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Payhawk para administradores
Introducción para administradores
Introducción para administradores

Gestione fondos, defina equipos, emita tarjetas, establezca flujos de trabajo de aprobación y obtenga control sobre la cuenta Payhawk.

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Escrito por Cristina López
Actualizado esta semana

¡Bienvenido a Payhawk!

¡Estamos super contentos de tenerle a bordo y esperamos hacerle la vida más fácil con nuestra plataforma!

  • El Equipo de atención al cliente de Payhawk está disponible para guiarle a través de todo el proceso y también puede encontrarlos en el chat en vivo todos los lunes-viernes de 08:00-18:00 CET para soporte proactivo.

  • Si necesita consultar algunas de las preguntas más comunes, busque entre los recursos del centro de ayuda de Payhawk.

Audiencia

Esta guía está dirigida a los empleados que pagan gastos de empresa, utilizan sus tarjetas corporativas de Payhawk para gastos de empresa, cargan gastos y envían y aprueban solicitudes de gastos de compañeros de equipo.

Antes de empezar

Para poder seguir los pasos de esta guía, primero debe:

Para más información, consulte los artículos sobre la configuración de su perfil personal Payhawk.

Resumen

Este inicio rápido le guiará a través de los pasos básicos para utilizar el sistema como administrador de Payhawk y le ayudará a ponerse en marcha con el portal web de Payhawk y la aplicación móvil cuando sea necesario.

¡Comencemos con su experiencia Payhawk!


Paso 1 - Cargue fondos en su cuenta Payhawk


Cargar dinero en Payhawk es tan fácil como realizar una transferencia bancaria. Para recargar fondos en su cuenta Payhawk desde cuentas bancarias vinculadas en el Reino Unido y Europa:

  1. Vaya a Panel de control > Fondos. Haga clic en la divisa que desee en sus cuentas de crédito o débito.

  2. Haga clic en el botón + Añadir fondos para ver una lista con sus cuentas vinculadas.

  3. Haga clic en la cuenta vinculada de su preferencia para establecerla como fuente de financiación para completar los fondos necesarios y especifique el importe. Haga clic en Añadir fondos.

  4. Una vez autorizado el pago, el depósito aparecerá como pendiente en la cuenta correspondiente. Cuando se liquide el depósito, aparecerá en el campo Historial de depósitos de la cuenta.

    The Deposit history field on the Payhawk platform showing the fund deposit transation.

Para más información:

También puede cargar dinero en su cuenta Payhawk mediante transferencia bancaria.

Además, con Payhawk no necesita iniciar sesión en la plataforma todos los días para controlar el saldo de fondos de su empresa. Establezca un umbral y cuando su saldo caiga por debajo de esta cantidad, Payhawk informará automáticamente a los administradores por correo electrónico.


Paso 2 - Invite a los miembros de su equipo


Para que su equipo y sus empleados puedan aprovechar las funciones de Payhawk, primero debe invitarlos al sistema.

Roles en Payhawk

Payhawk distingue tres roles básicos que tienen diferentes derechos y responsabilidades:

  • Empleados - Los titulares de las tarjetas corporativas de Payhawk.

  • Contables - Tienen los mismos derechos que el rol de empleado de Payhawk y, además, pueden gestionar gastos, exportar datos de gastos, y ver y editar la información extraída.

  • Administradores - Tienen los mismos derechos que el rol de contable en Payhawk y además pueden emitir y cerrar tarjetas, actualizar límites de tarjetas, agregar políticas de gastos, permitir retiros de efectivo, invitar empleados, y administrar facturación en Payhawk entre otros.

​Invitar empleados a Payhawk

Para invitar a los empleados a Payhawk y asignarles los roles necesarios:

  1. Vaya al Panel de control > Empleados > pestaña Empleados. Haga clic en el botón + Añadir nuevo.

  2. Para enviar una invitación por correo electrónico a los empleados, introduzca un correo electrónico, seleccione el rol y haga clic en Invitar. Como resultado, el empleado recibirá un correo electrónico con un enlace de registro.

    Para enviar una invitación por SMS a los empleados, introduzca un correo electrónico y active el botón Invitar con SMS. Introduzca el nombre y el número de móvil del empleado, seleccione la función y haga clic en Invitar. Como resultado, el empleado recibirá un SMS con un enlace de registro.

