¡Bienvenido a Payhawk!
¡Estamos super contentos de tenerle a bordo y esperamos hacerle la vida más fácil con nuestra plataforma!
El equipo de atención al cliente está disponible para guiarle a través de todo el proceso. Además, puede encontrarlos en el chat en vivo todos los lunes-viernes de 08:00-18:00 CET para soporte proactivo.
Si necesita consultar algunas de las preguntas más comunes, busque entre los recursos del centro de ayuda de Payhawk.
Audiencia
Esta guía está dirigida a los empleados de la empresa que tienen derechos de contable de Payhawk para gestionar y exportar todos los gastos de la empresa, revisar las operaciones de las tarjetas corporativas y controlar a los proveedores.
Antes de empezar
Para poder seguir los pasos de esta guía, primero debe:
Registrarse en Payhawk con una invitación por correo electrónico o a través de Active Directory.
Para más información, consulte los artículos sobre la configuración de su perfil personal Payhawk.
Resumen
Este inicio rápido le guiará a través de los pasos básicos para utilizar el sistema como un contable en Payhawk y le ayudará a ponerse en marcha con el portal web Payhawk y la aplicación móvil cuando sea necesario.
Paso 4 - Paso 4 - Programar pagos bancarios
¡Comencemos con tu experiencia Payhawk!
Paso 1 - Gestionar los gastos de su empresa
Puede gestionar, controlar y pagar rápidamente todos los gastos de su empresa desde la aplicación Gastos de Payhawk. Simplemente inicie sesión en su cuenta en el portal web Payhawk y vaya a Panel de control > Gastos.
Visión general de los gastos para los contables en Payhawk
Los gastos en Payhawk pueden ser de cualquiera de los siguientes tipos dependiendo de la fuente de financiación:
Transferencia bancaria es un gasto debido o pagado desde la cuenta Payhawk de su empresa o desde una cuenta bancaria externa.
Efectivo de la empresa es un gasto que se ha pagado con efectivo de la empresa.
Reembolso es un gasto que se ha pagado con fondos personales (del empleado). Los gastos reembolsables también incluyen dietas y kilometraje.
Los gastos con tarjeta se crean automáticamente cada vez que un empleado paga con su tarjeta corporativa.
Para más información, consulte los artículos sobre gastos para contables de Payhawk y pagos con tarjeta autorizados y liquidados.
La gestión de los gastos de su empresa puede incluir las siguientes acciones:
Guardar y gestionar vistas filtradas
Si con frecuencia busca y filtra por un tipo particular de gasto - por ejemplo, categoría, empleado o importe total - entonces, guardar esa vista filtrada le ahorrará algo de tiempo.
Puede guardar y gestionar fácilmente las vistas de sus gastos filtrados en Payhawk.
Filtre los gastos deseados por los criterios requeridos.
Seleccione un nombre relevante para su vista.
Gestione sus vistas filtradas guardadas haciendo clic en la vista actual y, a continuación, seleccionando la opción Gestionar vistas.
El cuadro de diálogo que se abre muestra la lista con todas sus vistas filtradas guardadas. Actualice o elimine las que desee y, a continuación, guarde los cambios.
Para más información:
Pagar los gastos de la empresa
Puede pagar los gastos de la empresa directamente desde Payhawk en menos de 30 segundos.
De este modo, su organización adquiere una visión holística de sus pagos, ya que combina los pagos con tarjeta, en efectivo y bancarios en un único proceso.
Vaya a Panel de control > Gastos y haga clic en el botón + (más) para crear un gasto.
Seleccione Factura y cargue la factura que desea pagar.
Compruebe que todos los detalles del gasto son correctos y marque el gasto como revisado.
Vaya a la pestaña Pagar > Confirmar detalles, seleccione el gasto recién creado y haga clic en el botón Confirmar detalles para introducir los detalles de pago del destinatario. Cuando esté listo, guárdelos.
Vaya a la pestaña Pagar > Pagar ahora y haga clic en el botón Pagar ahora para iniciar el pago.
Tenga en cuenta que para las facturas en GBP, Payhawk utiliza el esquema de pago Faster Payments y para las facturas en EUR, Payhawk utiliza el esquema de pago SEPA y SEPA Instant.
Recibirá una solicitud de confirmación en la aplicación Payhawk. Proceda haciendo clic en Confirmar. Una vez confirmado desde el móvil, el gasto cambia automáticamente su estado a procesado y tras ser procesado por el banco, el estado cambiará a pagado.
Cuando se hayan añadido los datos de pago de un proveedor, Payhawk aplicará y utilizará automáticamente los datos de la cuenta para los pagos al mismo proveedor, de forma que pueda pagar la factura directamente después de revisarla.
Además, Payhawk guardará la información de pago, es decir, IBAN, Referencia, Fecha y Fuente de pago, y se la proporcionará en su archivo de exportación.
Para más información:
Paso 2 - Supervisar los límites de la tarjeta y las políticas de gasto
A veces, vigilar todas las tarjetas corporativas puede ser un reto y supervisar los límites de la tarjeta y las políticas de gasto que afectan a una tarjeta específica puede llegar a ser exigente en tiempo y esfuerzo.
En Payhawk, las tarjetas corporativas pueden verse afectadas por límites independientes, políticas de gasto y tarjetas de equipo. Aunque, como contable en Payhawk, no se puede definir políticas de gastos, emitir tarjetas corporativas individuales o crear tarjetas de equipo, se puede supervisar éstas y las tarjetas que se ven afectadas por presupuestos compartidos o políticas de gastos.
Límites independientes
En Payhawk, un límite independiente es un límite recurrente mensual definido para una tarjeta corporativa. Para obtener más información, consulte el artículo sobre la emisión de tarjetas para empleados.
Políticas de gastos
Las políticas de gastos de la empresa incluyen límites predefinidos y otros ajustes para los titulares cuyas tarjetas están incluidas en esa política de gastos.
Las políticas de gastos ayudan a los administradores de Payhawk a gestionar varias tarjetas mediante una política de empresa en la que pueden configurar fácilmente los límites y los ajustes de las tarjetas para ejecutivos, gerentes y empleados por igual. Las políticas de gastos también ofrecen opciones para definir controles de tarjetas a nivel de grupo -por ejemplo, límites recurrentes, retiradas de cajeros automáticos y cadena de aprobación de solicitudes- y gestionar todas las tarjetas en bloque sin necesidad de ocuparse de los controles de tarjetas individuales.
Para más información:
Tarjetas de equipo
Generalmente, las tarjetas de equipo son presupuestos compartidos que se aplican a las tarjetas de dos o más titulares dentro de la empresa.
Para más información:
Paso 3 - Crear y editar detalles de proveedores, y exportar proveedores
Payhawk permite introducir la información del proveedor una vez, almacenarla y aplicarla a los gastos que se deben a un proveedor específico.
Para más información:
Crear proveedores
Puede crear un nuevo proveedor de varias maneras. Sin embargo, para esta guía, vamos a crear un proveedor desde la aplicación Proveedores:
Inicie sesión en el portal web Payhawk.
Vaya a Panel de control > Proveedores.
Haga clic en el botón + Nuevo.
En el cuadro de diálogo que se abre, rellene los datos disponibles y haga clic en Guardar. Como resultado, su proveedor aparecerá en la pestaña Proveedores > Activo.
Para más información:
Archivar proveedores
Si se ha añadido un proveedor incorrecto a la lista de proveedores activos, un proveedor existente ha quedado obsoleto o los detalles del proveedor son inexactos y prefiere mantenerlo fuera de uso en lugar de eliminarlo, puede mover la empresa a la pestaña Proveedores > Archivados.
Vaya al Panel de control > Proveedores > Pestaña Activos.
Seleccione el proveedor deseado haciendo clic sobre él.
Haga clic en su menú de tres puntos y seleccione la opción Archivar. Como resultado, el proveedor se moverá a la pestaña Archivado.
Para más información, consulte el artículo sobre creación, archivo y búsqueda de proveedores.
Importar proveedores manualmente
Payhawk permite importar manualmente sus proveedores existentes utilizando el archivo de plantilla de Excel y, de manera similar, le permite exportar su base de datos de proveedores existente desde Payhawk.
Tenga en cuenta que no podrá importar proveedores manualmente si tiene una integración ERP activa con Payhawk.
Vaya a Panel de control > Proveedores.
Haga clic en el menú de tres puntos, seleccione la opción Importar proveedores y haga clic en el enlace del archivo de plantilla para descargar el archivo de plantilla localmente.
Rellene los datos necesarios para la importación de proveedores en el archivo y vuelva a Payhawk y cargue el archivo con los datos de sus proveedores. Haga clic en Continuar.
En la siguiente pantalla, se mostrará un resumen de los datos cargados. Confirme la importación en el sistema y haga clic en Importar.
Para más información:
Paso 4 - Programar pagos bancarios
Las personas con derecho a confirmar datos en la empresa pueden programar transferencias bancarias para que se ejecuten en la fecha de vencimiento del gasto, en una fecha específica o para que se paguen inmediatamente después de su autorización.
Además, la programación puede realizarse para gastos individuales de uno en uno o para múltiples gastos en bloque.
Para programar el pago por transferencia bancaria de un gasto:
Vaya a la pestaña Gastos > Confirmar detalles y seleccione el gasto de transferencia bancaria deseado.
En el menú desplegable Método de ejecución del pago, seleccione la opción de pago:
Pagar ahora para ejecutar la transferencia bancaria inmediatamente después de su autorización por las personas correspondientes de su empresa.
Fecha de vencimiento para ejecutar la transferencia bancaria en la fecha de vencimiento del gasto detectada por el OCR de Payhawk. Tenga en cuenta que las fechas de vencimiento sólo pueden establecerse en el futuro.
Fecha específica para ejecutar la transferencia bancaria en una fecha seleccionada del calendario. Tenga en cuenta que las fechas pasadas estarán desactivadas.
Cuando esté listo para confirmar los detalles del gasto, haga clic en Confirmar detalles. Como resultado, el gasto pasará a la pestaña Pagar > Autorizar para que las personas autorizadas de su empresa procedan al pago o lo confirmen para su programación.
Para más información:
Paso 5 - Exportar gastos bajo demanda y programar exportaciones por correo electrónico
Como contable en. Payhawk, puede exportar sus datos para fines contables. La exportación bajo demanda de Payhawk le permite obtener los datos exactos que necesita, cortarlos como desee y estar al tanto de sus números.
Para los informes de datos de gastos, Payhawk soporta los siguientes formatos por defecto:
Excel
CSV con y sin imágenes de documentos
PDF extracto de cuenta completo
MT940
Los informes de gastos a petición en Excel y CSV incluyen los siguientes datos:
Estado de saldo
Pagos
Gastos impagados
Pagos externos
Depósitos
Exportar datos contables en Excel
La exportación de datos contables desde Payhawk es un proceso sencillo y fácil de usar. Tenga en cuenta que todos los informes a petición se descargan directamente en el navegador y que, en el momento de la descarga del archivo, también recibirá un correo electrónico con un enlace de descarga que, por motivos de seguridad, sólo es válido durante 12 horas.
Inicie sesión en el portal web Payhawk.
Vaya a la aplicación Exportar y haga clic en el botón Exportar. Como resultado, aparecerá el diálogo Exportación bajo demanda.
En el cuadro de diálogo y en la lista desplegable Período, seleccione un período predefinido o elija la opción Período personalizado para definir un intervalo de fechas específico.
Seleccione el formato en el que desea generar su informe de gastos haciendo clic en el campo correspondiente, por ejemplo, Excel. Como resultado, el botón Exportar se activa y muestra el número de gastos que se incluirán en el informe Excel.
Haga clic en el botón Exportar [número] de gastos para descargar el informe a su ordenador.
Programar informes por correo electrónico
Payhawk permite programar informes de gastos en formatos CSV, Excel y MT940 y definir la frecuencia con la que le serán enviados a usted o a su equipo por correo electrónico.
Inicie sesión en el portal web de Payhawk.
Vaya a Panel de control > Exportar.
Haga clic en el botón Crear exportación programada.
En los menús desplegables, seleccione el miembro del equipo que recibirá el informe programado, el formato y la frecuencia.
Haga clic en Guardar para confirmar su elección.
Para más información:
Paso 6 - Aprobar y rechazar solicitudes de gastos
Si su empresa utiliza un flujo de aprobación de gastos y usted forma parte de la cadena de aprobación, podrá aprobar y rechazar solicitudes de gastos.
Como aprobador, recibirá las solicitudes de gastos en su Bandeja de entrada. Todas las solicitudes que tenga que revisar aparecerán en la pestaña PENDIENTE. Una vez que las apruebe o rechace, las solicitudes pasarán a la pestaña TODAS.
Al rechazar y eliminar solicitudes de gastos, tenga en cuenta lo siguiente:
Al rechazar y eliminar una solicitud de gasto de tarjeta, no se eliminará el gasto, sino que se mostrará al contable el motivo del rechazo.
Cuando rechace y elimine una solicitud de cualquier otro gasto, también se eliminará el gasto.
Aprobar gastos en el portal web de Payhawk
Vaya a Bandeja de entrada y seleccione una solicitud que desee revisar.
Revise la información relacionada con el gasto y el documento de gasto cargado.
Si desea proceder con la aprobación, haga clic en Aprobar. Como resultado, los contables pueden continuar con su proceso de revisión.
Si desea rechazar la solicitud de gasto, haga clic en el botón Rechazar. En el cuadro de diálogo que se abre, seleccione la opción Devolver al empleado, indique el motivo de su decisión y haga clic en Devolver.
También puede rechazar y eliminar la solicitud de gasto seleccionando la opción Rechazar, proporcionando la razón de su decisión y haciendo clic en Rechazar.
Aprobar gastos en la aplicación móvil de Payhawk
Vaya a la bandeja de entrada y seleccione una solicitud que desee revisar.
Revise la información relacionada con el gasto y el documento de gasto cargado.
Si desea proceder con la aprobación, pulse Aprobar. Como resultado, los contables pueden continuar con su proceso de revisión.
Si desea rechazar la solicitud de gasto, pulse el botón Rechazar. En el cuadro de diálogo que se abre, seleccione la opción Devolver al empleado, indique el motivo de su decisión y pulse Devolver.
También puede rechazar y eliminar la solicitud de gasto seleccionando la opción Rechazar y eliminar, proporcionando el motivo de su decisión y pulsando en Rechazar.
Para más información: