Welkom bij Payhawk!
Wat fijn dat je er bent, we hopen dat ons platform je het leven makkelijker zal maken!
Het Payhawk-klantsuccesteam staat klaar om je door het hele proces te begeleiden. Ze zijn ook elke maandag tot en met vrijdag van 8:00 uur tot 18:00 uur CET via de live chat beschikbaar voor proactieve ondersteuning.
Voor de meest gestelde vragen, kun je zoeken in de bronnen in het help center van Payhawk.
Doelgroep
Deze handleiding is bedoeld voor medewerkers met Payhawk-beheerdersrechten. Als beheerder kun je alle bedrijfsuitgaven beheren, betaalkaarten uitgeven, uitgavenbeleid instellen, goedkeuringsflows definiëren, facturen betalen en terugbetalingen verwerken, teams en gedeelde budgetten aanmaken en heb je volledige controle over het Payhawk-bedrijfsaccount.
Voordat je aan de slag gaat
Voordat je de stappen in deze handleiding kunt volgen, moet je het volgende doen:
Zie voor meer informatie de artikelen over het configureren van je persoonlijke Payhawk-profielinstellingen.
Samenvatting
Deze snelle start begeleidt je door de basisstappen voor het gebruik van het systeem als Payhawk-beheerder en zal je helpen om je het Payhawk-webportaal en de mobiele app eigen te maken.
Aan de slag met Payhawk!
Stap 1 - Voeg geld toe aan je Payhawk-account
Geld toevoegen aan je Payhawk is net zo makkelijk als een bankoverschrijving. Om geld toe te voegen aan je Payhawk-account vanaf gekoppelde bankrekeningen in het VK en Europa:
Ga naar geld. Klik op de gewenste valuta in je creditcard- of betaalrekening.
Klik op de knop + geld toevoegen om een lijst met je gekoppelde rekeningen te bekijken.
Klik op de gekoppelde rekening die je wilt gebruiken om geld toe te voegen en specificeer het bedrag. Klik op geld toevoegen.
Zodra je de betaling hebt goedgekeurd, wordt de storting als 'in behandeling' weergegeven onder de betreffende rekening. Zodra de storting is verwerkt, wordt deze weergegeven onder het veld stortingsgeschiedenis van de rekening.
Je kunt ook geld toevoegen aan je Payhawk-account via een bankoverschrijving.
Voor meer informatie:
Bovendien hoef je met Payhawk niet elke dag in te loggen om je bedrijfssaldo in de gaten te houden. Stel een drempelwaarde in. Zodra je saldo onder dit bedrag zakt, informeert Payhawk beheerders automatisch per e-mail.
Stap 2 - Nodig je teamleden uit
Om je team en medewerkers te laten profiteren van de mogelijkheden van Payhawk, moet je ze eerst uitnodigen voor het systeem.
Payhawk-rollen
Payhawk onderscheidt drie basisrollen, elk met verschillende rechten en verantwoordelijkheden:
Werknemers - De kaarthouders van je zakelijke Payhawk-betaalkaarten.
Accountants – Hebben dezelfde rechten als de Payhawk-medewerkerrol, maar kunnen daarnaast uitgaven beheren, uitgavendata exporteren en de geëxtraheerde informatie bekijken en bewerken.
Beheerders – Hebben dezelfde rechten als de Payhawk-accountants, maar kunnen daarnaast ook betaalkaarten uitgeven en sluiten, kaartlimieten bijwerken, uitgavenbeleid toevoegen, contant geldopnames toestaan, medewerkers uitnodigen en de Payhawk-facturering beheren, en meer.
Nodig medewerkers uit voor Payhawk
Zo kun je werknemers uitnodigen voor Payhawk en hen de juiste rollen toe te wijzen:
Ga naar het tabblad werknemers > werknemers. Klik op de knop + nieuw.
Voer een e-mailadres in, selecteer de rol en klik op uitnodigen om een e-mailuitnodiging naar de medewerkers te sturen. De medewerker ontvangt dan een e-mail met een registratielink.
Om een sms-uitnodiging naar medewerkers te sturen, voer een e-mailadres in en schakel de optie uitnodigen via sms in. Vul de naam en het mobiele nummer van de medewerker in, selecteer de rol en klik op uitnodigen. De medewerker ontvangt dan een sms met een registratielink.
De teamleden die je uitnodigt, ontvangen e-mails. Via de knop Payhawk gebruiken komen ze op het scherm voor het aanmaken van hun Payhawk account.
Zodra uitgenodigde medewerkers zich registreren bij Payhawk verandert hun uitnodigingsstatus en komen ze onder het tabblad medewerkers >actief te staan.
Nadat je je medewerkers hebt uitgenodigd, kun je ze op verschillende manieren beheren, zoals:
Stap 3 – Richt je teams in
Hoe groter je organisatie, des te groter de behoefte aan een structuur die je workflows ondersteunt. Daarom heeft Payhawk de functie afdelingen, waarmee je de organisatiestructuur van je bedrijf kunt weergeven, hoe deze er ook uitziet.
Voordat je de afdelingen kunt instellen, moet je ze bewerken om aan de vereisten van je bedrijf te voldoen. Dan ben je klaar om je afdelingen (en teams) te gaan creëren:
Ga naar het tabblad werknemers > afdelingen. Klik op de knop + nieuw.
In het geopende dialoogvenster geef je je afdeling een naam, voeg je de externe ID toe en, indien van toepassing, selecteer je een afdeling hoger in de organisatiestructuur.
Klik op aanmaken.
Zodra je de juiste organisatiestructuur hebt ingericht, kun je teamleden en teammanagers toewijzen aan elk team.
Stap 4 — Geef betaalkaarten uit aan werknemers
Nu je geld op je rekening hebt gestort, kun je beginnen met de uitgifte van fysieke of virtuele kaarten voor je werknemers.
Virtuele Payhawk-kaarten zijn bedoeld voor online betalingen. Maar ze kunnen ook worden toegevoegd aan een digitale portemonnee (wallet) voor gebruik bij betaalautomaten.
Payhawk fysieke (plastic en premium metalen) kaarten zijn bedoeld voor zowel online betalingen als betalingen bij verkooppunten, zoals voor bedrijfskosten in winkels of voor zakelijke reizen wereldwijd.
Zelfstandige limieten en uitgavenkaartbeleid
Je kunt ook individuele kaarten uitgeven voor werknemers of teamkaarten (of gedeelde budgetten) maken voor je teams. In Payhawk kun je een zelfstandige limiet instellen voor een individuele of teamkaart, of uitgavenbeleid definiëren en ze kaarten toewijzen.
Zelfstandige limieten zijn individuele maandlimieten voor persoonlijke of team zakelijke kaarten. Kaarten met zelfstandige limieten zijn handig voor terugkerende betalingen die eenvoudig te schatten zijn en geen complexe goedkeuringen vereisen.
Limieten op basis van het uitgavenbeleid van je bedrijf helpen je om kaarthouders eenvoudig in verschillende categorieën in te delen op basis van hun uitgavenpatroon. Je kunt bijvoorbeeld een beheerbeleid op hoog niveau definiëren dat een hoge bestedingslimiet kan hebben.
Plastic en premium metalen betaalkaarten uitgeven
Fysieke kaarten worden binnen vijf werkdagen na uitgifte geleverd. Elke plastic of premium metalen kaart is gekoppeld aan individuele werknemers en elke kaarthouder moet zijn fysieke kaart activeren via de mobiele Payhawk-app.
Om een fysieke plastic of premium metalen kaart uit te geven:
Ga je naar dashboard > kaarten > kaarten. Klik op de knop + nieuw.
Selecteer in het dialoogvenster dat wordt geopend de optie fysiek (voor een plastic kaart) of metaal (voor een premium metalen kaart) en kies de werknemer die aan de betaalkaart is toegewezen.
Voor kaarten met zelfstandige limieten selecteer je de valuta en de maandelijks terugkerende limiet. Voor kaarten die onder het bestaande uitgavenbeleid van het bedrijf vallen, selecteer je de valuta en het beleid waaraan je de kaart toewijst.
Kies het afleveradres voor de kaart. Als je wilt dat de kaart op een andere locatie wordt afgeleverd, schakel je de knop uit en vul je de gewenste postgegevens in.
Klik op kaart uitgeven om je keuze te bevestigen.
Virtuele kaarten uitgeven
Virtuele kaarten worden automatisch geactiveerd en je team kan ze direct gebruiken nadat je ze hebt uitgegeven.
Een virtuele Payhawk-kaart uitgeven voor een werknemer:
Ga naar kaarten > kaarten. Klik op de knop + nieuw.
Selecteer in het geopende dialoogvenster de optie virtueel en kies de medewerker aan wie de zakelijke kaart is toegewezen.
Voor kaarten met zelfstandige limieten selecteer je de valuta en de maandelijks terugkerende limiet. Voor kaarten die onder het bestaande uitgavenbeleid van het bedrijf vallen, selecteer je de valuta en het beleid waaraan je de kaart toewijst.
Klik op kaart uitgeven om je keuze te bevestigen.
Voor meer informatie over het beheren van kaarten en uitgavenbeleid voor medewerkers en teams binnen je bedrijf, ga je naar:
Voor meer informatie over het gebruik van de Payhawk-zakelijke kaarten, ga je naar:
Stap 5 — Synchroniseer je Payhawk-account met je ERP (boekhoudsoftware)
Payhawk ondersteunt live-integratie met de volgende ERP (boekhoud)systemen:
Op basis van de integratie worden de master- en specifieke boekhoudgegevens, specifiek voor het ERP-systeem, automatisch gedeeld tussen Payhawk en de boekhoudsoftware. Voor meer informatie over welke uitgaven- en betalingsgegevens dagelijks worden verzonden en ontvangen, kun je terecht in de volgende artikelen:
Naast de integraties met ERP-systemen stelt Payhawk je in staat om TravelPerk-facturen automatisch te uploaden en boekhoudgegevens in Payhawk in te vullen, en je btw naadloos terug te vorderen met 60dias.
Stap 6 — Stel je goedkeuringsflows in
Het beheren van goedkeuringsflows voor uitgaven kan lastig zijn. Verschillende afdelingen, bedragen en uitgavencategorieën kunnen goedkeuring van verschillende goedkeurders vereisen voordat de factuur wordt betaald. Je kunt zelfs een goedkeuringsproces voor kaartbetalingen instellen, waarbij je ervoor zorgt dat elke transactie als bedrijfsuitgave wordt aangemerkt voordat deze door je boekhoudteam wordt beoordeeld.
Goedkeurders, voorwaarden en type workflows
Je kunt goedkeuringsflows definiëren voor kaartverzoeken en transacties, vergoedingen (inclusief dagvergoedingen en kilometers), rekeningen (uitgaande bankoverschrijvingen), inkoopordersen meer.
Je kunt stappen toewijzen aan een standaard Payhawk-rol, aangepaste rollen of specifieke medewerkers:
Standaard kun je in elke stap en voor elke workflow medewerkers met Payhawk-accountant- of beheerdersrechten toevoegen.
De rol teammanager in Payhawk is een aanpasbare rol, omdat je ervoor kunt kiezen geen teammanagers toe te wijzen voor specifieke teams of de teamstructuur in je organisatie uit te schakelen.
De tweedelijnsmanager in Payhawk is een aanpasbare rol, omdat je ervoor kunt kiezen om geen subteams te gebruiken of de teamstructuur voor je organisatie uit te schakelen.
