Willkommen bei Payhawk!
Wir freuen uns sehr, Sie mit an Bord zu haben und hoffen, dass wir Ihnen mit unserer Plattform das Leben leichter machen können!
Das Payhawk Customer Success Team begleitet Sie durch den gesamten Prozess und steht Ihnen von Montag bis Freitag von 08:00-18:00 Uhr MEZ im Live-Chat für proaktive Unterstützung zur Verfügung.
Wenn Sie einige der gängigsten Fragen nachlesen möchten, durchsuchen Sie die Ressourcen im Payhawk Hilfe-Center.
Zielgruppe
Dieser Leitfaden richtet sich an Mitarbeiter des Unternehmens, die über Payhawk-Administrator-Rechte verfügen, mit denen sie alle Ausgaben des Unternehmens verwalten, Karten ausstellen, Ausgabenrichtlinien festlegen, Workflows definieren, Banküberweisungen und Rückerstattungen vornehmen, Teams und gemeinsame Budgets erstellen und die volle Kontrolle über das Payhawk-Konto des Unternehmens haben.
Bevor Sie loslegen
Bevor Sie die Schritte in diesem Leitfaden ausführen können, ist zunächst Folgendes erforderlich:
Für weitere Informationen lesen Sie bitte die Artikel über die Konfiguration Ihrer persönlichen Payhawk-Profileinstellungen.
Zusammenfassung
Dieser Schnelleinstieg führt Sie durch die grundlegenden Schritte zur Nutzung des Systems als Payhawk-Administrator und erleichtert Ihnen bei Bedarf den Einstieg in das Payhawk-Webportal und die mobile App.
Die ersten Schritte in Payhawk!
Schritt 1 - Laden Sie Ihr Payhawk-Konto mit Geldmitteln auf
Das Aufladen von Geldmitteln in Payhawk ist ebenso unkompliziert wie eine Banküberweisung. Um Ihr Payhawk-Konto von verknüpften Bankkonten in Großbritannien und Europa aufzuladen, müssen Sie nur Folgendes tun:
Rufen Sie Geldmittel auf. Klicken Sie auf die gewünschte Währung in Ihren Kredit- oder Debitkonten.
Klicken Sie auf + Geldmittel hinzufügen, um eine Liste mit Ihren verknüpften Konten anzuzeigen.
Klicken Sie auf das verknüpfte Konto Ihrer Wahl, um dieses als Finanzierungsquelle für die Aufladung der benötigten Mittel festzulegen, und geben Sie den Betrag an. Klicken Sie auf Geldmittel hinzufügen.
Nach der Autorisierung der Zahlung wird die Einzahlung auf Ihrem entsprechenden Konto als ausstehend angezeigt. Nachdem die Einzahlung ausgeführt wurde, wird sie unter Einzahlungsverlauf in diesem Konto angezeigt.
Alternativ können Sie per Banküberweisung Geld auf Ihr Payhawk-Konto einzahlen.
Für weitere Informationen:
Übrigens müssen Sie sich bei Payhawk nicht jeden Tag anmelden, um den Kontostand Ihres Unternehmens im Auge zu behalten. Sie bestimmen einfach einen Schwellenwert und wenn Ihr Saldo unter diesen Betrag fällt, informiert Payhawk die Administratoren automatisch per E-Mail.
Schritt 2 - Laden Sie Ihre Team-Mitglieder ein
Wenn Sie Ihrem Team und Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit geben möchten, die Vorteile von Payhawk zu nutzen, müssen Sie sie zunächst zum System einladen.
Payhawk-Rollen
Payhawk unterscheidet zwischen drei grundlegenden Rollen, die jeweils über unterschiedliche Rechte und Verantwortlichkeiten verfügen:
Mitarbeiter – die Karteninhaber Ihrer Payhawk-Firmenkarten.
Buchhalter – haben dieselben Rechte wie die Payhawk-Mitarbeiter und können zusätzlich Ausgaben verwalten, Ausgabendaten exportieren und die extrahierten Informationen einsehen und bearbeiten.
