Willkommen bei Payhawk 🚀!

Für wen ist dieser Leitfaden gedacht?

Wir freuen uns sehr, Sie an Bord zu haben! Wir hoffen, dass wir Ihnen mit unserer Plattform das Leben erleichtern können. Unser Customer Success Team steht Ihnen jederzeit zur Verfügung, um Sie durch den gesamten Prozess zu führen. Sie können uns aber auch in unserem Live-Chat finden - 24/7 proaktiver Support. Wenn Sie einige der am häufigsten gestellten Fragen klären möchten, finden Sie hier unser Help-Center.

Nachfolgend finden Sie eine kurze Einführung in die Nutzung unserer Webplattform und unserer mobilen App:

Schritt 1 - Registrieren Sie sich bei Payhawk über die E-Mail-Einladung

Schritt 2 - Laden Sie Geld in Ihren Payhawk-Account

Schritt 3 - Laden Sie Ihre Teammitglieder ein

Schritt 4 - Verwalten Sie Ihre Teams

Schritt 5 - Geben Sie Karten für Ihre Mitarbeiter aus

Schritt 6 - Verwenden Sie Ihre Payhawk-Karte

Schritt 7 - Verwalten Sie Ihre Ausgaben

Schritt 8 - Aktivieren Sie Kartenrichtlinien

Schritt 9 - Synchronisieren Sie Ihr Payhawk-Konto mit Ihrer Buchhaltungssoftware

Schritt 10 - Automatisieren Sie Dateneingaben mit unserem Pre-Accounting

Schritt 11 - Legen Sie Ihre Genehmigungs-Workflows fest

Schritt 12 - Legen Sie Ihre Ausgabenkategorien & benutzerdefinierten Felder fest

In dieser Anleitung erfahren Sie, wie Sie Ihr Payhawk-Konto in der Webanwendung registrieren.

Bitte folgen Sie dazu den untenstehenden Schritten:

Aktivieren Sie nun Ihr Konto über die mobile App

In der folgenden Anleitung erfahren Sie, wie Sie Ihr Konto in der mobilen App aktivieren. Sie haben die App nicht? Keine Sorge, Sie können sie hier herunterladen:

Befolgen Sie diese einfachen Schritte, um Ihr Konto zu aktivieren:

Das Aufladen von Geld in Ihren Payhawk-Account ist so einfach wie eine Banküberweisung.

Für VISA-Konten folgen Sie bitte den nachstehenden Schritten:

Wie lange dauert es, bis das Geld auf dem Konto ist?

Bei Überweisungen in EUR, wird Ihr Geld in weniger als 20 Minuten auf Ihrem Payhawk-Konto erscheinen, sofern Instant Sepa in Ihrem Bankkonto aktiviert ist! 🚀

Für Überweisungen in GBP, wird Ihr Geld in weniger als 1 Stunde auf Ihrem Payhawk-Konto erscheinen, sofern Sie Faster Payments in Ihrem Bankkonto aktiviert haben! 🤘

Wie lange dauert es, bis das Geld auf dem Konto ist?

Ihr Guthaben wird innerhalb von 2 Werktagen in Ihrem Payhawk-Account angezeigt.

Best practice

Die Optimierung Ihres Prozesses und Ihrer Zeit beginnt bei uns. Sie müssen sich nicht jeden Tag in das Produkt einloggen, nur um den Kontostand im Auge zu behalten. Sie können einen Schwellenwert für das Guthaben festlegen. Wenn Ihr Guthaben unter diesen Betrag fällt, informieren wir Ihre Kontoadministratoren automatisch per E-Mail.

Payhawk hilft Ihnen und Ihrem Team, Zeit zu sparen, damit Sie sich auf die wirklich wichtigen Dinge konzentrieren können. Aber zuerst müssen Sie sie einladen!
Folgen Sie dazu den untenstehenden Schritten:

So laden Sie Ihre Kollegen ein:
​

Verschiedene Rollen

In der Payhawk-App gibt es drei verschiedene Rollentypen. Je nach den Anfordung Ihres Teams können Sie ihnen verschiedene Rollen zuweisen:

Nach der Einladung

Sobald Sie die Einladungen an Ihre Teammitglieder verschickt haben, sehen Sie deren Status als "Pending" ("Ausstehend"). Auch der "Benutzername" ist noch nicht ausgefüllt. Dies bedeutet, dass der Mitarbeiter ein Konto bei Payhаwk erstellen muss.

Was sieht der eingeladene Mitarbeiter?

Das von Ihnen eingeladene Teammitglied erhält eine E-Mail. Wenn er auf die Schaltfläche "Start using Payhawk" klickt, kann er ein Payhawk-Konto erstellen.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie unsere neue Funktion nutzen können, um Teams entsprechend der Struktur Ihres Unternehmens zu erstellen.

Je größer Ihr Unternehmen wird, desto größer ist der Bedarf an einer Struktur, die Ihre Arbeitsabläufe unterstützt. Deshalb haben wir Teams so konzipiert, dass es Ihre Unternehmensstruktur widerspiegelt, wie auch immer sie aussehen mag.

Sie können Ihr erstes Team in Payhawk ganz einfach erstellen, indem Sie im Menü "Employees" die Registerkarte "Teams" auswählen.

Sobald Sie auf "Create first team" klicken, können Sie einen Namen (z. B. Marketing), eine externe ID (für Exportzwecke) und ein übergeordnetes Team auswählen, falls Ihre Unternehmensstruktur mehr als eine Hierarchieebene umfasst.
​

Und voila! Erstellen Sie so viele Teams, wie es der Struktur Ihres Unternehmens bedarf.

Nachdem Sie Ihre Teamstruktur erstellt haben, können Sie nun den einzelnen Teams Teammitglieder und Manager zuweisen.

Nachdem Ihr Konto genehmigt wurde, können Sie nun Karten für sich und Ihr Team ausstellen! Sie können physische oder virtuelle Karten ausstellen.

Wichtig! Bitte denken Sie daran, dass Sie bereits Geld auf Ihr Konto eingezahlt haben müssen, um eine Karte ausstellen zu können.

Physische Karten ausgeben

Das Gute an physischen Karten ist, dass Sie sie jederzeit mitnehmen können. Wenn Sie also auf Geschäftsreise sind oder an einem Geschäftsessen teilnehmen, ist dies der Kartentyp, den Sie brauchen.

Als Administrator können Sie eine physische Karte ausstellen, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:

Physische Karten werden in weniger als 5 Werktagen nach der Ausgabe zugeliefert.

Wichtig! Bitte denken Sie daran, dass jede physische Karte mit einzelnen Mitarbeitern verbunden ist. Jeder Karteninhaber muss seine eigene physische Karte innerhalb der Payhawk Mobile App aktivieren.
​

Virtuelle Karten für Online-Transaktionen ausstellen

Virtuelle Karten haben die selben Eigenschaften wie die physischen, nur kommen sie ohne Plastikkarte aus. Unsere Kunden verwenden virtuelle Karten für Online-Zahlungen, Online-Marketingausgaben (Google Ads, Facebook usw.), Online-Software-Abos, Flugtickets, Hotels und vieles mehr.

Mit diesen paar Schritten können Sie als Administrator virtuelle Karten herausgeben:

Nicht vergessen! Virtuelle Karten werden automatisch aktiviert. Ihr Team kann sie direkt nach der Ausgabe verwenden.

Stand-alone Limits

Eigenständige Limits sollen Ihnen die Flexibilität geben, Karten individuelle Monatslimits zu geben. Solche Karten sind ideal für wiederkehrende Zahlungen, die leicht abzuschätzen sind und keine komplexen Genehmigungen erfordern. Zum Beispiel für den Kauf von Büroausgaben oder die Bezahlung von Abonnements.

Company Policy (Ausgaberichtlinien)

Diese Funktion ist ideal für Unternehmen, die ihre Karteninhaber auf der Grundlage ihres Ausgabeverhaltens in verschiedene Kategorien einteilen möchten. Sie können z. B. eine übergeordnete Verwaltungsrichtlinie definieren, die ein hohes Ausgabenlimit haben kann. Wann immer Sie eine Karte auswählen, die zu dieser Richtlinie gehört, werden die Limits automatisch durchgesetzt.

Fangen Sie an, mit Ihren Payhawk-Karten zu bezahlen! In der folgenden Anleitung erfahren Sie, wie Sie mit virtuellen und physischen Karten bezahlen können.

Bezahlen mit Ihrer virtuellen Karte

Virtuelle Karten werden sofort an das Mobiltelefon des Karteninhabers gesendet. Ihre virtuelle Karte wird automatisch aktiviert, sobald sie ausgestellt ist. Sie eignet sich perfekt für die Bezahlung aller Online-Ausgaben. Dafür braucht niemand klobiges Plastik!

Um auf die Daten Ihrer virtuellen Karte zuzugreifen, rufen Sie die Payhawk-App auf und klicken Sie auf die Schaltfläche "Karten" am unteren Bildschirmrand.

Bezahlen mit Ihrer physischen Karte

Um Zahlungen mit Ihrer physischen Karte abwickeln zu können, müssen Sie Ihre Karte zunächst aktivieren. Jetzt können Sie Ihre neue Karte für unternehmensbezogene Einkäufe in Geschäften und für Ihre Reisen auf der ganzen Welt verwenden! Um Ihre physische Karte zu aktivieren, benötigen Sie die Payhawk Mobile App.

Sobald Sie Ihre physische Karte in der mobilen App aktiviert haben, folgen Sie diesen einfachen Schritten für Zahlungen:

Bitte denken Sie daran, dass die physischen Karten für die Mitarbeiter separat über die Payhawk-Web-App vom Administrator bestellt werden. Jede physische Karte ist mit einzelnen Mitarbeitern verbunden. Jeder Karteninhaber muss seine eigene physische Karte mit der mobilen Payhawk-App aktivieren. Außerdem können Sie Ihre Karte mit nur wenigen Klicks direkt von der Payhawk-App aus zu Google Pay oder Apple Pay hinzufügen.

Loggen Sie sich in Ihr Payhawk-Konto ein und klicken Sie auf die Registerkarte "Expenses", um Ausgaben hochzuladen, zu verwalten und zu bezahlen.

Ausgabenübersicht von Payhawk

Hier finden Sie alle Informationen zu den Payhawk-Ausgaben.

Wenn Sie eine Ausgabe in Payhawk erstellen, können Sie zwischen 3 Arten wählen, je nach Finanzierungsquelle:

Um Ausgaben zu verwalten, ermöglicht Ihnen Payhawk:

Wir haben diese Funktion geschaffen, weil wir wissen, wie schwierig es ist, die Kontrolle über ALLE Firmenkarten zu haben.

Generell unterscheiden wir zwischen zwei Arten der Kartenlimits:

Mit Ausgabenrichtlinien (= Company Policies) können Sie mehrere Karten mit einer vordefinierten Richtlinie verwalten, in der Sie einfach Limits und Karteneinstellungen für Führungskräfte, Manager und Mitarbeiter konfigurieren.

Mit dieser neuen Funktion erhalten Sie die Möglichkeit, Kontrollen wie z. B. wiederkehrende Limits, Abhebungen am Geldautomaten und die Genehmigungskette für Anträge auf Gruppenkartenebene zu nutzen und alle Karten als Ganzes zu verwalten, ohne sich mit individuellen Kartenkontrollen befassen zu müssen.

Sie können auch ein Limit für die automatische Genehmigung von Anträgen sehen, was hilfreich ist, damit Administratoren und das Finanzteam nicht wegen kleiner Anträge unter einem bestimmten Betrag behelligt werden.

Umgekehrt können Sie für Ihre Mitarbeiter auch eine Nullgrenze für wiederkehrende Ausgaben festlegen und jeden Antrag genehmigen, sobald er das System durchläuft.

Wenn Ihr Unternehmen eine komplexere Ausgabenpolitik hat, besteht die Möglichkeit, eine benutzerdefinierte Genehmigungskette mit mehreren Mitarbeitern einzurichten, die für die Genehmigung einer Anfrage verantwortlich sind. Legen Sie einfach einen Teamleiter als Teil der Kette fest oder eine beliebige Person, um eine abteilungsübergreifende Genehmigung zu ermöglichen.

Erfahren Sie, wie die Integration von Xero, QuickBooks und DATEV in Payhawk funktioniert.

Erfahren Sie, wie Ihre Buchhalteung von unserer automatisierten Vorabrechnungsfunktion profitieren kann.