    Los miembros del equipo que invite recibirán correos electrónicos. Al hacer clic en el botón Comenzar a utilizar Payhawk, se les dirigirá a la pantalla para crear su cuenta Payhawk.

Una vez que los empleados invitados se registren en Payhawk, el estado pendiente de su invitación cambiará y el empleado pasará a la pestaña Empleados > Activos.

Una vez que haya invitado a sus empleados, podrá gestionarlos de muchas maneras, por ejemplo:


Paso 3 - Gestione sus equipos


Cuanto mayor sea su organización, mayor será la necesidad de una estructura que apoye sus flujos de trabajo. Por eso Payhawk ofrece la funcionalidad de Equipos que le permite reflejar la estructura de su empresa, sea cual sea.

Antes de configurar la estructura de su equipo, debe personalizarla para que se adapte a las necesidades de su empresa. A continuación, está listo para empezar a crear sus equipos:

  1. Vaya al Panel de control > Empleados > pestaña Equipos. Haga clic en el botón + Nuevo.

  2. En el cuadro de diálogo que se abre, asigne un nombre a su equipo, añada su ID externo y, si procede, seleccione un equipo principal.

  3. Haga clic en Crear.

Una vez creada la estructura del equipo, puede asignar miembros y jefes de equipo a cada uno de ellos.


Paso 4 - Emitir tarjetas para sus empleados


Ahora que ha depositado fondos en la cuenta, puede comenzar a emitir tarjetas físicas o virtuales para su equipo.

  • Las tarjetas virtuales Payhawk están destinadas a pagos en línea. Sin embargo, también pueden agregarse a una billetera digital y usarse para pagos en terminales POS.

  • Las tarjetas físicas Payhawk están diseñadas para ejecutar pagos en línea y POS, por ejemplo, compras relacionadas con la empresa en tiendas o para viajes por todo el mundo.

Límites independientes y políticas de tarjetas de gastos

También puede emitir tarjetas individuales para empleados o crear tarjetas de equipo (o presupuestos compartidos) para sus equipos. En Payhawk, puede establecer un límite independiente para una tarjeta individual o de equipo, o definir políticas de gasto y asignarlas a tarjetas.

  • Los límites independientes son límites mensuales individuales para tarjetas corporativas individuales o de equipo. Las tarjetas con límites independientes son adecuadas para pagos recurrentes que son fáciles de estimar y no requieren aprobaciones complejas.

  • Los límites basados en las políticas de gasto de la empresa son adecuados para agrupar a los titulares de tarjetas en diferentes categorías según su comportamiento de gasto. Por ejemplo, puede definir una política de gestión de alto nivel que puede tener un límite de gasto elevado.

Emisión de tarjetas de plástico y metálicas premium

Las tarjetas físicas llegan en menos de cinco días laborables desde su emisión. Cada tarjeta de plástico o metal premium está asociada a empleados individuales y cada titular debe activar su tarjeta física desde la aplicación móvil Payhawk.

Para emitir una tarjeta física de plástico o metal premium:

  1. Vaya a Tarjetas > Tarjetas. Haga clic en el botón + Nuevo.

  2. En el cuadro de diálogo que se abre, seleccione la opción Física (para una tarjeta de plástico) o Metálica (para una tarjeta metálica premium), y elija el empleado asignado a la tarjeta corporativa.

  3. Para las tarjetas metálicas premium, escriba el nombre que se grabará en la tarjeta. Tenga en cuenta que para que quepa, los símbolos deben ser inferiores a 16. Asigne un nombre a la tarjeta.

  4. Para las tarjetas con límites independientes, seleccione la divisa y el límite recurrente mensual. Para tarjetas con políticas de gastos de empresa existentes, seleccione la divisa y la política a la que asignará la tarjeta.

  5. Seleccione la dirección de entrega de la tarjeta. El botón que indica la dirección de su empresa está activado por defecto. Si desea que la tarjeta se entregue en otro lugar, desactive el botón y rellene los datos postales necesarios.