Administratoren – haben dieselben Rechte wie die Payhawk-Buchhalterrolle und können darüber hinaus Karten ausstellen und sperren, Kartenlimits aktualisieren, Ausgaberichtlinien hinzufügen, Barabhebungen erlauben, Mitarbeiter einladen und unter anderem die Payhawk-Abrechnung verwalten.
Mitarbeiter zu Payhawk einladen
So laden Sie Mitarbeiter zu Payhawk ein und weisen ihnen die erforderlichen Rollen zu:
Öffnen Sie die Registerkarte Mitarbeiter > Mitarbeiter. Klicken Sie auf die Schaltfläche + Neu hinzufügen.
Geben Sie eine E-Mail-Adresse ein, wählen Sie die Rolle und klicken Sie auf Einladen, um die Mitarbeiter per E-Mail einzuladen. Der jeweilige Mitarbeiter erhält daraufhin eine E-Mail mit einem Link zur Registrierung.
Geben Sie eine E-Mail ein, um eine SMS-Einladung an die Mitarbeiter zu senden, und aktivieren Sie die Schaltfläche Per SMS einladen. Geben Sie den Namen und die Handynummer des Mitarbeiters ein, wählen Sie die Rolle, und klicken Sie auf Einladen. Der jeweilige Mitarbeiter erhält daraufhin eine SMS mit einem Link zur Registrierung.
Die von Ihnen eingeladenen Teammitglieder erhalten eine E-Mail. Mit einem Klick auf die Schaltfläche Mit Payhawk starten gelangen sie zum Bildschirm für die Erstellung ihres Payhawk-Kontos.
Der Status Einladung ausstehend der eingeladenen Mitarbeiter ändert sich, sobald sich diese bei Payhawk registriert haben. Diese Mitarbeiter werden dann unter der Registerkarte Mitarbeiter > Aktiv geführt.
Nachdem Sie Ihre Mitarbeiter eingeladen haben, können Sie diese auf verschiedene Weise verwalten. Sie können unter anderem:
Schritt 3 - Verwalten Sie Ihre Teams
Je größer Ihre Organisation wird, desto größer wird der Bedarf nach einer Struktur, die Ihre Workflows unterstützt. Payhawk bietet daher die Teams-Funktionalität, mit der Sie Ihre eigene Organisationsstruktur abbilden können, wie auch immer sie aussehen mag.
Bevor Sie Ihre Teamstruktur einrichten, müssen Sie sie an die Anforderungen Ihrer Organisation anpassen. Anschließend können Sie damit beginnen, Ihre Teams zu erstellen:
Öffnen Sie die Registerkarte Mitarbeiter > Teams. Klicken Sie auf die Schaltfläche + Neu hinzufügen.
Geben Sie in dem Dialog, der sich öffnet, Ihrem Team einen Namen, fügen Sie die externe ID hinzu und wählen Sie, falls zutreffend, ein übergeordnetes Team aus.
Klicken Sie auf Erstellen.
Nachdem Sie Ihre Teamstruktur erstellt haben, können Sie den einzelnen Teams Teammitglieder und Teammanager zuweisen.
Schritt 4 - Stellen Sie Karten für Ihre Mitarbeiter aus
Nachdem Sie nun Geldmittel auf Ihrem Konto eingezahlt haben, können Sie physische oder virtuelle Karten für Ihre Mitarbeiter ausstellen.
Die virtuellen Payhawk-Karten sind zwar für Online-Zahlungen konzipiert, können jedoch auch zu einem digitalen Wallet hinzugefügt und für Zahlungen an POS-Terminals verwendet werden.
Die physischen Payhawk-Karten (Plastik- und Premium-Metallkarten) eignen sich für Online- und POS-Zahlungen, wie zum Beispiel für unternehmensbezogene Einkäufe in Geschäften oder für Reisen weltweit.
Individuelle Limits und Richtlinien für Kartenausgaben
Sie können auch Einzelkarten für Mitarbeiter ausstellen oder Teamkarten (oder anteilige Budgets) für Ihre Teams anlegen. Mit Payhawk haben Sie die Möglichkeit, ein individuelles Limit für eine Einzel- oder Teamkarte festzulegen oder Ausgabenrichtlinien zu definieren und diesen Karten zuzuweisen.
Individuelle Limits sind monatliche Limits für individuelle Firmenkarten oder Teamkarten. Die Karten mit Einzellimits bieten sich für wiederkehrende Zahlungen an, die leicht abzuschätzen sind und keine komplexe Genehmigung erfordern.
Limits, die auf den Ausgabenrichtlinien des jeweiligen Unternehmens basieren, bieten sich an, um Karteninhaber auf der Grundlage ihres Ausgabeverhaltens in verschiedene Kategorien einzuteilen. So kann beispielsweise eine übergeordnete Verwaltungsrichtlinie definiert werden, die ein Limit für hohe Ausgaben vorsieht.
Stellen Sie Plastik- und Premium-Metallkarten aus
Die Lieferung der physischen Karten erfolgt in weniger als fünf Werktagen nach der Ausstellung. Alle Plastik- oder Premium-Metallkarten sind mit einzelnen Mitarbeitern verknüpft und jeder Karteninhaber muss seine physische Karte über die mobile Payhawk-App aktivieren.
So stellen Sie eine physische Plastik- oder Premium-Metallkarte aus:
Öffnen Sie Dashboard > Karten > Karten. Klicken Sie auf die Schaltfläche + Neu.
Wählen Sie im folgenden Dialogfeld die Option Physisch (für eine Plastikkarte) oder Metall (für eine Premium-Metallkarte), und wählen Sie den Mitarbeiter aus, der der Unternehmenskarte zugeordnet ist.
Wählen Sie für Karten mit individuellen Limits die Währung und das monatlich wiederkehrende Limit. Wählen Sie für Karten, die unter bestehende Ausgabenrichtlinien des Unternehmens fallen, die Währung und die Richtlinie, der Sie die Karte zuordnen möchten.
Wählen Sie die Lieferadresse für die Karte. Standardmäßig ist die Schaltfläche mit der Angabe Ihrer Unternehmensadresse aktiviert. Soll die Karte an eine andere Adresse geliefert werden, deaktivieren Sie die Schaltfläche und geben Sie die erforderlichen Adressdaten ein.
Klicken Sie auf Karte ausstellen, um Ihre Auswahl zu bestätigen.
Stellen Sie virtuelle Karten aus
Die virtuellen Karten werden automatisch aktiviert und Ihr Team kann sie direkt nach der Ausstellung verwenden.
So stellen Sie eine virtuelle Payhawk-Karte für einen Mitarbeiter aus:
Öffnen Sie Karten > Karten. Klicken Sie auf die Schaltfläche + Neu.
Wählen Sie im folgenden Dialog die Option Virtuell und wählen Sie den Mitarbeiter, der der Unternehmenskarte zugeordnet ist.
Wählen Sie für Karten mit individuellen Limits die Währung und das monatlich wiederkehrende Limit. Wählen Sie für Karten, die unter bestehende Ausgabenrichtlinien des Unternehmens fallen, die Währung und die Richtlinie, der Sie die Karte zuordnen möchten.
Klicken Sie auf Karte ausstellen, um Ihre Auswahl zu bestätigen.
Für weitere Informationen zur Verwaltung der Karten und der Ausgaberichtlinien für Mitarbeiter und Teams in Ihrem Unternehmen, siehe:
Für weitere Informationen zur Verwendung der Payhawk-Unternehmenskarten, siehe:
Schritt 5 - Synchronisieren Sie Ihr Payhawk-Konto mit Ihrer ERP-Software (Buchhaltung)
Payhawk unterstützt die Live-Integration mit den folgenden ERP-Systemen (Buchhaltungssystemen):
Basierend auf der Integration werden die für das ERP-System spezifischen Stamm- und kundenspezifischen Buchhaltungsdaten automatisch zwischen Payhawk und der Buchhaltungssoftware ausgetauscht. Welche Ausgaben- und Zahlungsdaten täglich übertragen und abgerufen werden, erfahren Sie in den folgenden Artikeln:
Payhawk bietet Ihnen zusätzlich zu den Integrationen mit den ERP-Systemen die Möglichkeit, Rechnungen von TravelPerk automatisch hochzuladen und die Buchhaltungsdaten in Payhawk einzupflegen und mit 60dias nahtlos die Option, Ihre Mehrwertsteuer zurückzufordern.
Schritt 6 - Legen Sie Ihre eigenen Genehmigungsworkflows fest
Die Verwaltung von Genehmigungen für Ausgaben kann sich recht schwierig gestalten. Für unterschiedliche Abteilungen, Beträge und Ausgabentypen sind unter Umständen verschiedene Genehmiger erforderlich, bevor die Rechnung bezahlt wird.
Möglicherweise haben Sie sogar ein Genehmigungsverfahren für Kartenzahlungen, um sicherzustellen, dass es sich bei jeder Transaktion um eine Unternehmensausgabe handelt, bevor sie von Ihrem Buchhaltungsteam geprüft wird.
Genehmiger, Voraussetzungen und unterstützte Workflow-Typen
Sie können Workflows zur Genehmigung von Kartenanträgen und Transaktionen, Rückerstattungen (einschließlich Tagegelder und Kilometergeld), Banküberweisungen (Rechnungen), Bestellungen und mehr definieren.
Die Schritte können einer standardmäßigen Payhawk-Rolle, benutzerdefinierten Rollen oder bestimmten Mitarbeitern zugewiesen werden:
Standardmäßig lassen sich in jedem Schritt und für jeden Workflow Mitarbeiter mit Payhawk Buchhalter- oder Administratorrechten einbeziehen.
Der Teammanager in Payhawk ist eine benutzerdefinierte Rolle. Grund dafür ist, dass Sie sich entscheiden können, keine Teammanager für bestimmte Teams zuzuweisen oder die Teamstruktur für Ihre Organisation zu deaktivieren.
Der Manager der zweiten Führungsebene in Payhawk ist eine benutzerdefinierte Rolle. Grund dafür ist, dass Sie entscheiden können, keine Unterteams zu haben oder die Teamstruktur für Ihre Organisation zu deaktivieren.
Der Kategoriemanager in Payhawk ist ebenfalls eine benutzerdefinierte Rolle. Sie können nämlich jedem Ausgabenkategoriewert, den Sie erstellt haben, einen oder mehrere Manager zuweisen.
Standardmäßig können Sie jedem benutzerdefinierten Feldwert, den Sie für Ihr Unternehmen erstellen, einen oder mehrere Manager zuweisen. In den Workflows können Sie dann die Rolle „Manager – Benutzerdefiniertes Feld“ verwenden. Basierend auf dem Wert, der für eine bestimmte Ausgabe ausgewählt wurde, ist eine Genehmigung durch den entsprechenden „Manager – Benutzerdefiniertes Feld“ erforderlich.
Bei der Definition der benutzerdefinierten Workflows Ihres Unternehmens können Sie jeden Mitarbeiter Ihres Unternehmens auswählen.
Die Workflows in Payhawk sind sehr individuell anpassbar. Sie können spezifische Bedingungen einfügen, auf denen maßgeschneiderte Genehmigungen basieren. So können Sie beispielsweise mit betragsbasierten Bedingungen Genehmigungsschritte festlegen, die sequenziell, parallel oder eine Kombination daraus sein können.
Workflows für Banküberweisungen definieren
Für dieses Beispiel gehen wir davon aus, dass Sie noch keine Workflows für Banküberweisungen (Rechnungen) definiert haben und dass Sie eine Genehmigung für Banküberweisungen ohne Bestellungen erstellen möchten:
Navigieren Sie im Payhawk-Webportal zur Registerkarte Einstellungen > Workflows > Ausgabenarten.
