Welkom bij Payhawk!
Wat fijn dat je er bent, we hopen dat ons platform je het leven makkelijker zal maken!
Het Payhawk-klantsuccesteam staat klaar om je door het hele proces te begeleiden. Ze zijn ook elke maandag tot en met vrijdag van 8:00 uur tot 18:00 uur CET via de live chat beschikbaar voor proactieve ondersteuning.
Voor de meest gestelde vragen, kun je zoeken in de bronnen in het help center van Payhawk.
Doelgroep
Deze handleiding is bedoeld voor bedrijfsmedewerkers met Payhawk-boekhoudersrechten voor het beheren en exporteren van alle bedrijfsuitgaven, het beoordelen van bedrijfskaartactiviteiten en het monitoren van leveranciers.
Voordat je aan de slag gaat
Voordat je de stappen in deze handleiding kunt volgen, moet je eerst:
Zie voor meer informatie de artikelen over het configureren van je persoonlijke Payhawk-profielinstellingen.
Samenvatting
Deze snelle start begeleidt je door de basisstappen voor het gebruik van het systeem als Payhawk-boekhouder en zal je helpen om je het Payhawk-webportaal en de mobiele app eigen te maken.
Aan de slag met Payhawk!
Stap 1 - Bedrijfsuitgaven beheren
Je kunt vanuit de app Uitgaven in Payhawk all je bedrijfsuitgaven snel beheren, monitoren en betalen. Log in op je account op het Payhawk-webportaal en ga naar Dashboard > Uitgaven.
Overzicht van uitgaven voor Payhawk-boekhouders
Hier volgen de verschillende typen uitgaven in Payhawk, afhankelijk van de financieringsbron:
Een rekeningbetaling is een verschuldigde of betaalde uitgave vanaf de Payhawk-rekening van je bedrijf of een externe bankrekening.
Bedrijfscontanten betreft een uitgave die betaald is met bedrijfscontanten.
Een onkostenvergoeding is een uitgave die de medewerker met zijn of haar eigen geld heeft betaald. Dag- en kilometervergoedingen zijn ook onkostenvergoedingen.
Kaartuitgaven worden automatisch aangemaakt zodra een medewerker betaalt met zijn of haar bedrijfskaart.
Zie voor meer informatie de artikelen over uitgaven voor Payhawk-boekhouders en geautoriseerde en verwerkte kaartbetalingen.
Het beheren van je bedrijfsuitgaven kan de volgende acties omvatten:
Uitgaven filteren en downloaden
Gefilterde weergaven opslaan en beheren
Als je vaak zoekt naar en filtert op een bepaald type uitgave - zoals categorie, medewerker of totaalbedrag - kun je tijd besparen door die gefilterde weergave op te slaan.
Je kunt in Payhawk weergaven van je gefilterde uitgaven eenvoudig opslaan en beheren.
Filter de gewenste uitgaven op de benodigde criteria.
Selecteer een relevante naam voor je weergave.
Beheer je opgeslagen gefilterde weergaven door op de huidige weergave te klikken en vervolgens de optie weergaven beheren te selecteren.
Er verschijnt een dialoogvenster met een lijst van alle gefilterde weergaven die je hebt opgeslagen. Werk de betreffende weergaven bij of verwijder ze en sla je wijzigingen op.
Voor meer informatie:
Bedrijfsuitgaven betalen
Je kunt bedrijfsuitgaven in minder dan 30 seconden direct vanuit Payhawk betalen.
Zo krijgt je organisatie een holistisch beeld van de betalingen, omdat kaart-, contante en bankbetalingen in één proces worden gecombineerd.
Ga naaruitgaven en klik op de knop + (plus) om een uitgave aan te maken.
Selecteer rekening en upload de factuur die je wil betalen.
Controleer of alle gegevens van de uitgave juist zijn en markeer de uitgave als beoordeeld.
Ga naar het tabblad Betalen > Gegevens bevestigen, selecteer de nieuw aangemaakte uitgave en klik op de knop Gegevens bevestigen.
Ga naar het tabblad Betalen > Autoriseren en klik op de knop Autoriseren om de betalingsrun te starten.
Houd er rekening mee dat Payhawk voor GBP-facturen het Faster Payments-betalingsschema gebruikt en voor EUR-facturen het SEPA- en SEPA Instant-betalingsschema.
Je ontvangt in de Payhawk-applicatie een bevestigingsverzoek. Ga verder door te klikken op Bevestigen. Zodra de uitgave via de mobiele app is bevestigd, verandert de status automatisch naar verwerken. Nadat de uitgave door de bank is verwerkt, verandert de status naar betaald.
Als je de betaalgegevens van een leverancier hebt toegevoegd, zal Payhawk automatisch voor betalingen aan dezelfde leverancier die rekeninggegevens toepassen en gebruiken, zodat je de factuur direct kunt betalen nadat je deze hebt gecontroleerd.
Daarnaast slaat Payhawk de betalingsgegevens op, dat wil zeggen de IBAN, referentie, datum en betalingsbron, en wordt deze informatie toegevoegd aan het exportbestand.
Voor meer informatie:
Stap 2 - Kaartlimieten en uitgavenbeleid monitoren
Het kan een uitdaging zijn om alle bedrijfskaarten in de gaten te houden en het monitoren van kaartlimieten en uitgavenbeleid van toepassing op een specifieke kaart kan een tijdrovende en bewerkelijke klus worden.
In Payhawk kunnen bedrijfskaarten worden beïnvloed door afzonderlijke limieten, bestedingsbeleid en teamkaarten. Hoewel je als Payhawk-boekhouder geen uitgavenbeleid kunt definiëren, geen individuele bedrijfskaarten kunt uitgeven en geen teamkaarten kunt aanmaken, kun je ze wel monitoren, evenals de kaarten die worden beïnvloed door gedeelde budgetten of uitgavenbeleid.
Afzonderlijke limieten
In Payhawk is een afzonderlijke limiet een maandelijks terugkerende limiet die voor een bedrijfskaart is gedefinieerd. Zie voor meer informatie het artikel kaarten voor medewerkers uitgeven.
Uitgavenbeleid
Het uitgavenbeleid van een bedrijf bevat vooraf gedefinieerde limieten en andere instellingen voor kaarthouders met kaarten die vallen onder dat uitgavenbeleid.
Uitgavenbeleid helpt Payhawk-boekhouders bij het beheren van meerdere kaarten door gebruik te maken van een bedrijfsbeleid waarbij ze limieten en kaartinstellingen voor bestuurders, managers en medewerkers eenvoudig kunnen configureren.
Uitgavenbeleid biedt ook opties voor het definiëren van kaartbeheer op groepsniveau - zoals terugkerende limieten, geldopnames en een goedkeuringsketen voor aanvragen - en voor het beheren van alle kaarten in bulk zonder dat men met individueel kaartbeheer te maken heeft.
Voor meer informatie:
Teamkaarten
Over het algemeen zijn teamkaarten gedeelde budgetten die van toepassing zijn op de kaarten van twee of meer kaarthouders binnen het bedrijf.
Voor meer informatie:
Stap 3 - Leveranciersgegevens aanmaken en bewerken, en leveranciers exporteren
Met Payhawk kun je de leveranciersgegevens invoeren, opslaan en toepassen op uitgaven die aan een specifieke leverancier verschuldigd zijn.
Voor meer informatie:
Leveranciers aanmaken
Je kan op een aantal manieren een nieuwe leverancier aanmaken. Maar voor deze handleiding maken we een leverancier aan vanuit de app Leveranciers:
Log in op het Payhawk-webportaal.
Ga naar Dashboard > Leveranciers.
Klik op de knop + Nieuw.
Vul in het dialoogvenster de beschikbare gegevens in en klik op Opslaan. Je leverancier staat nu vermeld onder het tabblad Leveranciers > Actief.