De categoriemanager in Payhawk is ook een aanpasbare rol omdat je kunt besluiten om een of meer managers toe te wijzen aan elke uitgavencategorie die je hebt aangemaakt.
Je kunt één of meerdere managers toewijzen aan elke aanpasbare veldwaarde die je voor je organisatie hebt aangemaakt. Vervolgens kun je de beheerdersrol van aanpasbare velden gebruiken in de workflows. Afhankelijk van de geselecteerde waarde van een specifieke uitgave, is goedkeuring van de bijbehorende beheerder van aanpasbare velden nodig.
Je kunt elke medewerker binnen je bedrijf selecteren bij het instellen van aanpasbare workflows voor je organisatie.
Workflows in Payhawk zijn zeer flexibel instelbaar, zodat je specifieke voorwaarden kunt bepalen en goedkeuringflows op maat kunt creëren. Met voorwaarden op basis van bedragen kun je bijvoorbeeld goedkeuringsstappen definiëren die sequentieel, parallel of een combinatie van beide kunnen zijn.
Workflows voor facturen definiëren
Stel dat je, in dit voorbeeld, nog geen workflows hebt gedefinieerd voor facturen (uitgaande bankoverschrijvingen) en je wilt een goedkeuringsstap instellen voor bankoverschrijvingen zonder inkooporders:
Dan ga je in het Payhawk-webportaal naar de tabbladen instellingen > workflows > onkostentypes.
Klik in in het veld factuur, op workflow bewerken.
Klik op verzenden en selecteer de optie indienen bij om medewerkers in staat te stellen uitgaven in te dienen die via bankoverschrijvingen zijn gedaan.
Klik op wijzigingen opslaan.
Voor de goedkeuringsstap van het onkostentype 'factuur', kies je de optie geen inkooporder en klik je op + goedkeuringsstap toevoegen. Kies of je een aangepaste goedkeuring wilt toevoegen of de standaard sjabloonvoorstel wilt gebruiken. In dit voorbeeld, klik op + aangepast.
De optie template toont alle eerder gedefinieerde aangepaste rollen voor je bedrijf (zoals 'teammanager'), zodat je deze niet handmatig hoeft te selecteren.
Uit de drop-down lijst van beschikbare goedkeurders.
In het geopende dialoogvenster geef je de stap een naam door op het potlood (bewerken) icoon te klikken. Vul de velden in en klik op de ✔ knop.
Selecteer de rol teammanager uit de drop-down lijst met beschikbare goedkeurders. Bepaal vervolgens de gewenste voorwaarde door op + voorwaarde toevoegen te klikken, bijvoorbeeld op bedrag.
Om het bedrag waarvoor goedkeuring nodig is in te stellen, definieer je de limiet uit de drop-down lijst, bijvoorbeeld 'minder dan of gelijk aan (<=). Op de volgende regel stel je het bedrag in, bijvoorbeeld 200.
Klik op opslaan.
Stel een goedkeuring in met één stap, een meerstaps-sequentieel proces of een niet-sequentiële goedkeuring door de richtlijnen te volgen en dezelfde stappen als hierboven toe te passen.
Om de rechten voor het beoordelen van uitgaven in te stellen, klik je op de stap beoordelen. Kies in het drop-down menu controleren en selecteer de specifieke medewerker of de rol (bijvoorbeeld een Payhawk-accountant) die facturen mag bekijken. Klik op opslaan.
Om de rechten voor het bevestigen van uitgavendetails in te stellen, klik je op de stap bevestig details. Kies in het drop-down menu opslaan een specifieke medewerker of een rol (bijvoorbeeld een Payhawk-accountant) die uitgavendetails en betaalmethoden mag bevestigen binnen je bedrijf. Klik op opslaan.
Om de rechten voor het autoriseren van betalingen in te stellen, klik je op de stap autoriseren . Kies in het drop-down menu autoriseren de specifieke medewerker of de rol (bijvoorbeeld een Payhawk-beheerder) die facturen voor directe of geplande betalingen zonder gekoppelde inkooporders mag autoriseren. Klik op opslaan.
