Bienvenue sur Payhawk !
Nous sommes très heureux de vous compter parmi nous et nous espérons vous faciliter la vie avec notre plateforme !
L'équipe Payhawk chargée de la réussite client est disponible pour vous guider tout au long du processus. Vous pouvez la contacter via le chat en direct tous les lundis et vendredis de 8 h à 18 h CET pour une assistance proactive.
Pour trouver des réponses à certaines des questions les plus courantes, parcourez nos ressources dans le centre d'aide Payhawk.
Public
Ce guide est destiné aux employés de l'entreprise qui disposent des droits d'administrateur Payhawk pour gérer toutes les dépenses de l'entreprise, émettre des cartes, configurer des politiques de dépenses, définir des workflows, effectuer des virements bancaires, procéder à des remboursements, créer des équipes et des budgets partagés et contrôler totalement le compte Payhawk de l'entreprise.
Avant de commencer
Pour pouvoir suivre les étapes de ce guide, vous devez d'abord :
Pour obtenir davantage d'informations, consultez les articles sur la configuration des paramètres de votre profil Payhawk personnel.
Synthèse
Cette brève introduction vous guidera à travers les étapes de base pour utiliser le système en tant qu'administrateur Payhawk et vous permettra d'être opérationnel avec le portail Web et l'application mobile Payhawk en cas de besoin.
Votre expérience Payhawk commence !
Étape 1 – Chargez des fonds sur votre compte Payhawk
Charger de l’argent sur Payhawk est aussi simple qu’un virement bancaire. Pour recharger des fonds sur votre compte Payhawk à partir de comptes bancaires associés au Royaume-Uni et en Europe :
Accédez aux Fonds. Cliquez sur la devise souhaitée sur vos comptes de crédit ou de débit.
Cliquez sur le bouton + Ajouter des fonds pour afficher une liste de vos comptes associés.
Cliquez sur le compte associé de votre choix pour le définir comme source des fonds pour recharger les fonds nécessaires et spécifiez le montant. Cliquez sur Ajouter des fonds.
Une fois le paiement autorisé, le dépôt sera affiché comme en attente sous le compte concerné. Une fois le dépôt effectué, il apparaitra dans le champ Historique des dépôts du compte.
Vous pouvez également charger de l'argent sur votre compte Payhawk par le biais d'un virement bancaire.
Pour plus d'informations :
Par ailleurs, avec Payhawk, vous n'avez pas besoin de vous connecter au produit tous les jours pour garder un œil sur le solde des fonds de votre entreprise. Définissez un seuil et lorsque votre solde tombera en dessous de ce montant, Payhawk en informera automatiquement les administrateurs par e-mail.
Étape 2 – Invitez les membres de votre équipe
Pour permettre à votre équipe et à vos employés de bénéficier des fonctionnalités de Payhawk, vous devez d'abord les inviter à rejoindre le système.
Rôles Payhawk
Payhawk distingue trois rôles de base qui disposent de droits et de responsabilités différents :
Employés – Les titulaires de vos cartes d'entreprise Payhawk.
Comptables – Ils disposent des mêmes droits que le rôle d'employé Payhawk et peuvent gérer les dépenses, exporter les données relatives aux dépenses et voir et modifier les informations extraites.
Administrateurs – Ils disposent des mêmes droits que le rôle de comptable Payhawk et peuvent notamment émettre et annuler des cartes, mettre à jour les limites des cartes, ajouter des politiques de dépenses, autoriser les retraits d'espèces, inviter des employés et gérer la facturation Payhawk.
Inviter les employés à rejoindre Payhawk
Pour inviter des employés à rejoindre Payhawk et leur attribuer les rôles souhaités :
Accédez à l'onglet Employés > Employés. Cliquez sur le bouton + Ajouter nouveau.
Pour envoyer une invitation par e-mail aux employés, saisissez un e-mail, sélectionnez le rôle et cliquez sur Inviter. L'employé recevra un e-mail comportant un lien d’inscription.
Pour envoyer une invitation par SMS aux employés, saisissez un e-mail et activez le bouton bascule Inviter par SMS . Remplissez le nom de l'employé et le numéro de portable, sélectionnez le rôle et cliquez sur Inviter. L'employé recevra un SMS comportant un lien d'inscription.
Les membres d'équipe que vous invitez reçoivent des e-mails. En cliquant sur le bouton Commencer à utiliser Payhawk, ils accéderont à l'écran de création de leur compte Payhawk.
Une fois les employés invités enregistrés sur Payhawk, leur statut d'invitation en attente changera et l'employé sera déplacé sous l'onglet Employés > Actifs.
Une fois vos employés invités, vous pouvez les gérer de plusieurs manières, et notamment :
Étape 3 – Gérez vos équipes
À mesure que votre organisation se développe, votre structure doit être en mesure de prendre en charge ses workflows. C'est pourquoi Payhawk propose la fonctionnalité Équipes pour s'adapter à la structure de votre entreprise, quelle qu'elle soit.
Avant de configurer la structure de votre équipe, vous devez la personnaliser en fonction des besoins de votre entreprise. Vous pourrez ensuite commencer à créer vos équipes :
Accédez à l'onglet Employés > Équipes. Cliquez sur le bouton + Nouvelle.
Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, nommez votre équipe, ajoutez son identifiant externe et sélectionnez une équipe parent au besoin.
Cliquez sur Créer.
Une fois la structure de votre équipe créée, vous pouvez attribuer des membres d'équipe et des responsables d'équipe à chaque équipe.
Étape 4 – Émettez des cartes pour vos employés
Maintenant que vous avez déposé des fonds sur votre compte, vous pouvez émettre des cartes physiques ou virtuelles pour vos employés.
Les cartes virtuelles Payhawk sont destinées aux paiements en ligne. Cependant, elles peuvent également être ajoutées à un portefeuille numérique et être utilisées pour les paiements sur les terminaux des points de vente.
Les cartes physiques Payhawk (en plastique et en métal de qualité supérieure) sont destinées aux paiements en ligne et aux points de vente, par exemple pour effectuer des achats professionnels en boutique ou pour des voyages dans le monde entier.
Limites indépendantes et politiques en matière de carte de dépenses
Vous pouvez également émettre des cartes individuelles pour les employés ou créer des cartes d'équipe (ou des budgets partagés) pour vos équipes. Dans Payhawk, vous pouvez définir une limite indépendante pour une carte individuelle ou d'équipe, ou définir des politiques de dépenses et leur attribuer des cartes.
Les limites indépendantes sont des limites mensuelles individuelles pour les cartes d'entreprise individuelles ou d'équipe. Les cartes avec des limites indépendantes sont adaptées aux paiements récurrents faciles à estimer et ne nécessitent pas d'approbations complexes.
Les limites basées sur les politiques de dépenses de l'entreprise sont adaptées pour regrouper les titulaires de carte en différentes catégories selon leur comportement en matière de dépenses. Par exemple, vous pouvez définir une politique de gestion de haut niveau pour définir des limites de dépenses élevées.
Émission de cartes en plastique et en métal de qualité supérieure
Après leur émission, les cartes physiques arrivent en moins de cinq jours ouvrables. Chaque carte en plastique ou en métal de qualité supérieure est associée à des employés individuels et à chaque titulaire de carte doit activer sa carte physique depuis l'application mobile Payhawk.
Pour émettre une carte physique en plastique et en métal de qualité supérieure :
Accédez au Tableau de bord > Cartes > Cartes. Cliquez sur le bouton + Nouvelle.
Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, sélectionnez l'option Physique (pour une carte en plastique) ou Métal (pour une carte en métal de qualité supérieure) et choisissez l'employé attribué à la carte d'entreprise.