Voor meer informatie:
Leveranciers archiveren
Als er een verkeerde leverancier is toegevoegd aan de lijst met actieve leveranciers, een bestaande leverancier niet meer actueel is of de leveranciersgegevens onjuist zijn en je deze niet meer wilt gebruiken zonder ze verwijderen, kun je het bedrijf verplaatsen onder het tabblad Leveranciers > Gearchiveerd.
Ga naar het tabblad Dashboard > Leveranciers > Actief .
Selecteer de gewenste leverancier door erop te klikken.
Klik op het optiemenu (drie stippen) en selecteer de optie Archief. De leverancier wordt nu verplaatst naar het tabblad Gearchiveerd.
Zie voor meer informatie het artikel leveranciers aanmaken, archiveren en zoeken
Leveranciers handmatig importeren
Je kunt je bestaande leveranciers handmatig importeren via het Excel-sjabloonbestand. Ook kun je je bestaande leveranciersdatabase uit Payhawk exporteren.
Houd er wel rekening mee dat je leveranciers niet handmatig kunt importeren als je beschikt over een actieve ERP-integratie met Payhawk.
Ga naar Dashboard > Leveranciers.
Klik op het optiemenu (drie stippen), selecteer de optie Leveranciers importeren en klik op de link Het sjabloonbestand om het sjabloonbestand lokaal te downloaden.
Vul de benodigde gegevens voor het importeren van de leverancier in het bestand in en ga terug naar Payhawk om het bestand met je leveranciersgegevens te uploaden. Klik op Doorgaan.
Op het volgende scherm wordt een samenvatting weergegeven van de geüploade gegevens. Bevestig de import in het systeem en klik op Importeren.
Voor meer informatie:
Stap 4 - Bankbetalingen inplannen
Personen met de rechten om gegevens bij het bedrijf te bevestigen, kunnen rekeningbetalingen inplannen voor uitvoering op de vervaldatum van de uitgave, op een specifieke datum of direct na autorisatie.
Ook kunnen enkele uitgaven een voor een of meerdere uitgaven in bulk worden ingepland.
Een enkele rekeningbetaling inplannen via bankoverschrijving van een uitgave:
Ga naar het tabblad Uitgaven > Details bevestigen en selecteer de gewenste uitgave.
Selecteer in het uitklapmenu Betaalmethode de betaaloptie:
Nu betalen om de rekeningbetaling direct na autorisatie door de betreffende personen binnen je bedrijf uit te voeren.
Vervaldatum om de rekeningbetaling uit te voeren op de vervaldatum van de uitgave zoals vastgesteld door Payhawk-OCR. Houd er rekening mee dat vervaldata alleen in de toekomst kunnen liggen.
Specifieke datum om de rekeningbetaling uit te voeren op een datum die je in de kalender selecteert. Houd er rekening mee dat je data die in het verleden liggen niet kunt selecteren.
Als je klaar bent met het bevestigen van de uitgavengegevens, klik je op Gegevens bevestigen. De uitgave wordt nu verplaatst naar het tabblad Betalen > Autoriseren zodat de geautoriseerde personen binnen je bedrijf de betaling kunnen doorzetten of inplannen.
Voor meer informatie:
Stap 5 - Uitgaven on demand exporteren en e-mailexports inplannen
Als Payhawk-boekhouder kun je je gegevens voor boekhoudkundige doeleinden exporteren. Extraheer en analyseer data naar wens. Met on demand-export van Payhawk haal je precies op wat je nodig hebt en zit je altijd bovenop je boekhouding.
Voor het rapporteren van uitgavengegevens, ondersteunt Payhawk standaard de volgende bestandsformaten:
Excel
CSV met en zonder documentafbeeldingen
Volledig rekeningoverzicht in PDF
MT940
De on demand-uitgavenrapporten in Excel en CSV bevatten de volgende gegevens:
Balansoverzicht
Betalingen
Onbetaalde uitgaven
Externe betalingen
Stortingen
Boekhoudgegevens exporteren in Excel
Boekhoudgegevens exporteren uit Payhawk is een eenvoudig en gebruiksvriendelijk proces. Houd er rekening mee dat alle on demand-rapporten direct in de browser worden gedownload en dat je bij het downloaden van het bestand ook een e-mail ontvangt met een downloadlink. Deze is om veiligheidsredenen 12 uur geldig.