Klicken Sie im Feld Banküberweisungen auf Workflow bearbeiten.
Klicken Sie auf Einreichen und wählen Sie die Option Einreichen am, damit die Mitarbeiter Ausgaben einreichen können, die per Banküberweisung bezahlt werden.
Klicken Sie auf Änderungen speichern.
Wählen Sie für den Genehmigungsschritt der Ausgabenart Banküberweisung die Option KEINE BESTELLUNG und klicken Sie auf den Schritt + Genehmigung hinzufügen. Sie können Ihre eigene Genehmigung hinzufügen oder die Standardvorlage verwenden. In diesem Beispiel klicken Sie auf + Benutzerdefiniert.
Die Option Vorlage zeigt alle zuvor definierten benutzerdefinierten Rollen für Ihr Unternehmen an, z. B. Teammanager. Somit müssen Sie keine manuelle Auswahl aus der Dropdown-Liste der verfügbaren Genehmiger treffen.
Benennen Sie in folgenden Dialog den Schritt, indem Sie auf das Bleistift-Symbol (Bearbeiten) klicken. Geben Sie den Text ein und klicken Sie auf die Schaltfläche ✔.
Wählen Sie aus der Dropdown-Liste mit den verfügbaren Genehmigern die Rolle Teammanager. Definieren Sie anschließend die gewünschte Bedingung, indem Sie auf + Bedingung hinzufügen klicken – zum Beispiel Betrag.
Um zu definieren, für welchen Betrag eine Genehmigung erforderlich ist, legen Sie in der Dropdown-Liste die Mengengrenze fest – zum Beispiel kleiner oder gleich (<=). Geben Sie dann in der nächsten Zeile den Betrag ein – zum Beispiel 200.
Klicken Sie auf Speichern.
Wenn Sie einzelschrittige, mehrschrittige sequentielle oder nicht sequentielle Genehmigungen definieren möchten, halten Sie sich an die Richtlinien und wenden die gleichen Schritte wie oben an.
Klicken Sie auf den Schritt Überprüfung, um die Rechte für die Überprüfung der Ausgaben festzulegen. Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü Überprüfung den Mitarbeiter oder die Rolle aus, der/die die Banküberweisungen in Ihrem Unternehmen überprüfen darf – zum Beispiel jeder Payhawk-Buchhalter. Klicken Sie anschließend auf Speichern.
Klicken Sie auf den Schritt Einzelheiten bestätigen, um die Rechte für die Bestätigung der Ausgaben festzulegen. Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü Einzelheiten bestätigen den Mitarbeiter oder die Rolle aus, der/die in Ihrem Unternehmen die Details der Ausgaben und die Zahlungsarten bestätigen darf – zum Beispiel jeder Payhawk-Buchhalter. Klicken Sie anschließend auf Speichern.
Klicken Sie auf den Schritt Autorisieren, um die Rechte für die Autorisierung von Zahlungen festzulegen. Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü Autorisieren den Mitarbeiter oder die Rolle aus, der/die Banküberweisungen für sofortige oder geplante Zahlungen autorisieren (bezahlen) darf, mit denen keine Bestellungen verknüpft sind – zum Beispiel jeder Payhawk Administrator. Klicken Sie anschließend auf Speichern.
Für weitere Informationen, siehe:
Nach der Definition Ihrer Workflows können Ihre Mitarbeiter Ausgabenanträge, Kartenanträge und Kaufanfragen stellen und die Genehmiger in Ihrem Unternehmen können diese genehmigen oder ablehnen.
Schritt 7 - Legen Sie Ihre Ausgabenkategorien und benutzerdefinierten Felder fest
Die Ausgabenkategorien und die benutzerdefinierten Ausgabenfelder von Payhawk sind sehr leistungsstarke Werkzeuge, mit denen Sie Ihre Finanzen schneller und einfacher kontrollieren können.