Kein Unternehmen kann ohne einen Buchhalter leben. Aber warum ist ihre Arbeit wichtig und was hat sie mit unserer Vorabrechnungsfunktion zu tun?

Jede Unternehmensausgabe muss abgestimmt werden. Dazu müsste der Buchhalter normalerweise alle Rechnungen durchgehen und manuell Informationen zu Lieferanten, Dokumenten, Steuern und Mehrwertsteuer für jede Ausgabe sammeln.

Glücklicherweise erledigt Payhawk Pre-Accounting dies automatisch für Sie. Wir verwenden Algorithmen zur Datenextraktion, um relevante Informationen aus allen Rechnungen zu sammeln.

Im Grunde genommen entlastet die Vorkontierung Ihr Buchhaltungsteam.

Diese Funktion ist standardmäßig für unsere Premium Spend- und Scale-Tarife verfügbar. Wenn Sie sie mit Ihrem NextGen-Tarif haben möchten, zögern Sie nicht,
uns zu kontaktieren 😊

Erfahren Sie, wie Sie Ihren individuellen Genehmigungsprozess auf der Grundlage der verschiedenen Ausgabentypen einfach definieren können.

Die Verwaltung von Freigabeberechtigungen für Ausgaben kann schwierig sein. Verschiedene Abteilungen, Beträge und Ausgabentypen erfordern möglicherweise verschiedene Freigabeberechtigte, bevor die Rechnung bezahlt wird. Möglicherweise gibt es sogar einen Genehmigungsprozess für Kartenzahlungen, der sicherstellt, dass es sich bei jeder Transaktion um eine Unternehmensausgabe handelt, bevor sie von Ihrem Buchhaltungsteam geprüft wird.

Aus diesem Grund können Sie jetzt Ihre Arbeitsabläufe für jeden Ausgabentyp definieren.

Und so geht's:

Mehrstufige Freigabekette

Im obigen Beispiel muss jede Ausgabe bis 100 nur vom Teamleiter genehmigt werden. Liegen die Ausgaben zwischen 101 und 500, müssen sie vom Teammanager und dann von Mary Brown genehmigt werden. Alle Ausgaben über 500 gehen über den Teammanager -> Mary und dann kann jeder Administrator die endgültige Genehmigung erteilen.

Nachdem Sie den Genehmigungsprozess in Payhawk abgebildet haben können:

Erfahren Sie, was die Ausgabenkategorien von Payhawk sind und wie sie das tägliche Leben Ihres Teams vereinfachen können.

Die Ausgabenkategorien von Payhawk sind ein sehr leistungsfähiges Tool. Sie können die Automatisierung des Prozesses vor der Buchhaltung unterstützen. Außerdem ermöglichen sie eine schnellere und einfachere Finanzkontrolle.

Was sind Ausgabenkategorien?

Kategorien sind benutzerfreundliche Namen, die den Ausgaben über die mobile App oder das Webportal zugewiesen werden. Jede Kategorie ist mit einem optionalen Kontencode aus Ihrem Kontenplan oder anderen Aufzeichnungssystemen verknüpft. Die Kontencodes sind nur in Ihrem Monatsbericht sichtbar.

Mitarbeiter können Kategorien für Ausgaben sowohl in der mobilen App als auch im Webportal festlegen. In beiden Fällen können die Mitarbeiter die untergeordneten Kategorien sehen und mit wenigen Fingertipps die passende Kategorie auswählen.

Erfahren Sie, wie Sie dank unserer benutzerdefinierten Felder zusätzliche Informationen zu jeder Ausgabe hinzufügen können.

Warum sollten Sie Ausgabenkategorien verwenden?

Wie Sie wissen, müssen Payhawk-Karteninhaber für jede Ausgabe, die sie in der mobilen App hochladen, eine Ausgabenkategorie eingeben. Wenn Sie jede Ausgabenkategorie mit Ihrer eigenen Buchhaltungskontonummer verknüpfen, wird die Vorkontierung automatisiert! Ihr Controlling-Team sieht diese Daten in der exportierten Excel-Datei. Es kann sofort damit beginnen, die Zahlen zu analysieren und aufzuschlüsseln.

​