Log in op het Payhawk-webportaal.
Ga naar de app Exporteren en klik op de knop Exporteren. Het dialoogvenster on Demand-export verschijnt in beeld.
Selecteer in het dialoogvenster en in het uitklapmenu Periode ofwel een vooraf gedefinieerde periode of kies de optie Aangepaste periode om een specifiek datumbereik te definiëren.
Selecteer het bestandsformaat waarin je het uitgavenrapport wilt genereren door op het betreffende veld te klikken, bijvoorbeeld Excel. De knop Exporteren wordt geactiveerd en er wordt aangegeven hoeveel uitgaven het Excel-rapport bevat.
Klik op de knop [aantal] uitgaven exporteren om het rapport op je computer te downloaden.
E-mailrapporten inplannen
Je kunt je uitgavenrapporten inplannen in de bestandsformaten CSV, Excel en MT940 en aangeven hoe vaak jij of je team ze per e-mail ontvangen.
Log in op het Payhawk-webportaal.
Ga naar Dashboard > Exports.
Klik op de knop Ingeplande export toevoegen.
Selecteer in de dropdown-menu's welk teamlid het ingeplande rapport ontvangt, en kies het bestandsformaat en de frequentie.
Klik op Opslaan om je keuze op te slaan.
Voor meer informatie:
Stap 6 - Uitgave-verzoeken goedkeuren en afwijzen
Als je bedrijf gebruikmaakt van een goedkeuringsflow voor uitgaven en jij daarin een van de goedkeurders bent, dan kun je uitgave-verzoeken goedkeuren en afwijzen.
Als goedkeurder ontvang je de uitgave-verzoeken in je inbox. Alle verzoeken die je moet beoordelen zijn te vinden onder het tabblad IN BEHANDELING. Als je ze eenmaal hebt goedgekeurd of afgewezen, worden de verzoeken verplaatst naar het tabblad ALLE.
Houd rekening met het volgende bij het afwijzen en verwijderen van uitgave-verzoeken:
Als je een verzoek voor een kaartuitgave afwijst en verwijdert, wordt de uitgave niet verwijderd maar krijgt de boekhouder in plaats daarvan de reden van de afwijzing te zien.
Als je voor een andere uitgave een verzoek afwijst en verwijdert, wordt de uitgave wel verwijderd.
Uitgaven goedkeuren via het Payhawk-webportaal
Ga naar je Postvak-IN en selecteer een verzoek dat je wil beoordelen.
Beoordeel de informatie gerelateerd aan het verzoek en het geüploade uitgavedocument.
Als je het verzoek wil goedkeuren, klik je op Goedkeuren. Nu kunnen de boekhouders verder met hun beoordelingsproces.
Als je het uitgave-verzoek wil afwijzen, klik op de knop Afwijzen. Selecteer in het dialoogvenster de optie Terugsturen naar medewerker, geef de reden van je beslissing op en klik op Terugsturen.
Je kunt ook het uitgave-verzoek afwijzen en verwijderen door de optie Afwijzen te selecteren, de reden van je afwijzing op te geven en te klikken op Afwijzen.
Uitgaven goedkeuren in de mobiele Payhawk-app
Ga naar je Postvak-IN en selecteer een verzoek dat je wil beoordelen.
Beoordeel de informatie gerelateerd aan het verzoek en het geüploade uitgavedocument.
Als je het verzoek wil goedkeuren, tik op Goedkeuren. Nu kunnen de boekhouders verder met hun beoordelingsproces.
Als je het uitgave-verzoek wil afwijzen, tik je op de knop Afwijzen. Selecteer in het dialoogvenster de optie Terugsturen naar medewerker, geef de reden van je beslissing op en klik op Terugsturen.
Je kunt ook het uitgave-verzoek afwijzen en verwijderen door de optie Afwijzen en verwijderen te selecteren, de reden van je beslissing op te geven en te tikken op Afwijzen.
Voor meer informatie: