¡Bienvenido a Payhawk!
¡Estamos super contentos de tenerle a bordo y esperamos hacerle la vida más fácil con nuestra plataforma!
El Equipo de atención al cliente de Payhawk está disponible para guiarle a través de todo el proceso y también puede encontrarlos en el chat en vivo todos los lunes-viernes de 08:00-18:00 CET para soporte proactivo.
Si necesita consultar algunas de las preguntas más comunes, busque entre los recursos del centro de ayuda de Payhawk.
Audiencia
Esta guía está dirigida a los empleados que pagan gastos de empresa, utilizan sus tarjetas corporativas Payhawk para gastos de empresa, cargan gastos y envían y aprueban solicitudes de gastos de compañeros de equipo.
Resumen
Este inicio rápido le guiará a través de los pasos básicos para el uso de Payhawk y le ayudará a ponerse en marcha con el portal web de Payhawk y la aplicación móvil:
¡Comencemos con su experiencia Payhawk!
Paso 1 - Regístrese en Payhawk con una invitación por correo electrónico de su administrador
La forma más común de registrar su cuenta Payhawk es a través de una invitación por correo electrónico que su administrador Payhawk le ha enviado.
Vaya a su bandeja de entrada y abra su carpeta principal.
Abra el correo electrónico de invitación y haga clic en el enlace del botón Registrarse. Como resultado, será redirigido al portal web de Payhawk.
Cree una contraseña para su cuenta Payhawk y vuelva a introducirla para confirmarla. Haga clic en Crear cuenta.
Tenga en cuenta que la contraseña debe:
Tener al menos ocho caracteres.
Contener al menos un símbolo especial (!@#$%^&*) y un número.
Asegúrese de que no hay intervalos antes o después de la contraseña cuando la introduzca.
En la siguiente pantalla, introduzca su nombre, apellidos y número de teléfono móvil, incluido el prefijo del país que empieza por + (más). Haga clic en Continuar. Como resultado, recibirás un SMS en el número facilitado para verificarlo.
En el cuadro de diálogo Confirme su número de teléfono, introduzca el código del SMS y haga clic en Verificar teléfono.
Para más información:
Paso 2 - Active su cuenta en la aplicación móvil
Antes de que pueda empezar a utilizar Payhawk, necesita descargar la aplicación móvil Payhawk y activar su cuenta Payhawk desde allí.
La activación de tu cuenta Payhawk sólo puede realizarse desde la aplicación móvil Payhawk:
Abre la aplicación móvil Payhawk e introduce el correo electrónico que ya tienes registrado en Payhawk. Haga clic en Siguiente.
Introduzca la contraseña que ya ha creado durante el registro. Haga clic en Iniciar sesión.
Si ya tienes tarjetas Payhawk asignadas, en la siguiente pantalla, deberás crear un código de seguridad de cuatro dígitos, que protegerá el uso de tus tarjetas virtuales y físicas. Recuerde que no debe compartir el código de seguridad con nadie.
Automáticamente será redirigido a la siguiente pantalla. Vuelva a introducir el código de seguridad. Ya puede empezar a utilizar Payhawk.
Puede actualizar fácilmente su código de seguridad accediendo a la página de su perfil y haciendo clic en la opción Cambiar código de seguridad.
Para más información:
Paso 3 - Active su tarjeta corporativa Payhawk
Ya puede activar sus tarjetas corporativas Payhawk físicas y virtuales.
Las tarjetas corporativas virtuales Payhawk están pensadas para pagos en línea y ofrecen la opción de añadirlas a Google y Apple Pay.
Las tarjetas corporativas físicas Payhawk están pensadas para pagos online y en TPV.
Active su tarjeta virtual
Las tarjetas corporativas virtuales Payhawk estarán disponibles al instante en el teléfono móvil del titular. Su tarjeta virtual se activará automáticamente una vez emitida.
Para acceder a su tarjeta virtual Payhawk, vaya a la aplicación móvil de Payhawk y pulse el botón Tarjetas en la parte inferior derecha.
Active su tarjeta física
Felicidades, ¡su tarjeta física de Payhawk ha llegado! Ahora puede utilizarla para las compras relacionadas con la empresa en tiendas y para sus viajes por todo el mundo.
Para activar su tarjeta física, siga estos pasos:
Abra la aplicación móvil de Payhawk en su teléfono.
Toque el icono de Tarjetas en el lado derecho.
Introduzca el código de seguridad de su aplicación móvil Payhawk.
Seleccione la tarjeta que desea activar.
Toque Activar su tarjeta y su tarjeta física Payhawk ya estará lista para usar.
Sus tarjetas corporativas físicas Payhawk son solicitadas a través del portal web de Payhawk por su administrador de Payhawk.
Cada tarjeta física está asociada a un empleado individual.
Cada titular debe activar su tarjeta física en la aplicación móvil de Payhawk.
Para más información:
Paso 4 - Pague con su tarjeta Payhawk
Ahora, ¡empecemos a gastar dinero y a pagar con sus tarjetas de Payhawk!
Pague con su tarjeta virtual de Payhawk
Las tarjetas virtuales están disponibles al instante en el teléfono móvil del titular. Su tarjeta virtual se activa automáticamente una vez emitida. Es perfecta para pagar todos los gastos en línea.
Para acceder a los datos de su tarjeta virtual, abra la aplicación móvil Payhawk y acceda a la tarjeta desde el icono Tarjetas situado en la parte inferior derecha.
Pague con su tarjeta física de Payhawk
Después de haber activado su tarjeta física Payhawk, puede empezar a utilizarla para compras en tiendas relacionadas con la empresa y pagar sus viajes por todo el mundo.
Cuando pague con su tarjeta física Payhawk, tenga en cuenta las siguientes particularidades:
El primer pago con su tarjeta física Payhawk no puede ser sin contacto.
Es posible que se le pida que introduzca su código PIN cuando pague importes mayores como pagos sin contacto con su tarjeta física Payhawk.
La cantidad para la que se le puede pedir que introduzca su código PIN en estos casos depende del límite sin contacto definido por el comerciante específico.
Para acceder a su código PIN:
Abra la aplicación móvil Payhawk y pulse Tarjetas.
Seleccione la tarjeta y pulse la opción Ver PIN. El PIN aparecerá en la pantalla durante cinco segundos.
Para más información:
Paso 5 - Cargue sus gastos con la aplicación móvil
Después de haber pagado con su tarjeta corporativa de Payhawk, puede cargar los gastos en la aplicación móvil.
Hay cuatro tipos de gastos para los que puede crear y cargar documentos de gastos desde la aplicación móvil de Payhawk:
Pago con tarjeta. Son los gastos que pagó con su tarjeta de Payhawk física o virtual.
Transferencia bancaria. Son los gastos que adeuda o paga su empresa a través de una transferencia bancaria.
Reembolso. Son los gastos pagados con sus fondos privados. Para este tipo de gasto, necesita que se lo reembolsen.
Cargar pagos con tarjeta
Cuando pague con su tarjeta corporativa de Payhawk, se creará automáticamente un gasto en Gastos.
Una vez realizado un pago con tarjeta, recibirá una notificación en su teléfono móvil para que envíe el recibo.
Abra la aplicación móvil de Payhawk.
Pulse en Gastos y seleccione el gasto. La cámara de su móvil se abrirá automáticamente.
Haga una foto del recibo.
Si ha recibido la factura o el recibo por correo electrónico, también puede subir la imagen desde su galería o como archivo desde la carpeta local de Archivos.
Payhawk ajusta automáticamente los bordes del documento y toma automáticamente la foto.
Introduzca una descripción (nota) del gasto y su categoría.
Si alguien en su empresa ya ha pagado a este proveedor, Payhawk le sugerirá la categoría correcta.
Cargar transferencia bancaria y gastos reembolsables
Puede cargar cualquier gasto que necesite pagar o que ya haya pagado a través de una transferencia bancaria, fondos de la empresa o fondos personales siguiendo estos pasos:
Abra la aplicación móvil de Payhawk.
Haga clic en el icono + (más) junto a la imagen de perfil.
Seleccione el tipo de gasto que está cargando (Factura o Reembolso).
La cámara de su teléfono se abrirá y la función de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) de Payhawk permitirá al dispositivo tomar automáticamente una foto de la factura o recibo.
Introduzca la moneda y el importe.
Añada una nota del gasto (por ejemplo, una cena con un cliente).
Seleccione la categoría de gasto, proyecto, viaje o centro de costes (si es necesario).
Pulse el botón ✔ para finalizar el proceso.
Como resultado, su solicitud de gasto se envía a los aprobadores correspondientes.
Paso 6 - Aprobar y rechazar solicitudes de gastos
Si su empresa utiliza un flujo de aprobación de gastos y usted forma parte de la cadena de aprobación, podrá aprobar y rechazar solicitudes de gastos.
Como aprobador, recibirá las solicitudes de gastos en su Bandeja de entrada. Todas las solicitudes que tenga que revisar aparecerán en la pestaña PENDIENTE. Una vez que las apruebe o rechace, las solicitudes pasarán a la pestaña TODAS.
Al rechazar y eliminar solicitudes de gastos, tenga en cuenta lo siguiente:
Al rechazar y eliminar una solicitud de gasto de tarjeta, no se eliminará el gasto, sino que se mostrará al contable el motivo del rechazo.
Cuando rechace y elimine una solicitud de cualquier otro gasto, también se eliminará el gasto.
Aprobar gastos en el portal web de Payhawk
Vaya a su Bandeja de entrada y seleccione una solicitud que desee revisar.
Revise la información relacionada con el gasto y el documento de gasto cargado.
Si desea proceder con la aprobación, haga clic en Aprobar. Como resultado, los contables pueden continuar con su proceso de revisión.
Si desea rechazar la solicitud de gasto, haga clic en el botón Rechazar. En el cuadro de diálogo que se abre, seleccione la opción Devolver al empleado, indique el motivo de su decisión y haga clic en Devolver.
También puede rechazar y eliminar la solicitud de gasto seleccionando la opción Rechazar, proporcionando la razón de su decisión y haciendo clic en Rechazar.
Aprobar gastos en la aplicación móvil de Payhawk
Vaya a la bandeja de entrada y seleccione una solicitud que desee revisar.
Revise la información relacionada con el gasto y el documento de gasto cargado.
Si desea proceder con la aprobación, pulse Aprobar. Como resultado, los contables pueden continuar con su proceso de revisión.
Si desea rechazar la solicitud de gasto, pulse el botón Rechazar. En el cuadro de diálogo que se abre, seleccione la opción Devolver al empleado, indique el motivo de su decisión y pulse Devolver.
También puede rechazar y eliminar la solicitud de gasto seleccionando la opción Rechazar y eliminar, proporcionando el motivo de su decisión y pulsando en Rechazar.
Para más información: