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Payhawk für die Verwaltung
Erste Schritte für Administratoren
Erste Schritte für Administratoren

Lernen Sie, wie Sie Payhawk mit Ihrem Team nutzen und Ihr Leben vereinfachen können

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Verfasst von Martin Reindl
Diese Woche aktualisiert

Willkommen bei Payhawk 🚀!

Für wen ist dieser Leitfaden gedacht?

  • Für Administratoren eines Unternehmens, die Karten ausstellen und schließen, Mitarbeiter einladen und die Abrechnung verwalten.

Wir freuen uns sehr, Sie an Bord zu haben! Wir hoffen, dass wir Ihnen mit unserer Plattform das Leben erleichtern können. Unser Customer Success Team steht Ihnen jederzeit zur Verfügung, um Sie durch den gesamten Prozess zu führen. Sie können uns aber auch in unserem Live-Chat finden - 24/7 proaktiver Support. Wenn Sie einige der am häufigsten gestellten Fragen klären möchten, finden Sie hier unser Help-Center.

Nachfolgend finden Sie eine kurze Einführung in die Nutzung unserer Webplattform und unserer mobilen App:

Schritt 1 - Registrieren Sie sich bei Payhawk über die E-Mail-Einladung

Schritt 2 - Laden Sie Geld in Ihren Payhawk-Account

Schritt 3 - Laden Sie Ihre Teammitglieder ein

Schritt 4 - Verwalten Sie Ihre Teams

Schritt 5 - Geben Sie Karten für Ihre Mitarbeiter aus

Schritt 6 - Verwenden Sie Ihre Payhawk-Karte

Schritt 7 - Verwalten Sie Ihre Ausgaben

Schritt 8 - Aktivieren Sie Kartenrichtlinien

Schritt 9 - Synchronisieren Sie Ihr Payhawk-Konto mit Ihrer Buchhaltungssoftware

Schritt 10 - Automatisieren Sie Dateneingaben mit unserem Pre-Accounting

Schritt 11 - Legen Sie Ihre Genehmigungs-Workflows fest

Schritt 12 - Legen Sie Ihre Ausgabenkategorien & benutzerdefinierten Felder fest

Lassen Sie uns mit Ihrem Payhawk-Erlebnis beginnen!


Schritt 1 - Registrierung bei Payhawk


In dieser Anleitung erfahren Sie, wie Sie Ihr Payhawk-Konto in der Webanwendung registrieren.


Bitte folgen Sie dazu den untenstehenden Schritten:

  1. Suchen Sie die Einladung von Payhawk zur Registrierung in Ihrem Posteingang. Bitte denken Sie daran, dass die E-Mail von einem Payhawk-Konto kommt, nicht vom Konto Ihres Administrators

  2. Wenn Sie die Einladung nicht in Ihrem Posteingang finden, sehen Sie bitte in Ihren Werbe- und Junk-Ordnern nach (wir arbeiten daran, das zu ändern!)

  3. Klicken Sie auf "Register".

  4. Erstellen Sie ein Passwort für Ihr Konto. Bitte denken Sie daran, dass es mindestens acht Zeichen lang sein muss, inklusive mind. eines Sonderzeichen (z. B. !@#$%^&*) und mind. einer Zahl.

  5. Geben Sie eine Mobiltelefonnummer einschließlich der Landesvorwahl an.

  6. Sie erhalten eine SMS auf das angegebene Telefon mit einem Verifizierungscode

  7. Geben Sie den Code ein und Sie sind startklar!

Aktivieren Sie nun Ihr Konto über die mobile App

In der folgenden Anleitung erfahren Sie, wie Sie Ihr Konto in der mobilen App aktivieren. Sie haben die App nicht? Keine Sorge, Sie können sie hier herunterladen:

Befolgen Sie diese einfachen Schritte, um Ihr Konto zu aktivieren:

  • Melden Sie sich mit Ihrer Unternehmens-E-Mail in der mobilen App an

  • Wenn Ihnen Karten zugewiesen sind, müssen Sie einen vierstelligen Sicherheitscode erstellen

  • Der Sicherheitscode dient dazu, die Verwendung Ihrer virtuellen & physischen Karten zu schützen. Bitte geben Sie ihn nicht an Dritte weiter

  • Sie können den Sicherheitscode jederzeit einfach auf Ihrer Profilseite ändern, indem Sie auf Sicherheitscode ändern klicken


Schritt 2 - Laden Sie Geld in Ihren Payhawk-Account


Das Aufladen von Geld in Ihren Payhawk-Account ist so einfach wie eine Banküberweisung.

Für VISA-Konten folgen Sie bitte den nachstehenden Schritten:

  • Loggen Sie sich in Ihr Payhawk-Konto ein

  • Gehen Sie im Menü auf der rechten Seite zu "Funds"

  • Klicken Sie auf die Schaltfläche "Add Funds Now"

  • Geben Sie die Informationen Ihres Kontos ein und fügen Sie sie Ihrer Banküberweisung bei...

  • ... und voila, in kürzester Zeit haben Sie Ihre Funds in Ihrem Account

Wie lange dauert es, bis das Geld auf dem Konto ist?

Bei Überweisungen in EUR, wird Ihr Geld in weniger als 20 Minuten auf Ihrem Payhawk-Konto erscheinen, sofern Instant Sepa in Ihrem Bankkonto aktiviert ist! 🚀

Für Überweisungen in GBP, wird Ihr Geld in weniger als 1 Stunde auf Ihrem Payhawk-Konto erscheinen, sofern Sie Faster Payments in Ihrem Bankkonto aktiviert haben! 🤘

Wie lange dauert es, bis das Geld auf dem Konto ist?

Ihr Guthaben wird innerhalb von 2 Werktagen in Ihrem Payhawk-Account angezeigt.

Best practice

Die Optimierung Ihres Prozesses und Ihrer Zeit beginnt bei uns. Sie müssen sich nicht jeden Tag in das Produkt einloggen, nur um den Kontostand im Auge zu behalten. Sie können einen Schwellenwert für das Guthaben festlegen. Wenn Ihr Guthaben unter diesen Betrag fällt, informieren wir Ihre Kontoadministratoren automatisch per E-Mail.


Schritt 3: Laden Sie Ihre Teammitglieder ein


Payhawk hilft Ihnen und Ihrem Team, Zeit zu sparen, damit Sie sich auf die wirklich wichtigen Dinge konzentrieren können. Aber zuerst müssen Sie sie einladen!
Folgen Sie dazu den untenstehenden Schritten:

So laden Sie Ihre Kollegen ein:

Verschiedene Rollen

In der Payhawk-App gibt es drei verschiedene Rollentypen. Je nach den Anfordung Ihres Teams können Sie ihnen verschiedene Rollen zuweisen:

  1. Employee:
    Kann Ausgaben hochladen und kategorisieren. Sie können jedem Mitarbeiter eine Karte ausstellen, sodass diese direkt Kartenzahlungen durchführen können

  2. Accountant:
    Hat dieselben Rechte wie der Mitarbeiter und kann zusätzlich Ausgaben verwalten, Ausgabendaten exportieren und die extrahierten Daten einsehen und bearbeiten (diese Option steht nur Kunden mit dem Enterprise-Tarif zur Verfügung)

  3. Administrator:
    Hat dieselben Rechte wie der Accountant, plus die Möglichkeit, Karten auszustellen und zu sperren, Kartenlimits zu ändern, Barabhebungen zuzulassen, Mitarbeiter einzuladen und Payhawk-Abrechnungen zu verwalten

Nach der Einladung

Sobald Sie die Einladungen an Ihre Teammitglieder verschickt haben, sehen Sie deren Status als "Pending" ("Ausstehend"). Auch der "Benutzername" ist noch nicht ausgefüllt. Dies bedeutet, dass der Mitarbeiter ein Konto bei Payhаwk erstellen muss.

Was sieht der eingeladene Mitarbeiter?

Das von Ihnen eingeladene Teammitglied erhält eine E-Mail. Wenn er auf die Schaltfläche "Start using Payhawk" klickt, kann er ein Payhawk-Konto erstellen.


Schritt 4 - Verwalten Sie Ihre Teams


In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie unsere neue Funktion nutzen können, um Teams entsprechend der Struktur Ihres Unternehmens zu erstellen.

Je größer Ihr Unternehmen wird, desto größer ist der Bedarf an einer Struktur, die Ihre Arbeitsabläufe unterstützt. Deshalb haben wir Teams so konzipiert, dass es Ihre Unternehmensstruktur widerspiegelt, wie auch immer sie aussehen mag.

Sie können Ihr erstes Team in Payhawk ganz einfach erstellen, indem Sie im Menü "Employees" die Registerkarte "Teams" auswählen.

Sobald Sie auf "Create first team" klicken, können Sie einen Namen (z. B. Marketing), eine externe ID (für Exportzwecke) und ein übergeordnetes Team auswählen, falls Ihre Unternehmensstruktur mehr als eine Hierarchieebene umfasst.

Und voila! Erstellen Sie so viele Teams, wie es der Struktur Ihres Unternehmens bedarf.

Nachdem Sie Ihre Teamstruktur erstellt haben, können Sie nun den einzelnen Teams Teammitglieder und Manager zuweisen.


Schritt 5 - Geben Sie Karten für Ihre Mitarbeiter aus


Nachdem Ihr Konto genehmigt wurde, können Sie nun Karten für sich und Ihr Team ausstellen! Sie können physische oder virtuelle Karten ausstellen.

Wichtig! Bitte denken Sie daran, dass Sie bereits Geld auf Ihr Konto eingezahlt haben müssen, um eine Karte ausstellen zu können.

Physische Karten ausgeben

Das Gute an physischen Karten ist, dass Sie sie jederzeit mitnehmen können. Wenn Sie also auf Geschäftsreise sind oder an einem Geschäftsessen teilnehmen, ist dies der Kartentyp, den Sie brauchen.

Als Administrator können Sie eine physische Karte ausstellen, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:

  1. Loggen Sie sich in Ihrem Payhawk Account ein

  2. Gehen Sie zu „Karten“ im Menü auf der rechten Seite

  3. Klicken Sie auf das Pluszeichen (issue card) - Karte ausstellen - oben links

  • Wählen Sie (issue Physical card) „physische Karte ausstellen“ auf der rechten Seite

  • Ordnen Sie die Karte einem Mitarbeiter zu

  • (Optional) Legen Sie einen Namen für die Karte fest, damit sie leicht zu erkennen ist. Sie können dies auch später tun. Mehr über die Namen der Karten finden Sie unten.

  • Legen Sie Limits für die Karte fest. Sie können eigenständige Limits festlegen, die nur für diese Karte gelten, oder die Karte einer bestehenden Firmenrichtlinie zuordnen, die für viele Karten verwendet wird.

  • Lieferadresse wählen. Wenn Sie eine physische Karte in EUR oder GBP ausgeben möchten, können Sie wählen, ob die Karten an Ihre Firmenadresse geliefert werden sollen oder Sie können eine andere Lieferadresse (Adresse, Stadt, Postleitzahl und Land) für die jeweilige Karte eingeben.

  • Bestätigen Sie durch Drücken von Issue Card.

Physische Karten werden in weniger als 5 Werktagen nach der Ausgabe zugeliefert.

Wichtig! Bitte denken Sie daran, dass jede physische Karte mit einzelnen Mitarbeitern verbunden ist. Jeder Karteninhaber muss seine eigene physische Karte innerhalb der Payhawk Mobile App aktivieren.

Virtuelle Karten für Online-Transaktionen ausstellen

Virtuelle Karten haben die selben Eigenschaften wie die physischen, nur kommen sie ohne Plastikkarte aus. Unsere Kunden verwenden virtuelle Karten für Online-Zahlungen, Online-Marketingausgaben (Google Ads, Facebook usw.), Online-Software-Abos, Flugtickets, Hotels und vieles mehr.

Mit diesen paar Schritten können Sie als Administrator virtuelle Karten herausgeben:

  • Loggen Sie sich in Ihrem Payhawk Konto ein

  • Gehen Sie zu „Karten“ im Menü auf der rechten Seite

  • Klicken Sie auf das Pluszeichen (issue card) - Karte ausstellen - oben links

  • Wählen Sie (issue Virtual card) „virtuelle Karte ausstellen“ auf der rechten Seite

  • Ordnen Sie die Karte einem Mitarbeiter zu

  • (optional) Legen Sie einen Namen für die Karte fest, damit sie leicht zu erkennen ist. Sie können dies auch später tun. Mehr über die Namen der Karten finden Sie unten

  • Legen Sie Limits für die Karte fest. Sie können eigenständige Limits festlegen, die nur für diese Karte gelten, oder die Karte einer bestehenden Firmenrichtlinie zuordnen, die für viele Karten verwendet wird.

  • Bestätigen Sie die Kartenausgabe in dem Sie auf Issue Card drücken

Nicht vergessen! Virtuelle Karten werden automatisch aktiviert. Ihr Team kann sie direkt nach der Ausgabe verwenden.

Stand-alone Limits

Eigenständige Limits sollen Ihnen die Flexibilität geben, Karten individuelle Monatslimits zu geben. Solche Karten sind ideal für wiederkehrende Zahlungen, die leicht abzuschätzen sind und keine komplexen Genehmigungen erfordern. Zum Beispiel für den Kauf von Büroausgaben oder die Bezahlung von Abonnements.

Company Policy (Ausgaberichtlinien)

Diese Funktion ist ideal für Unternehmen, die ihre Karteninhaber auf der Grundlage ihres Ausgabeverhaltens in verschiedene Kategorien einteilen möchten. Sie können z. B. eine übergeordnete Verwaltungsrichtlinie definieren, die ein hohes Ausgabenlimit haben kann. Wann immer Sie eine Karte auswählen, die zu dieser Richtlinie gehört, werden die Limits automatisch durchgesetzt.


Schritt 6 - Verwenden Sie Ihre Payhawk-Karte


Fangen Sie an, mit Ihren Payhawk-Karten zu bezahlen! In der folgenden Anleitung erfahren Sie, wie Sie mit virtuellen und physischen Karten bezahlen können.

Bezahlen mit Ihrer virtuellen Karte

Virtuelle Karten werden sofort an das Mobiltelefon des Karteninhabers gesendet. Ihre virtuelle Karte wird automatisch aktiviert, sobald sie ausgestellt ist. Sie eignet sich perfekt für die Bezahlung aller Online-Ausgaben. Dafür braucht niemand klobiges Plastik!

Um auf die Daten Ihrer virtuellen Karte zuzugreifen, rufen Sie die Payhawk-App auf und klicken Sie auf die Schaltfläche "Karten" am unteren Bildschirmrand.

Bezahlen mit Ihrer physischen Karte

Um Zahlungen mit Ihrer physischen Karte abwickeln zu können, müssen Sie Ihre Karte zunächst aktivieren. Jetzt können Sie Ihre neue Karte für unternehmensbezogene Einkäufe in Geschäften und für Ihre Reisen auf der ganzen Welt verwenden! Um Ihre physische Karte zu aktivieren, benötigen Sie die Payhawk Mobile App.

Sobald Sie Ihre physische Karte in der mobilen App aktiviert haben, folgen Sie diesen einfachen Schritten für Zahlungen:

  • Für kontaktlose Transaktionen über 25 Euro mit einem POS-Terminal benötigen Sie die vierstellige PIN-Nummer.

  • Um diese PIN abzurufen, gehen Sie auf der Kartenseite der Payhawk App auf "Pin anzeigen".

  • Die PIN wird für 5 Sekunden auf dem Bildschirm angezeigt.

Bitte denken Sie daran, dass die physischen Karten für die Mitarbeiter separat über die Payhawk-Web-App vom Administrator bestellt werden. Jede physische Karte ist mit einzelnen Mitarbeitern verbunden. Jeder Karteninhaber muss seine eigene physische Karte mit der mobilen Payhawk-App aktivieren. Außerdem können Sie Ihre Karte mit nur wenigen Klicks direkt von der Payhawk-App aus zu Google Pay oder Apple Pay hinzufügen.


Schritt 7 - Verwalten Sie Ihre Ausgaben


Loggen Sie sich in Ihr Payhawk-Konto ein und klicken Sie auf die Registerkarte "Expenses", um Ausgaben hochzuladen, zu verwalten und zu bezahlen.

Ausgabenübersicht von Payhawk

Hier finden Sie alle Informationen zu den Payhawk-Ausgaben.

Wenn Sie eine Ausgabe in Payhawk erstellen, können Sie zwischen 3 Arten wählen, je nach Finanzierungsquelle:

  1. Bank transfer (Banküberweisung): Fällige oder bereits beglichene Rechnungen

  2. Company cash (Barausgaben) - Ausgaben, die Sie mit Firmengeldern (bar oder mit Karte - nicht Payhawk) bezahlt haben

  3. Reimbursement (Erstattungsfähige Ausgaben) - Ausgaben, die Sie mit privaten Mitteln gezahlt haben

Um Ausgaben zu verwalten, ermöglicht Ihnen Payhawk:


Schritt 8 - Aktivieren Sie Kartenrichtlinien


Wir haben diese Funktion geschaffen, weil wir wissen, wie schwierig es ist, die Kontrolle über ALLE Firmenkarten zu haben.

Generell unterscheiden wir zwischen zwei Arten der Kartenlimits:

  • Stand-alone-Limit: Monatlich erneuertes individuelles Limit für eine einzelne Karte

  • Company Policy: Die Karte wird einer vordefinierten Ausgabenrichtlinie zugeordnet (nur für Premium- und Enterprise-Tarife)

Mit Ausgabenrichtlinien (= Company Policies) können Sie mehrere Karten mit einer vordefinierten Richtlinie verwalten, in der Sie einfach Limits und Karteneinstellungen für Führungskräfte, Manager und Mitarbeiter konfigurieren.

Mit dieser neuen Funktion erhalten Sie die Möglichkeit, Kontrollen wie z. B. wiederkehrende Limits, Abhebungen am Geldautomaten und die Genehmigungskette für Anträge auf Gruppenkartenebene zu nutzen und alle Karten als Ganzes zu verwalten, ohne sich mit individuellen Kartenkontrollen befassen zu müssen.

Sie können auch ein Limit für die automatische Genehmigung von Anträgen sehen, was hilfreich ist, damit Administratoren und das Finanzteam nicht wegen kleiner Anträge unter einem bestimmten Betrag behelligt werden.

Umgekehrt können Sie für Ihre Mitarbeiter auch eine Nullgrenze für wiederkehrende Ausgaben festlegen und jeden Antrag genehmigen, sobald er das System durchläuft.

Wenn Ihr Unternehmen eine komplexere Ausgabenpolitik hat, besteht die Möglichkeit, eine benutzerdefinierte Genehmigungskette mit mehreren Mitarbeitern einzurichten, die für die Genehmigung einer Anfrage verantwortlich sind. Legen Sie einfach einen Teamleiter als Teil der Kette fest oder eine beliebige Person, um eine abteilungsübergreifende Genehmigung zu ermöglichen.


Schritt 9 - Synchronisieren Sie Ihr Payhawk-Konto mit Ihrer Buchhaltungssoftware


Erfahren Sie, wie die Integration von Xero, QuickBooks und DATEV in Payhawk funktioniert.


Schritt 10 - Automatisieren Sie Dateneingaben mit unserem Pre-Accounting


Erfahren Sie, wie Ihre Buchhalteung von unserer automatisierten Vorabrechnungsfunktion profitieren kann.

Kein Unternehmen kann ohne einen Buchhalter leben. Aber warum ist ihre Arbeit wichtig und was hat sie mit unserer Vorabrechnungsfunktion zu tun?

Jede Unternehmensausgabe muss abgestimmt werden. Dazu müsste der Buchhalter normalerweise alle Rechnungen durchgehen und manuell Informationen zu Lieferanten, Dokumenten, Steuern und Mehrwertsteuer für jede Ausgabe sammeln.

Glücklicherweise erledigt Payhawk Pre-Accounting dies automatisch für Sie. Wir verwenden Algorithmen zur Datenextraktion, um relevante Informationen aus allen Rechnungen zu sammeln.

Im Grunde genommen entlastet die Vorkontierung Ihr Buchhaltungsteam.

Diese Funktion ist standardmäßig für unsere Premium Spend- und Scale-Tarife verfügbar. Wenn Sie sie mit Ihrem NextGen-Tarif haben möchten, zögern Sie nicht,
uns zu kontaktieren 😊


Schritt 11 - Legen Sie Ihre Genehmigungs-Prozesse fest


Erfahren Sie, wie Sie Ihren individuellen Genehmigungsprozess auf der Grundlage der verschiedenen Ausgabentypen einfach definieren können.

Die Verwaltung von Freigabeberechtigungen für Ausgaben kann schwierig sein. Verschiedene Abteilungen, Beträge und Ausgabentypen erfordern möglicherweise verschiedene Freigabeberechtigte, bevor die Rechnung bezahlt wird. Möglicherweise gibt es sogar einen Genehmigungsprozess für Kartenzahlungen, der sicherstellt, dass es sich bei jeder Transaktion um eine Unternehmensausgabe handelt, bevor sie von Ihrem Buchhaltungsteam geprüft wird.

Aus diesem Grund können Sie jetzt Ihre Arbeitsabläufe für jeden Ausgabentyp definieren.

Und so geht's:

  1. Gehen Sie zunächst zum Menü "Settings" (Einstellungen)

  2. Klicken Sie dort auf die Registerkarte "Workflows"

  3. Hier haben Sie die Möglichkeit, für jede Zahlungsart ein anderes Freigabeverfahren einzustellen

  4. Für jede Zahlungsart sehen Sie die entsprechenden Prozessschritte.
    Eine Legende für diese finden Sie am rechten Bildschirmrand

  5. Im Moment sind Buchhalter und Administratoren die verantwortlichen Rollen für die Aktion "Review" (Prüfen), während "Pay" (Bezahlen) und "Reimburse" (Erstatten) von Administratoren, Buchhaltern oder einer bestimmten Person durchgeführt werden können

  6. Klicken Sie auf "Edit" (Bearbeiten)

  7. Sie können nun die jeweilige Rolle entsprechend Ihrem Arbeitsablauf wählen

    1. Die meisten Unternehmen entscheiden sich für die Rolle des Teamleiters. Auf diese Weise werden die Ausgaben entsprechend der von Ihnen festgelegten Teamstruktur genehmigt

    2. Sie können auch benutzerdefinierte Feldmanager wählen (im Beispiel sind dies Kostenstellenmanager, Projektmanager und Lieferantenmanager)

    3. Accountants or administrators (d. h. jeder Buchhalter oder Administrator)

    4. Any Accountant (Beliebiger Buchhalter)

    5. Any Administrator (Beliebiger Administrator)

    6. Specific Person - Sie können eine bestimmte Person auswählen

    7. Multi Step approval chain - Die mehrstufige Freigabekette ist Ihre Option, wenn Sie eine Schwellenwertfreigabe benötigen. Nachdem Sie diese Option ausgewählt haben, können Sie so viele zusätzliche Schritte hinzufügen, wie es Ihre Richtlinie erfordert

Mehrstufige Freigabekette

  1. Wenn Sie die mehrstufige Freigabekette wählen, können Sie so viele zusätzliche Schritte hinzufügen, wie Ihre Richtlinie erfordert

  2. Sie können dann einen Schwellenwert wählen, bis zu dem eine bestimmte Rolle oder ein bestimmter Mitarbeiter die Ausgabe genehmigen muss

  3. Definieren Sie die Rolle/den Mitarbeiter (für die Optionen siehe 7a bis 7f)

Im obigen Beispiel muss jede Ausgabe bis 100 nur vom Teamleiter genehmigt werden. Liegen die Ausgaben zwischen 101 und 500, müssen sie vom Teammanager und dann von Mary Brown genehmigt werden. Alle Ausgaben über 500 gehen über den Teammanager -> Mary und dann kann jeder Administrator die endgültige Genehmigung erteilen.

Nachdem Sie den Genehmigungsprozess in Payhawk abgebildet haben können:


Schritt 12 - Legen Sie Ihre Ausgabenkategorien & benutzerdefinierten Felder fest


Erfahren Sie, was die Ausgabenkategorien von Payhawk sind und wie sie das tägliche Leben Ihres Teams vereinfachen können.

Die Ausgabenkategorien von Payhawk sind ein sehr leistungsfähiges Tool. Sie können die Automatisierung des Prozesses vor der Buchhaltung unterstützen. Außerdem ermöglichen sie eine schnellere und einfachere Finanzkontrolle.

Was sind Ausgabenkategorien?

Kategorien sind benutzerfreundliche Namen, die den Ausgaben über die mobile App oder das Webportal zugewiesen werden. Jede Kategorie ist mit einem optionalen Kontencode aus Ihrem Kontenplan oder anderen Aufzeichnungssystemen verknüpft. Die Kontencodes sind nur in Ihrem Monatsbericht sichtbar.

Mitarbeiter können Kategorien für Ausgaben sowohl in der mobilen App als auch im Webportal festlegen. In beiden Fällen können die Mitarbeiter die untergeordneten Kategorien sehen und mit wenigen Fingertipps die passende Kategorie auswählen.

Erfahren Sie, wie Sie dank unserer benutzerdefinierten Felder zusätzliche Informationen zu jeder Ausgabe hinzufügen können.

Warum sollten Sie Ausgabenkategorien verwenden?

Wie Sie wissen, müssen Payhawk-Karteninhaber für jede Ausgabe, die sie in der mobilen App hochladen, eine Ausgabenkategorie eingeben. Wenn Sie jede Ausgabenkategorie mit Ihrer eigenen Buchhaltungskontonummer verknüpfen, wird die Vorkontierung automatisiert! Ihr Controlling-Team sieht diese Daten in der exportierten Excel-Datei. Es kann sofort damit beginnen, die Zahlen zu analysieren und aufzuschlüsseln.


Haben Sie noch Fragen? Chatten Sie gerne jederzeit mit uns.


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