  6. Haga clic en Emitir tarjeta para confirmar su elección.

​Emitir tarjetas virtuales

Las tarjetas virtuales se activan automáticamente y su equipo puede comenzar a usarlas directamente después de que las emita.

Para emitir una tarjeta Payhawk virtual para un empleado:

  1. Vaya a Panel de control > Tarjetas > Tarjetas. Haga clic en el botón + Nuevo.

  2. En el cuadro de diálogo que se abre, seleccione la opción Virtual y elija el empleado asignado a la tarjeta corporativa.

  3. Para tarjetas con límites independientes, seleccione la moneda y el límite recurrente mensual. Para tarjetas bajo políticas de gasto de la empresa existentes, seleccione la moneda y la política a la que asignará la tarjeta.

  4. Haga clic en Emitir tarjeta para confirmar su elección.

​Para obtener más información sobre la gestión de las tarjetas y las políticas de gasto de los empleados y equipos de su empresa, consulte:

Para obtener más información sobre el uso de las tarjetas corporativas Payhawk, consulte:


Paso 5 - Sincronice su cuenta Payhawk con su software ERP (contabilidad)


Payhawk admite la integración en vivo con los siguientes sistemas ERP (contabilidad):

Según la integración, los datos contables maestros y personalizados, específicos del sistema ERP, se comparten automáticamente entre Payhawk y el software de contabilidad. Para obtener más información sobre qué datos de gastos y pagos se envían y extraen diariamente, consulte los siguientes artículos:

Además de las integraciones con los sistemas ERP, Payhawk le permite cargar automáticamente facturas de TravelPerk completando los datos contables en Payhawk, y reclamar su IVA sin problemas con 60dias.


Paso 6 - Establezca sus flujos de trabajo de aprobación


Gestionar las aprobaciones de gastos puede resultar complicado. Es posible que diferentes departamentos, montos y tipos de gastos requieran diferentes aprobadores antes de que se pague la factura. Incluso podría tener un proceso de aprobación para pagos con tarjeta, asegurándose de que cada transacción sea un gasto de la empresa antes de que su equipo de contabilidad la revise.

Roles de aprobación y cadenas de aprobación basadas en montos

Payhawk proporciona una funcionalidad flexible para configurar sus flujos de trabajo personalizados que cumplan con los requisitos de su negocio de manera más efectiva, permitiéndole definir personas, roles o una cadena basada en cantidades específicas para sus aprobaciones.

  • La mayoría de las empresas optan por el puesto de jefe de equipo. De esta forma, el gasto se aprobará según la estructura del equipo que haya establecido.

  • También puede elegir la función de Administrador de campo personalizado, por ejemplo, Administrador de centro de costes, Administrador de proyectos o Administrador de proveedores.

  • Contables o administradores, es decir, cualquiera de los contables o administradores de Payhawk.

  • Cualquier contable, es decir, cualquier contable en Payhawk.

  • Cualquier administrador, es decir, cualquier administrador en Payhawk.

  • Persona específica significa que debe seleccionar una persona en particular.

Las cadenas de aprobación basadas en montos pueden ser de un solo paso, secuenciales de varios pasos o no secuenciales de varios pasos.

  • Cadenas de aprobación de un solo paso: permiten a los empleados enviar solicitudes de gastos solo a la persona más relevante que haya sido definida como aprobadora de este monto.

  • Cadenas de aprobación secuenciales de varios pasos: requieren que todos los aprobadores relevantes aprueben las solicitudes de gastos una tras otra (en secuencia) para cada umbral específico.

  • Cadenas de aprobación no secuenciales de varios pasos: requieren que todos los aprobadores relevantes aprueben las solicitudes de gastos simultáneamente (en paralelo).

Definición de flujos de trabajo para transferencias bancarias inmediatas y programadas

Para definir flujos de trabajo de aprobación de transferencias bancarias en su empresa tanto para pagos inmediatos como programados:

  1. Vaya a la pestaña Configuración > Flujos de trabajo > Tipos de gastos.

  2. Vaya a Transferencias bancarias y haga clic en Editar flujo de trabajo.

  3. En el menú desplegable Enviar, seleccione Activado para permitir a los empleados enviar explícitamente gastos por transferencia bancaria.