Pour les cartes comportant des limites indépendants, sélectionnez la devise et la limite mensuelle récurrente. Pour les cartes soumises aux politiques de dépenses existantes de l'entreprise, sélectionnez la devise et la politique à laquelle vous attribuerez la carte.
Choisissez l'adresse de livraison de la carte. Le bouton à bascule faisant référence à l'adresse de votre entreprise est activé par défaut. Si vous souhaitez que la carte soit livrée à un autre endroit, désactivez le bouton à bascule et saisissez les données postales pour la livraison.
Cliquez sur Émettre une carte pour confirmer votre choix.
Émettre des cartes virtuelles
Les cartes virtuelles sont activées de manière automatique et votre équipe peut commencer à les utiliser directement après leur émission.
Pour émettre une carte Payhawk virtuelle pour un employé :
Accédez aux Cartes > Cartes. Cliquez sur le bouton + Nouvelle.
Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, sélectionnez l'option Virtuelle et choisissez l'employé attribué à la carte d'entreprise.
Pour les cartes comportant des limites indépendants, sélectionnez la devise et la limite mensuelle récurrente. Pour les cartes soumises aux politiques de dépenses existantes de l'entreprise, sélectionnez la devise et la politique à laquelle vous attribuerez la carte.
Cliquez sur Émettre une carte pour confirmer votre choix.
Pour obtenir davantage d'informations sur la gestion des cartes et les politiques de dépenses pour les employés et les équipes de votre entreprise, consultez les rubriques suivantes :
Pour obtenir davantage d'informations sur l'utilisation des cartes d'entreprise Payhawk, consultez les rubriques suivantes :
Étape 5 – Synchronisez votre compte Payhawk avec votre logiciel ERP (comptabilité)
Payhawk prend en charge l'intégration en direct avec les systèmes ERP (comptabilité) suivants :
En fonction de l'intégration, les données comptables principales et personnalisées, spécifiques au système ERP, sont automatiquement partagées entre Payhawk et le logiciel de comptabilité. Pour obtenir davantage d’informations sur les données des dépenses et des paiements qui sont transmises et extraites quotidiennement, consultez les articles suivants :
En plus des intégrations avec les systèmes ERP, Payhawk vous permet d'importer automatiquement les factures TravelPerk et de renseigner les données comptables dans Payhawk, mais également de récupérer votre TVA avec 60dias.
Étape 6 – Définissez vos workflows d'approbation
La gestion des approbations de dépenses peut s'avérer difficile. Des services, des montants et des types de dépenses différents peuvent nécessiter plusieurs approbateurs avant que la facture ne soit payée. Vous pouvez même avoir un processus d'approbation pour les paiements par carte, pour vous assurer que chaque transaction soit une dépense d'entreprise avant qu'elle ne soit vérifiée par votre équipe comptable.
Approbateurs, conditions et types de workflows pris en charge
Vous pouvez définir des workflows d'approbation pour les demandes et transactions par carte, les remboursements (y compris les indemnités journalières et le kilométrage), les virements bancaires (factures), les bons de commande (BDC), et plus encore.
Les étapes peuvent être attribuées à un rôle Payhawk par défaut, à des rôles personnalisés ou à des employés spécifiques :
Par défaut, à chaque étape et pour chaque workflow, vous pourrez inclure les employés disposant de droits de comptable ou d'administrateur Payhawk.
Dans Payhawk, le responsable d'équipe est un rôle personnalisé car vous pouvez décider de ne pas attribuer de responsables d'équipe pour des équipes spécifiques ou désactiver la structure d'équipe de votre organisation.
Dans Payhawk, le responsable de second niveau est un rôle personnalisé car vous pouvez décider de ne pas avoir de sous-équipes ou de désactiver la structure d'équipe de votre organisation.
Dans Payhawk, le responsable de catégorie est également un rôle personnalisé car vous pouvez décider d'attribuer un ou plusieurs responsables à chaque valeur de catégorie de dépenses que vous avez créée.