Ga voor meer informatie naar:
Nadat je je workflows hebt gedefinieerd, kunnen je medewerkers uitgavenaanvragen, kaartaanvragen en inkoopaanvragen indienen, die de goedkeurders binnen je organisatie kunnen goedkeuren of afwijzen.
Stap 7 - Definieer je uitgavencategorieën en stel je invoervelden in
De uitgavencategorieën van Payhawk en de aanpasbare uitgavenvelden geven je krachtige tools om eenvoudig grip op je financiële proces te houden.
Payhawk uitgavencategorieën
De uitgavencategorieën van Payhawk en de aanpasbare uitgavenvelden samen zijn krachtige tools, omdat ze snellere en eenvoudigere financiële controle mogelijk maken. Medewerkers kunnen de juiste categorie van een uitgave snel zien en selecteren.
Elke categorie is gekoppeld aan een optionele rekeningscode uit je grootboek of andere systemen van registratie. Let op: de rekeningcodes zijn alleen zichtbaar in je maandrapport.
Maak uitgavencategorieën aan
Een uitgavencategorie aanmaken:
Ga naar Instellingen > uitgavenvelden.
Ga naar de sectie ingebouwde uitgavenvelden, klik op categorieën en daarna op de knop + categorie toevoegen.
Voer de naam voor de nieuwe categorie, de accountcode en het standaard btw-tarief (indien van toepassing) in. Klik op opslaan.
Payhawk's aanpasbare uitgavenvelden
Naast de categorie kun je met Payhawk nog veel meer details toe te voegen aan elke bedrijfsuitgave, zoals kostenplaats, project-ID en meer.
Creëer aanpasbare uitgavenvelden
Om een aanpasbaar uitgavenveld in Payhawk te creëren:
Ga je naar instellingen > uitgavenvelden.
Klik je onder de aanpasbare velden op + veld toevoegen om een nieuwe aanpasbaar veld toe te voegen.
Geef in het dialoogvenster veld toevoegen de vereiste specificaties op, zoals veldnaam, rollen. Bepaal vervolgens of het aanpasbare uitgavenveld zichtbaar moet zijn voor specifieke uitgavencategorieën, of het verplicht is bij indiening en/of verplicht is bij beoordeling.
Klik op toevoegen.
Ga voor meer informatie naar:
Stap 8 - Sluit de maand af en archiveer je uitgaven
Met Payhawk kun je specifieke periodes afsluiten en archiveren. Een belangrijke functie voor bedrijven in Spanje en Duitsland. De onkostenarchieffunctionaliteit volgt de Spaanse belastingregels en de GoBD-richtlijn. Zo kun je volledig papierloos boekhouden.
Bijzonderheden voor het archiveren van bedrijfsuitgaven
Je kunt alle uitgaven voor een bepaalde maand afsluiten en archiveren, maar je kunt individuele uitgaven niet apart archiveren.
Na het afsluiten en archiveren van een periode kun je elke gearchiveerde uitgave bekijken, openen en exporteren, maar je kunt gearchiveerde uitgaven niet wijzigen of verwijderen.
Je kunt een boekhoudperiode alleen afsluiten als alle uitgaven voor die periode zijn beoordeeld.
Payhawk archiveert alle uitgaven met een serviceperiode voor de geselecteerde periode.
Sluit en archiveer een enkele maand
Om een enkele maand af te sluiten en je uitgaven voor een specifieke maand te archiveren:
Ga je naar archiveren.
Daar beweeg je je muis over de maand die je wilt afsluiten, en vink je het selectievakje aan dat verschijnt. Vervolgens vink je het selectievakje aan voor de bevestigingsoptie.
Klik op de knop maand archiveren.
Je kunt ook twee of meer maanden archiveren.