  4. En el menú desplegable Aprobar, seleccione la persona específica, la función o una cadena de aprobación basada en el importe para definir el proceso de aprobación de los gastos de transferencia bancaria de su empresa.

  5. En el menú desplegable Revisar, seleccione la persona o función específica que tendrá derecho a revisar los gastos en su empresa.

  6. En el menú desplegable Pagar > Confirmar detalles, seleccione las personas o funciones específicas, o una cadena de aprobación basada en importes para confirmar los detalles del gasto y los métodos de ejecución del pago. Si elige la opción Persona específica, esa persona debe ser un contable o administrador de Payhawk.

  7. En el menú desplegable Pagar > Autorizar, seleccione las personas, funciones o una cadena de aprobación basada en importes para autorizar los pagos inmediatos y programados.

  8. Haga clic en Guardar cambios.

También puede configurar flujos de trabajo de aprobación para:

Una vez que haya definido sus flujos de trabajo, sus empleados pueden enviar solicitudes de gastos, solicitudes de tarjetas y solicitudes de compra, mientras que los aprobadores de su empresa pueden aprobarlas o rechazarlas.​


Paso 7 - Defina sus categorías de gastos y campos personalizados


Las categorías de gastos de Payhawk y los campos de gastos personalizados combinados son herramientas muy poderosas ya que permiten un control financiero más rápido y sencillo.

Categorías de gastos de Payhawk

Las categorías de gastos son nombres fáciles de usar asignados a los gastos que los empleados pueden enviar desde la aplicación móvil o el portal web. Los empleados pueden ver y elegir rápidamente la categoría adecuada de un gasto.

Cada categoría está vinculada a un código de cuenta opcional de su plan de cuentas u otros sistemas de registro. Tenga en cuenta que los códigos de cuenta solo serán visibles en su informe mensual.

Crear categorías de gastos

Para crear una categoría de gastos:

  1. Vaya a Panel de control > Configuración > Campos de gastos.

  2. En la sección Campos de gastos integrados, haga clic en Categorías y, luego, en el botón + Agregar categoría.

  3. Ingrese el nombre de la nueva categoría, el código de cuenta y la tasa de IVA predeterminada, si corresponde. Haga clic en Guardar.

Campos de gastos personalizados de Payhawk

Además de la categoría de gastos, Payhawk le permite incluir más detalles en cada gasto de la empresa, como el centro de costos, el ID del proyecto y muchos más.

Crear campos de gastos personalizados

Para crear un campo de gastos personalizado en Payhawk:

  1. Vaya a Configuración > Campos de gastos.

  2. En la categoría Campos personalizados, haga clic en + Agregar campo para agregar el nuevo campo personalizado.

  3. En el cuadro de diálogo Agregar campo, proporcione los detalles requeridos: nombre del campo, roles, si el campo de gastos personalizado se mostrará para categorías de gastos específicas, si el campo de gastos personalizado será necesario para el envío y si el campo de gastos personalizado será necesario para revisar.

  4. Haga clic en Agregar.

Para más información, ver:


Paso 8 - Cierre el mes y archive sus gastos


Con Payhawk, puede cerrar y archivar períodos específicos, lo cual es una característica especialmente importante para empresas con sede en España y Alemania: la funcionalidad de archivo de gastos sigue las regulaciones fiscales estatales españolas, así como la directiva GoBD y le permite realizar contabilidad sin papel.

Detalles para el archivo de gastos de la empresa

  • Puede cerrar y archivar todos los gastos de un mes determinado, pero no puede archivar un solo gasto.

  • Después de cerrar y archivar un período, puede acceder, ver y exportar cada gasto archivado, pero no puede cambiar ni eliminar los gastos archivados.

  • Puede cerrar un período contable solo si se han revisado todos los gastos de ese período.

  • Payhawk archiva todos los gastos con una fecha de período de servicio para el período seleccionado.

Cerrar y archivar un solo mes

Para cerrar un solo mes y archivar los gastos de un mes específico:

  1. Vaya a Panel de control > Archivo.

  2. Pase el cursor sobre el mes que desea cerrar y, cuando aparezca la casilla de verificación, márquela. Luego, marque la casilla de verificación de la opción de confirmación.

  3. Haga clic en el botón Archivar 1 mes.

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