¡Bienvenido a Payhawk!
¡Estamos super contentos de tenerle a bordo y esperamos hacerle la vida más fácil con nuestra plataforma!
El Equipo de atención al cliente de Payhawk está disponible para guiarle a través de todo el proceso y también puede encontrarlos en el chat en vivo todos los lunes-viernes de 08:00-18:00 CET para soporte proactivo.
Si necesita consultar algunas de las preguntas más comunes, busque entre los recursos del centro de ayuda de Payhawk.
Audiencia
Esta guía está dirigida a los empleados que pagan gastos de empresa, utilizan sus tarjetas corporativas de Payhawk para gastos de empresa, cargan gastos y envían y aprueban solicitudes de gastos de compañeros de equipo.
Antes de empezar
Para poder seguir los pasos de esta guía, primero debe:
Registrarse en Payhawk con una invitación por correo electrónico o a través de Active Directory.
Para más información, consulte los artículos sobre la configuración de su perfil personal Payhawk.
Resumen
Este inicio rápido le guiará a través de los pasos básicos para utilizar el sistema como administrador de Payhawk y le ayudará a ponerse en marcha con el portal web de Payhawk y la aplicación móvil cuando sea necesario.
¡Comencemos con su experiencia Payhawk!
Paso 1 - Cargue fondos en su cuenta Payhawk
Cargar dinero en Payhawk es tan fácil como realizar una transferencia bancaria. Para recargar fondos en su cuenta Payhawk desde cuentas bancarias vinculadas en el Reino Unido y Europa:
Vaya a Panel de control > Fondos. Haga clic en la divisa que desee en sus cuentas de crédito o débito.
Haga clic en el botón + Añadir fondos para ver una lista con sus cuentas vinculadas.
Haga clic en la cuenta vinculada de su preferencia para establecerla como fuente de financiación para completar los fondos necesarios y especifique el importe. Haga clic en Añadir fondos.
Una vez autorizado el pago, el depósito aparecerá como pendiente en la cuenta correspondiente. Cuando se liquide el depósito, aparecerá en el campo Historial de depósitos de la cuenta.
Para más información:
También puede cargar dinero en su cuenta Payhawk mediante transferencia bancaria.
Además, con Payhawk no necesita iniciar sesión en la plataforma todos los días para controlar el saldo de fondos de su empresa. Establezca un umbral y cuando su saldo caiga por debajo de esta cantidad, Payhawk informará automáticamente a los administradores por correo electrónico.
Paso 2 - Invite a los miembros de su equipo
Para que su equipo y sus empleados puedan aprovechar las funciones de Payhawk, primero debe invitarlos al sistema.
Roles en Payhawk
Payhawk distingue tres roles básicos que tienen diferentes derechos y responsabilidades:
Empleados - Los titulares de las tarjetas corporativas de Payhawk.
Contables - Tienen los mismos derechos que el rol de empleado de Payhawk y, además, pueden gestionar gastos, exportar datos de gastos, y ver y editar la información extraída.
Administradores - Tienen los mismos derechos que el rol de contable en Payhawk y además pueden emitir y cerrar tarjetas, actualizar límites de tarjetas, agregar políticas de gastos, permitir retiros de efectivo, invitar empleados, y administrar facturación en Payhawk entre otros.
Invitar empleados a Payhawk
Para invitar a los empleados a Payhawk y asignarles los roles necesarios:
Vaya al Panel de control > Empleados > pestaña Empleados. Haga clic en el botón + Añadir nuevo.
Para enviar una invitación por correo electrónico a los empleados, introduzca un correo electrónico, seleccione el rol y haga clic en Invitar. Como resultado, el empleado recibirá un correo electrónico con un enlace de registro.
Para enviar una invitación por SMS a los empleados, introduzca un correo electrónico y active el botón Invitar con SMS. Introduzca el nombre y el número de móvil del empleado, seleccione la función y haga clic en Invitar. Como resultado, el empleado recibirá un SMS con un enlace de registro.
Los miembros del equipo que invite recibirán correos electrónicos. Al hacer clic en el botón Comenzar a utilizar Payhawk, se les dirigirá a la pantalla para crear su cuenta Payhawk.
Una vez que los empleados invitados se registren en Payhawk, el estado pendiente de su invitación cambiará y el empleado pasará a la pestaña Empleados > Activos.
Una vez que haya invitado a sus empleados, podrá gestionarlos de muchas maneras, por ejemplo:
Paso 3 - Gestione sus equipos
Cuanto mayor sea su organización, mayor será la necesidad de una estructura que apoye sus flujos de trabajo. Por eso Payhawk ofrece la funcionalidad de Equipos que le permite reflejar la estructura de su empresa, sea cual sea.
Antes de configurar la estructura de su equipo, debe personalizarla para que se adapte a las necesidades de su empresa. A continuación, está listo para empezar a crear sus equipos:
Vaya al Panel de control > Empleados > pestaña Equipos. Haga clic en el botón + Nuevo.
En el cuadro de diálogo que se abre, asigne un nombre a su equipo, añada su ID externo y, si procede, seleccione un equipo principal.
Haga clic en Crear.
Una vez creada la estructura del equipo, puede asignar miembros y jefes de equipo a cada uno de ellos.
Paso 4 - Emitir tarjetas para sus empleados
Ahora que ha depositado fondos en la cuenta, puede comenzar a emitir tarjetas físicas o virtuales para su equipo.
Las tarjetas virtuales Payhawk están destinadas a pagos en línea. Sin embargo, también pueden agregarse a una billetera digital y usarse para pagos en terminales POS.
Las tarjetas físicas Payhawk están diseñadas para ejecutar pagos en línea y POS, por ejemplo, compras relacionadas con la empresa en tiendas o para viajes por todo el mundo.
Límites independientes y políticas de tarjetas de gastos
También puede emitir tarjetas individuales para empleados o crear tarjetas de equipo (o presupuestos compartidos) para sus equipos. En Payhawk, puede establecer un límite independiente para una tarjeta individual o de equipo, o definir políticas de gasto y asignarlas a tarjetas.
Los límites independientes son límites mensuales individuales para tarjetas corporativas individuales o de equipo. Las tarjetas con límites independientes son adecuadas para pagos recurrentes que son fáciles de estimar y no requieren aprobaciones complejas.
Los límites basados en las políticas de gasto de la empresa son adecuados para agrupar a los titulares de tarjetas en diferentes categorías según su comportamiento de gasto. Por ejemplo, puede definir una política de gestión de alto nivel que puede tener un límite de gasto elevado.
Emisión de tarjetas de plástico y metálicas premium
Las tarjetas físicas llegan en menos de cinco días laborables desde su emisión. Cada tarjeta de plástico o metal premium está asociada a empleados individuales y cada titular debe activar su tarjeta física desde la aplicación móvil Payhawk.
Para emitir una tarjeta física de plástico o metal premium:
Vaya a Tarjetas > Tarjetas. Haga clic en el botón + Nuevo.
En el cuadro de diálogo que se abre, seleccione la opción Física (para una tarjeta de plástico) o Metálica (para una tarjeta metálica premium), y elija el empleado asignado a la tarjeta corporativa.
Para las tarjetas metálicas premium, escriba el nombre que se grabará en la tarjeta. Tenga en cuenta que para que quepa, los símbolos deben ser inferiores a 16. Asigne un nombre a la tarjeta.
En Límites, seleccione entre un límite mensual independiente o un límite mensual basado en una política de gastos existente en la empresa.
Para las tarjetas con límites independientes, seleccione la divisa y el límite recurrente mensual. Para tarjetas con políticas de gastos de empresa existentes, seleccione la divisa y la política a la que asignará la tarjeta.
Seleccione la dirección de entrega de la tarjeta. El botón que indica la dirección de su empresa está activado por defecto. Si desea que la tarjeta se entregue en otro lugar, desactive el botón y rellene los datos postales necesarios.
Haga clic en Emitir tarjeta para confirmar su elección.
Emitir tarjetas virtuales
Las tarjetas virtuales se activan automáticamente y su equipo puede comenzar a usarlas directamente después de que las emita.
Para emitir una tarjeta Payhawk virtual para un empleado:
Vaya a Panel de control > Tarjetas > Tarjetas. Haga clic en el botón + Nuevo.
En el cuadro de diálogo que se abre, seleccione la opción Virtual y elija el empleado asignado a la tarjeta corporativa.
Para tarjetas con límites independientes, seleccione la moneda y el límite recurrente mensual. Para tarjetas bajo políticas de gasto de la empresa existentes, seleccione la moneda y la política a la que asignará la tarjeta.
Haga clic en Emitir tarjeta para confirmar su elección.
Para obtener más información sobre la gestión de las tarjetas y las políticas de gasto de los empleados y equipos de su empresa, consulte:
Para obtener más información sobre el uso de las tarjetas corporativas Payhawk, consulte:
Paso 5 - Sincronice su cuenta Payhawk con su software ERP (contabilidad)
Payhawk admite la integración en vivo con los siguientes sistemas ERP (contabilidad):
Según la integración, los datos contables maestros y personalizados, específicos del sistema ERP, se comparten automáticamente entre Payhawk y el software de contabilidad. Para obtener más información sobre qué datos de gastos y pagos se envían y extraen diariamente, consulte los siguientes artículos:
Además de las integraciones con los sistemas ERP, Payhawk le permite cargar automáticamente facturas de TravelPerk completando los datos contables en Payhawk, y reclamar su IVA sin problemas con 60dias.
Paso 6 - Establezca sus flujos de trabajo de aprobación
Gestionar las aprobaciones de gastos puede resultar complicado. Es posible que diferentes departamentos, montos y tipos de gastos requieran diferentes aprobadores antes de que se pague la factura. Incluso podría tener un proceso de aprobación para pagos con tarjeta, asegurándose de que cada transacción sea un gasto de la empresa antes de que su equipo de contabilidad la revise.
Aprobadores, condiciones y tipos de flujos de trabajo admitido
Puede definir flujos de trabajo de aprobación para solicitudes y transacciones de tarjetas, reembolsos (incluidas dietas y kilometraje), transferencias bancarias (facturas), órdenes de compra y más.
Los pasos pueden asignarse a un rol predeterminado de Payhawk, a roles personalizados o a empleados específicos:
Por defecto, en cada paso y para cada flujo de trabajo, podrá incluir empleados con derechos de contable o administrador de Payhawk.
El administrador de equipo en Payhawk es un rol personalizado porque puede decidir no asignar administradores de equipo para equipos específicos o desactivar la estructura de equipo para su organización.
El Gestor de segundo nivel en Payhawk es un rol personalizado porque puede decidir no tener subequipos o desactivar la estructura de equipos para su organización.
El Gestor de categoría en Payhawk también es un rol personalizado porque puede decidir asignar uno o más gestores a cada valor de categoría de gasto que haya creado.
Por diseño, puede asignar uno o más gestores a cada valor de campo personalizado que cree para su organización. A continuación, puede utilizar el rol de gestor de campo personalizado en los flujos de trabajo. En función del valor seleccionado de un gasto determinado, se requerirá la aprobación del gestor de campo personalizado correspondiente.
Cada empleado de su empresa estará disponible para que usted lo seleccione cuando defina los flujos de trabajo personalizados de su empresa.
Los flujos de trabajo en Payhawk son altamente personalizables ya que le permiten incluir condiciones específicas en base a las cuales construir aprobaciones a medida. Por ejemplo, las condiciones basadas en el importe le permiten definir pasos de aprobación que pueden ser secuenciales, paralelos o una combinación de ambos.
Establecimiento de flujos de trabajo para transferencias bancarias
Para este ejemplo, supongamos que aún no has definido ningún flujo de trabajo para transferencias bancarias (facturas) y que deseas crear la aprobación de transferencias bancarias sin órdenes de compra:
En el portal web de Payhawk, ve a la pestaña Ajustes > Flujos de trabajo > Tipos de gastos.
En el campo Transferencias bancarias, haz clic en Editar flujo de trabajo.
Haz clic en Enviar y selecciona la opción Enviar activado para permitir que los empleados envíen gastos que se van a pagar mediante transferencia bancaria.
Haga clic en Guardar cambios.
Para el paso de aprobación del tipo de gasto de transferencia bancaria, sigue la opción NO OC y haz clic en el paso + Añadir aprobación. Elige añadir tu aprobación personalizada o utilizar plantilla predeterminada sugerida. Para este ejemplo, haz clic en + Personalizar.
La opción Plantilla muestra cualquier rol personalizado previamente definido para tu empresa, por ejemplo, gerente de equipo, para que no tengas que seleccionarla manualmente de la lista desplegable de aprobadores disponibles.
En el cuadro de diálogo que se abre, nombra el paso haciendo clic en el icono del lápiz (editar). Rellena el contenido y pulsa el botón ✔.
En el menú desplegable con los aprobadores disponibles, selecciona el rol gerente de equipo. A continuación, define la condición deseada haciendo clic en + Añadir condición, por ejemplo, Importe.
Para especificar la cantidad para la que se requerirá la aprobación, define el límite de la cantidad en el desplegable, por ejemplo, menor o igual a (). En la línea siguiente, establece la cantidad, por ejemplo, 200.