Payhawk-Ausgabenkategorien
Ausgabenkategorien sind benutzerfreundliche Benennungen für Ausgaben, die Mitarbeiter über die mobile App oder das Webportal einreichen können. So können Mitarbeiter die entsprechende Kategorie für eine Ausgabe schnell erkennen und auswählen.
Jede Kategorie ist mit einem optionalen Kontocode aus Ihrem Kontenplan oder anderen Erfassungssystemen verknüpft. Hinweis: Die Kontocodes werden nur in Ihrem monatlichen Bericht angezeigt.
Ausgabenkategorien erstellen
So erstellen Sie eine Ausgabenkategorie:
Öffnen Sie Einstellungen > Ausgabenfelder.
Wählen Sie im Abschnitt Integrierte Ausgabenfelder die Option Kategorien und klicken Sie dann auf die Schaltfläche + Kategorie hinzufügen..
Geben Sie den Namen für die neue Kategorie, den Kontocode und ggf. den standardmäßigen Mehrwertsteuersatz ein. Klicken Sie auf Speichern.
Benutzerdefinierte Payhawk-Ausgabenfelder
Payhawk bietet Ihnen die Möglichkeit, zusätzlich zur Ausgabenkategorie weitere Einzelheiten zu jeder Unternehmensausgabe anzugeben, z. B. Kostenstelle, Projekt-ID und vieles mehr.
Benutzerdefinierte Ausgabenfelder erstellen
So erstellen Sie ein benutzerdefiniertes Ausgabenfeld in Payhawk:
Öffnen Sie Einstellungen > Ausgabenfelder.
Wählen Sie unter der Kategorie Benutzerdefinierte Felder die Option + Feld hinzufügen, um das neue benutzerdefinierte Feld hinzuzufügen.
Tragen Sie im Dialogfeld Feld hinzufügen die erforderlichen Informationen ein – Feldname, Rollen, ob das benutzerdefinierte Ausgabenfeld für bestimmte Ausgabenkategorien angezeigt werden soll, inwieweit das benutzerdefinierte Ausgabenfeld für die Einreichung erforderlich ist und ob das benutzerdefinierte Ausgabenfeld für die Überprüfung erforderlich sein soll.
Klicken Sie auf Hinzufügen.
Weitere Informationen finden Sie unter:
Schritt 8 - Schließen Sie den Monat ab und archivieren Sie Ihre Ausgaben
Mit Payhawk können Sie bestimmte Zeiträume abschließen und archivieren. Diese Funktion ist besonders für Unternehmen mit Sitz in Spanien und Deutschland wichtig, denn die Ausgabenarchivierung folgt den spanischen Steuergesetzen sowie der GoBD-Richtlinie und ermöglicht Ihnen somit eine papierlose Buchführung.
Besonderheiten bei der Archivierung von Unternehmensausgaben
Sie können zwar alle Ausgaben für einen bestimmten Monat schließen und archivieren, aber keine einzelnen Ausgaben archivieren.
Nach Abschluss und Archivierung eines Zeitraums können Sie auf jede archivierte Ausgabe zugreifen, sie anzeigen und exportieren, aber keine archivierten Ausgaben ändern oder löschen.
Sie können eine Buchhaltungsperiode nur abschließen, wenn alle Ausgaben für diese Periode überprüft wurden.
Payhawk archiviert alle Ausgaben mit einem Datum für den Leistungszeitraum für die ausgewählte Periode.
Einen einzelnen Monat abschließen und archivieren
So schließen Sie einen einzelnen Monat ab und archivieren Ihre Ausgaben für einen bestimmten Monat:
Öffnen Sie Archiv.
Fahren Sie mit dem Mauszeiger über den Monat, den Sie abschließen möchten, und markieren Sie das Kontrollkästchen, sobald es erscheint. Aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen für die Bestätigungsoption.
Klicken Sie auf die Schaltfläche 1 Monat archivieren.
Sie können auch zwei oder mehr Monate archivieren.