De par sa conception, vous pouvez attribuer un ou plusieurs responsables à chaque valeur de champ personnalisé que vous créez pour votre organisation. Puis, vous pouvez utiliser le rôle de responsable de champ personnalisé dans les workflows. En fonction de la valeur sélectionnée pour une dépense spécifique, l'approbation du responsable du champ personnalisé correspondant sera nécessaire.
Chaque employé de votre entreprise pourra être sélectionné lors de la détermination des workflows personnalisés de votre entreprise.
Dans Payhawk, les workflows sont extrêmement personnalisables car ils vous permettent d'inclure des conditions spécifiques sur la base desquelles vous pouvez créer des approbations personnalisées. Par exemple, les conditions basées sur le montant vous permettent de définir des étapes d'approbation qui peuvent être séquentielles, parallèles ou une combinaison des deux.
Définition des workflows pour les virements bancaires
Pour cet exemple, supposons que vous n'avez pas encore défini de workflows pour les virements bancaires (factures) et que vous souhaitez créer une approbation pour les virements bancaires sans bons de commande :
Sur le portail Web Payhawk, accédez à l'onglet Paramètres > Workflows > Types de dépenses.
Dans le champ Virements bancaires, cliquez sur Modifier le workflow.
Cliquez sur Soumettre et sélectionnez l'option Soumettre le pour permettre aux employés de soumettre les dépenses qui seront payées par virement bancaire.
Cliquez sur Enregistrer les modifications.
Pour l'étape d'approbation du type de dépense par virement bancaire, suivez l'option Aucun bon de commande et cliquez sur l'étape + Ajouter une approbation. Choisissez d'ajouter votre approbation personnalisée ou d'utiliser la suggestion de modèle par défaut. Pour cet exemple, cliquez sur + Personnaliser.
L'option Modèle affiche tous les rôles personnalisés précédemment définis pour votre entreprise, par exemple Responsable d'équipe, pour que vous n'ayez pas besoin de les sélectionner manuellement dans la liste déroulante des responsables d'approbation disponibles.
Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, nommez l'étape en cliquant sur l'icône Crayon (modifier). Remplissez le contenu et cliquez sur le bouton ✔.
Dans la liste déroulante des approbateurs disponibles, sélectionnez le rôle Responsable d'équipe. Puis, définissez la condition souhaitée en cliquant sur + Ajouter une condition – par exemple, Montant.
Pour spécifier le montant à partir duquel une approbation sera nécessaire, définissez la limite de quantité dans la liste déroulante – par exemple, inférieure ou égale à (<=). Sur la ligne suivante, définissez le montant – par exemple, 200.
Cliquez sur Enregistrer.
Pour définir des approbations en une seule étape, séquentielles en plusieurs étapes ou non séquentielles, suivez les directives et appliquez les mêmes étapes que précédemment.
Pour définir les droits de vérification des dépenses, cliquez sur l'étape Vérifier. Dans le menu déroulant Vérifier, sélectionnez l'employé ou le rôle spécifique qui sera autorisé à vérifier les virements bancaires de votre entreprise – par exemple, n'importe quel comptable Payhawk. Cliquez sur Enregistrer.
Pour définir les droits de confirmation des informations relatives aux dépenses, cliquez sur l'étape Confirmer les informations. Dans le menu déroulant Confirmer les informations, sélectionnez l'employé ou le rôle spécifique qui sera autorisé à confirmer les informations relatives aux dépenses et les méthodes d'exécution des paiements dans votre entreprise – par exemple, n'importe quel comptable Payhawk. Cliquez sur Enregistrer.
Pour définir les droits d'autorisation des paiements, cliquez sur l'étape Autoriser. Dans le menu déroulant Autoriser, sélectionnez l'employé ou le rôle spécifique qui pourra autoriser (payer) les virements bancaires pour des paiements immédiats ou programmés sans aucun bon de commande associé – par exemple, n'importe quel administrateur Payhawk. Cliquez sur Enregistrer.
Pour plus d'informations :
Après avoir défini vos workflows, vos employés peuvent soumettre des demandes de dépenses, des demandes de cartes et des demandes d'achat, tandis que les approbateurs de votre entreprise peuvent les approuver ou les refuser.
Étape 7 – Définissez vos catégories de dépenses et vos champs personnalisés
Les catégories de dépenses et les champs de dépenses personnalisés de Payhawk combinés sont des outils très puissants car ils permettent un contrôle des finances plus rapide et plus facile.
Catégories de dépenses de Payhawk
Les catégories de dépenses sont des noms simples attribués aux dépenses que les employés peuvent soumettre depuis l'application mobile ou le portail Web. Les employés peuvent afficher et choisir rapidement la catégorie appropriée d'une dépense.
Chaque catégorie est associée à un code de compte facultatif de votre plan comptable ou de vos autres systèmes d'enregistrement. Notez que les codes de compte seront visibles uniquement dans votre rapport mensuel.
Créer des catégories de dépenses
Pour créer une catégorie de dépenses :
Accédez aux Paramètres > Champs de dépenses.
Dans la section Champs de dépenses intégrés, cliquez sur Catégories, puis sur le bouton + Ajouter une catégorie.
Saisissez le nom de la nouvelle catégorie, le code de compte et le taux de TVA par défaut le cas échéant. Cliquez sur Enregistrer.
Champs de dépenses personnalisés de Payhawk
En plus de la catégorie de dépenses, Payhawk vous permet d'ajouter davantage de détails pour chaque dépense de l'entreprise, tels que le centre de coûts, l'identifiant du projet et bien d'autres informations.
Créer des champs de dépenses personnalisés
Pour créer un champ de dépenses personnalisé dans Payhawk :
Accédez aux Paramètres > Champs de dépenses.
Sous la catégorie Champs personnalisés , cliquez sur + Ajouter un champ pour ajouter le nouveau champ personnalisé.
Dans la boîte de dialogue Ajouter un champ, renseignez les informations requises : nom du champ, rôles, si le champ de dépenses personnalisé sera affiché pour des catégories de dépenses spécifiques, si le champ de dépenses personnalisé sera obligatoire pour la soumission et si le champ de dépenses personnalisé sera obligatoire pour la vérification.
Cliquez sur Ajouter.
Pour plus d'informations, consultez :
Étape 8 – Clôturez le mois et archivez vos dépenses
Avec Payhawk, vous pouvez clôturer et archiver des périodes spécifiques. Cette fonctionnalité est particulièrement importante pour les entreprises basées en Espagne et en Allemagne : la fonctionnalité d'archivage des dépenses suit la réglementation fiscale de l'État espagnol ainsi que la directive GoBD et vous permet d'effectuer une comptabilité sans papier.
Spécificités de l'archivage des dépenses de l'entreprise
Vous pouvez clôturer et archiver toutes les dépenses d’un mois donné, mais vous ne pouvez pas archiver une seule dépense.
Lorsqu'une période est clôturée et archivée, vous pouvez y accéder pour afficher et exporter chaque dépense archivée, mais vous ne pouvez pas modifier ou supprimer les dépenses archivées.
Vous ne pouvez clôturer une période comptable que si toutes les dépenses de cette période ont été vérifiées.
Payhawk archive toutes les dépenses avec une date de période de service pour la période sélectionnée.
Clôturer et archiver un seul mois
Pour clôturer un seul mois et archiver vos dépenses pour un mois précis :
Accédez à Archive.
Passez la souris sur le mois que vous souhaitez clôturer et cochez la case lorsqu'elle apparait. Puis, cochez la case de l’option de confirmation.
Cliquez sur le bouton Archiver 1 mois.
Vous pouvez également archiver deux mois ou plus.