Haz clic en Guardar.
Para definir aprobaciones de un solo paso, secuenciales de varios pasos o no secuenciales, sigue las directrices y aplica los mismos pasos anteriores.
Para configurar los derechos de revisión de los gastos, haz clic en el paso Revisar. En el menú desplegable Revisar, selecciona el empleado o rol específico que quieres que revise las transferencias bancarias en tu empresa, por ejemplo, cualquier contable de Payhawk, y haz clic en Guardar.
Para configurar los derechos para confirmar los detalles de los gastos, haz clic en el paso Confirmar detalles. En el menú desplegable Confirmar detalles, selecciona el empleado o rol específico que quieres que tenga permiso para confirmar los detalles de los gastos y los métodos de ejecución de los pagos en tu empresa, por ejemplo, cualquier contable de Payhawk, y haz clic en Guardar.
Para configurar los derechos de autorización de los pagos, haz clic en el paso Autorizar. En el menú desplegable Autorizar, selecciona el empleado o rol específico que quieres que pueda autorizar (pagar) transferencias bancarias para pagos inmediatos o programados sin órdenes de compra vinculadas a ellos, por ejemplo, cualquier administrador de Payhawk, y haz clic en Guardar.
Para más información:
Una vez que haya definido sus flujos de trabajo, sus empleados pueden enviar solicitudes de gastos, solicitudes de tarjetas y solicitudes de compra, mientras que los aprobadores de su empresa pueden aprobarlas o rechazarlas.
Paso 7 - Defina sus categorías de gastos y campos personalizados
Las categorías de gastos de Payhawk y los campos de gastos personalizados combinados son herramientas muy poderosas ya que permiten un control financiero más rápido y sencillo.
Categorías de gastos de Payhawk
Las categorías de gastos son nombres fáciles de usar asignados a los gastos que los empleados pueden enviar desde la aplicación móvil o el portal web. Los empleados pueden ver y elegir rápidamente la categoría adecuada de un gasto.
Cada categoría está vinculada a un código de cuenta opcional de su plan de cuentas u otros sistemas de registro. Tenga en cuenta que los códigos de cuenta solo serán visibles en su informe mensual.
Crear categorías de gastos
Para crear una categoría de gastos:
Vaya a Panel de control > Configuración > Campos de gastos.
En la sección Campos de gastos integrados, haga clic en Categorías y, luego, en el botón + Agregar categoría.
Ingrese el nombre de la nueva categoría, el código de cuenta y la tasa de IVA predeterminada, si corresponde. Haga clic en Guardar.
Campos de gastos personalizados de Payhawk
Además de la categoría de gastos, Payhawk le permite incluir más detalles en cada gasto de la empresa, como el centro de costos, el ID del proyecto y muchos más.
Crear campos de gastos personalizados
Para crear un campo de gastos personalizado en Payhawk:
Vaya a Configuración > Campos de gastos.
En la categoría Campos personalizados, haga clic en + Agregar campo para agregar el nuevo campo personalizado.
En el cuadro de diálogo Agregar campo, proporcione los detalles requeridos: nombre del campo, roles, si el campo de gastos personalizado se mostrará para categorías de gastos específicas, si el campo de gastos personalizado será necesario para el envío y si el campo de gastos personalizado será necesario para revisar.
Haga clic en Agregar.
Para más información, ver:
Paso 8 - Cierre el mes y archive sus gastos
Con Payhawk, puede cerrar y archivar períodos específicos, lo cual es una característica especialmente importante para empresas con sede en España y Alemania: la funcionalidad de archivo de gastos sigue las regulaciones fiscales estatales españolas, así como la directiva GoBD y le permite realizar contabilidad sin papel.
Detalles para el archivo de gastos de la empresa
Puede cerrar y archivar todos los gastos de un mes determinado, pero no puede archivar un solo gasto.
Después de cerrar y archivar un período, puede acceder, ver y exportar cada gasto archivado, pero no puede cambiar ni eliminar los gastos archivados.
Puede cerrar un período contable solo si se han revisado todos los gastos de ese período.
Payhawk archiva todos los gastos con una fecha de período de servicio para el período seleccionado.
Cerrar y archivar un solo mes
Para cerrar un solo mes y archivar los gastos de un mes específico:
Vaya a Panel de control > Archivo.
Pase el cursor sobre el mes que desea cerrar y, cuando aparezca la casilla de verificación, márquela. Luego, marque la casilla de verificación de la opción de confirmación.
Haga clic en el botón Archivar 1 mes.
