, les soumettre pour approbation, téléverser des accusés de réception et des factures aux bons de commande et suivre l'avancement de la livraison et du bon de commande en soi.
Avant de créer un bon de commande chez Payhawk, les employés créent et soumettent une demande d'achat qui est ensuite approuvée conformément aux workflows d'approbation prédéfinis au sein de l'entreprise. Dès l'approbation de la demande d'achat, le bon de commande est automatiquement créé et peut être envoyé au fournisseur, afin de solliciter la fourniture de marchandises ou de services.
Selon leur statut, les demandes d'achat peuvent être placées sous les onglets Brouillon, Retourné, ou En attente d'approbation. Une fois la demande approuvée, le bon de commande est créé et figure sous les onglets Ouvrir ou Toutes.
L'onglet Brouillon contient les demandes d'achat récemment créées avant leur soumission pour approbation. Le brouillon peut uniquement être supprimé par le demandeur.
L'onglet En attente d'approbation contient les demandes d'achat soumises pour approbation mais pas encore approuvées.
L'onglet Ouvrir contient les bons de commande créés automatiquement une fois la demande d'achat approuvée.
L'onglet Retourné contient les demandes d'achat renvoyées par le responsable de l'approbation en vue d'obtenir des informations supplémentaires ou des mises à jour.
L'onglet Toutes contient tous les bons de commande et toutes les demandes d'achat, exception faite de tout ce qui a été rejeté ou supprimé par le responsable de l'approbation.
Actions pour les responsables de l'approbation
Les responsables de l'approbation des demandes d'achat reçoivent des notifications dans leur Boîte de réception et peuvent gérer la demande de l'une des manières suivantes :
Approuver la demande d'achat.
Renvoyer la demande d'achat à l'expéditeur avec les détails supplémentaires dont ils ont besoin.
Rejeter et supprimer entièrement la demande d'achat en indiquant le motif du rejet.
2 et 3 way matching
Dès réception de la facture du fournisseur (et du bon de réception, le cas échéant), le système Payhawk compare les documents afin de détecter tout écart.
Paiement
Selon les seuils de divergence définis, cela déclenche les workflows d'approbation de l'écart et des paiements. Si le bon de commande, la facture du fournisseur et, le cas échéant, l'accusé de réception ne présentent aucun écart, le paiement au fournisseur peut être initié.
Les workflows d'approbation distincts pour les factures associées à des bons de commande peuvent être définis à partir de la section Paramètres > Workflows > Types de dépenses.
Résumé des étapes et des rôles
Le tableau suivant synthétise les étapes des bons de commande et le rôle ou la personne responsable de l'étape.
Étapes | Rôle ou personne responsable | Informations |
Demandeur | À partir de l'application Achats. | |
Demandeur | À partir de Achats > onglet Brouillon. Les bons de commande peuvent être supprimés uniquement avant leur soumission pour approbation. | |
Demandeur | À partir de l'onglet Achats > Brouillon. | |
Responsable de l'approbation | Le lien fourni dans la demande par e-mail permet d'accéder directement à l'application Achats. | |
Administrateur Payhawk | À partir des configurations Paramètres > Workflows. | |
Administrateur Payhawk | À partir de l'onglet Paramètres > Achats > Règles. | |
Le demandeur ou tout autre utilisateur autorisé | Les accusés de réception sont téléversés à partir de l'application Achats. | |
Le rôle ou la personne dépend des paramètres de visibilité du type de dépense Payhawk | Les factures correspondant aux dépenses du bon de commande créé peuvent être téléchargées directement depuis l'application Dépenses ou depuis le bon de commande lui-même dans l'application Achats. | |
Selon les paramètres de configuration du workflow de Payhawk | Les paiements pour les factures téléversées sont approuvés conformément au workflow d'approbation défini pour les types de dépenses de l'entreprise. | |
Administrateur Payhawk | La clôture des bons de commande intervient lors du 2 ou 3 way matching avant le règlement de la facture. |